Dokumentenmanagement (DMS)
Zeit sparen und Kosten senken durch digitale Dokumentenarchivierung
Laut aktuellen Studien entspricht die heutige Arbeitsweise bei der Informations- und Dokumentenverarbeitung, trotz des technischen Fortschritts, in weiten Teilen noch der von vor einigen Jahrzehnten. Mitarbeiter verbringen auch weiterhin einen nicht unerheblichen Teil Ihrer Arbeitszeit - wissenschaftliche Untersuchungen sprechen von durchschnittlich zwei Stunden pro Arbeitstag - mit dem manuellen Bereitstellen und Suchen von Informationen.
Ziele elektronischer Dokumentenmanagementsysteme sind:
- Die Vielfalt ein- und ausgehender Geschäftskorrespondenz zentral zu organisieren.
- Die effiziente Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten zu gewährleisten.
- Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
- Rechtlichen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung von Geschäftsdokumenten gerecht zu werden.
Die Anforderungen des Marktes, Geschäftsvorgänge immer schneller zu bearbeiten und gleichzeitig einen optimalen Service zu bieten, setzen effiziente Arbeitsabläufe und Informationsflüsse ohne Unterbrechung voraus. Ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem kann Sie dabei wie folgt unterstützen:
- Schnelligkeit elektronischer Dokumente: Sämtliche Geschäftsdokumente, seien es digitalisierte Papierdokumente oder bereits in elektronischer Form vorliegende Dateien, stehen unmittelbar nach ihrer Speicherung in einem Dokumentenmanagementsystem allen Berechtigten auf Knopfdruck zur Verfügung. Umständliches, zeitraubendes Kopieren und Verteilen der Dokumente entfällt somit vollständig. Intelligente Suchfunktionen unterstützen Sie darüber hinaus bei dem raschen Auffinden der für einen Geschäftsvorgang erforderlichen Unterlagen.
- Arbeitsteilige Zusammenarbeit:Organisieren Sie die Zusammenarbeit von Mitarbeitern, bei Bedarf auch über räumlich verteilte Unternehmensstandorte hinweg, auf Basis identischer Datengrundlagen. Bilden Sie logische Kopien von Dokumenten – an dem Ursprungsdokument vorgenommene Änderungen oder Ergänzungen werden automatisch auf die Kopien übertragen – und bleiben Sie stets auf dem aktuellen Sachstand durch Einführung einer Dokumentenversionsverwaltung.
- Integration in bestehende Büroanwendungen: Archivieren Sie unmittelbar in den Ihnen vertrauten Standardanwendungen - beispielsweise Microsoft Word, Excel oder Outlook - selbst erstellte oder empfangene elektronische Dokumente in Ihrem Dokumentenmanagementsystem. Eine automatische, kontextbezogene Verschlagwortung erleichtert im Bedarfsfall das Auffinden des entsprechenden Dokuments.
- Automatisierter Informationsfluss: Bilden Sie Bearbeitungsabläufe in Ihrer Dokumentenmanagement-Lösung grafisch ab, beschleunigen Sie den Informationsfluss von Geschäftspapieren und steigern Sie die Effizienz Ihrer Prozesse. Verringern Sie gleichzeitig Liegezeiten von Dokumenten durch Vorgabe von Bearbeitungsfristen und entlasten Ihre Mitarbeiter von nicht-wertschöpfenden Routinetätigkeiten.
synalis betrachtet für Sie sowohl technische, wie auch betriebswirtschaftliche Aspekte der Einführung und des Betriebs von Dokumentenmanagementsystemen. Aufbauend auf den technischen und funktionalen Anforderungen stellen wir Ihnen die Lösung bereit, die Sie für einen zielgerichteten Einsatz des System benötigen – angefangen von der Digitalisierung von Dokumenten bis hin zur Steuerung von Betriebsabläufen. Ziel eines Dokumentenmanagementsystems ist nicht nur „das papierlose Büro“, sondern insbesondere eine effiziente Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten aller Art.
