ELO Module

Darf es noch ein bisschen mehr sein?

Idealerweise passt sich die Software dabei den Unternehmensprozessen an und nicht umgekehrt. ELO entwickelt die Produkte weiter, damit sie nahtlos und effizient Ihre gesamte IT-Welt verzahnen.

In dieser Rubrik stellen wir Ihnen interessante und neue Module für die ELO-Produktfamilie vor.

Zentrale Archivierung mit ELO BLP
E-Mail Archivierung mit ELO XC

ELO Business Logic Provider (BLP)

Verfügbar für ELOprofessional und ELOenterprise.

Mit dem ELO BLP existiert seit Mitte 2008 eine leistungsfähige flexible Middleware, die sich auf Basis serviceorientierter Architektur (SOA) an der Geschäftsprozesslogik orientiert. Die Datenbanken führender (ERP-)Anwendungen werden über einmalig, generisch erstellte Templates angebunden. Die SOA sorgt u.a. für die zentrale Archivierung des Outputmanagements (Bsp. Druck, Fax, E-Mail), also den externen Schriftverkehr zur vorgangsbezogenen Kunden- und Lieferantenakte. Erhebliches Rationalisierungspotenzial bietet auch die automatisierte Verarbeitung von Eingangsbelegen, welche heute noch oft mühsam und manuell in Papierform verarbeitet werden.

ELO BLP sorgt in Verbindung mit ELOprofessional oder ELOenterprise für die optimale Unterstützung von Geschäftsprozessen – unabhängig davon, ob sie nun die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung, Ablaufsteuerung oder Suche von Dokumenten oder deren Verknüpfung mit Informationen zum Ziel haben.

Die einfache Handhabung des ELO BLP ermöglicht – automatisch im Hintergrund oder per Knopfdruck im Anwenderdialog – die ganzheitliche Speicherung der Geschäftsdokumente im ELO Dokumentenmanagement-System:

Verarbeitung von Ausdrucken mit dem Output Manager
Ablage und Ablaufsteuerung von gescannten Dokumenten aus dem Posteingang
Barcode-Erkennung von Scan-Dokumenten
Speicherung von Dokumenten aus Microsoft Word, Excel und OneNote
Ablage von E-Mails aus Microsoft Outlook
Ablage von Dateien direkt aus dem Dateisystem

Die Vorteile auf einen Blick:

Kostenreduzierung

Reduzierung Projektlaufzeiten und Dienstleistungen (Einführung, Anpassung, Betrieb, Wartung)
Reduzierung von unterschiedlichen Schnittstellen (Lizenzen, Konfigurationsbedarf)

Effektivität und Flexibilität

Nutzung von Branchenlösungen per Knopfdruck – paketiertes Wissen in Templates
Änderungen der Business-Logik stehen sofort bereit, für jede Ablageaufgabe und Technologie

Einfache Bedienung für Anwender und Administratoren

Investitionsschutz für den Kunden
Updatefähigkeit der Lösungen im Lösungsverbund (minimale Anpassungen an den unternehmenskritischen Anwendungen)
bei Austausch eines ERP-Systems oder Ergänzung der Lösungslandschaft, i.d.R. nur Anpassung oder Erweiterung eines Templates

ELO XC

Verfügbar für ELOprofessional und ELOenterprise.

Die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort - ELO XC ermöglicht neben der automatischen und revisionssicheren Archivierung von E-Mails auch das E-Mail-Management.

Nach einer aktuellen Studie der Unternehmensberatung Bearingpoint sind die wesentlichen Motive für E-Mail-Archivierung Speicherplatz sparen, E-Mails als Teil der Geschäftskorrespondenz aufbewahren und gesetzlichen Vorschriften genügen. All diese Gründe erfordern ein Konzept und eine Software, die dem Konzept entsprechende Funktionen bietet. Um den genannten Gründen gerecht zu werden, offeriert ELO XC eine Standardarchivierung.

Es handelt sich dabei um ein serverbasierendes E-Mail-Archivierungsmodul, das für eine effiziente Entlastung des Exchange-Servers eines Unternehmens sorgt: Das ELO XC-System kann beispielsweise alle Nachrichten, die älter als vier Wochen sind, selbständig nach vordefinierten Regeln in das Archivsystem überführen. So wird das eigentliche E-Mail-System selbst nicht mit unnötigem Ballast gefüllt. Besonders kritisch wird es normalerweise, wenn Datei-Anhänge mit im Spiel sind. Sobald der Nutzer diese Datei auf seinen Rechner herunterlädt, und sie dann an einen Kollegen weiterleitet, ist ein und dieselbe Information sehr schnell vielfach auf den Serversystemen gespeichert. Anders bei ELO XC: Das Programm erkennt automatisch redundante Dateien und sorgt dafür, dass jede Datei nur einmal archiviert wird.

Neben „Sammlern“ bereiten auch Ordnungsfanatiker, die jede Nachricht sofort löschen, wenn sie diese gelesen haben, den IT-Verantwortlichen Kopfzerbrechen. Denn, für E-Mails gelten von Gesetzes wegen genauso strikte Aufbewahrungsfristen, wie für Dokumente in Papierform. Wichtige Dokumente können verloren gehen, weil ein Benutzer zur Archivierung seiner Mails eigene Datei-Strukturen anlegt, zu denen andere Nutzer keine Zugriffsberechtigung besitzen. Auch für diese Problematik bietet ELO XC eine Lösung: Das Programm legt selbständig einen Index über alle gespeicherten Mails ab, und kann diese - nach einem den Unternehmensrichtlinien entsprechenden Regelwerk - klassifizieren. Die ELO-Software steuert dabei gleich die Zugriffsberechtigungen. So ist gewährleistet, dass Nachrichten von allgemeiner Bedeutung einem größeren Kreis von Mitarbeitern zugänglich gemacht werden, während persönliche Mitteilungen tatsächlich nur vom jeweiligen Empfänger abgerufen werden können. Der Anwender kann über eine Suchfunktion direkt von seinem Arbeitsplatz aus die archivierten Nachrichten durchsehen.

ELO bietet seinen Kunden aber auch die Möglichkeit, per Internet auf das Archiv zuzugreifen. Natürlich ist bei ELO XC auch die Integration eines zusätzlichen Virenscanners möglich, der dafür sorgt, dass keine verseuchten Anhänge den Weg in das Archiv finden.

Bei all den Möglichkeiten, die diese Software bietet, eine zentrale E-Mail-Archivierung kann nur dann effektiv arbeiten, wenn im Unternehmen entsprechende Richtlinien und Regelwerke vorhanden sind. Die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie mit ihrer elektronischen Post zu verfahren haben. Erst dann befindet sich das Unternehmen auf der sicheren Seite und wird außerdem noch mit einer nachhaltigen Effektivitätssteigerung in der Abwicklung der Geschäftsprozesse belohnt.

synalis bietet Ihnen zu oben genannten Lösungen individuelle Beratung und Umsetzung. Sprechen Sie uns an!

Ihr Ansprechpartner:

Herr Dipl.-Kfm. Andreas Lau

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