Kosten und Aufwände reduzieren durch Automatisierung im Mittelstand

Kosten und Aufwände reduzieren durch Automatisierung

Manpower ist teuer – und das zu Recht. Erleichtern Maschinen uns maßgeblich den Arbeitsalltag und fertigen Produkte in beachtlicher Geschwindigkeit an, so können sie trotz wachsender Künstlicher Intelligenz nicht mit allen Aufgaben betraut werden oder den Menschen völlig ersetzen. Umso wichtiger ist es also, die personellen Ressourcen sinnvoll und effektiv einzusetzen. Routinearbeiten etwa sollten wenn möglich unbedingt automatisch erledigt werden, denn gerade diese fressen im Geschäftsalltag erheblich viel Zeit und in der Folge auch Personalkosten. Dabei gibt es in der Regel viel Einsparpotenzial:

Eingangsrechnungen automatisieren

ELO Invoice – die fertige Lösung für Eingangsrechnungen und Rechnungsmanagement

Rechnung in Papierform oder elektronisch durchlaufen vom Posteingang über die Zuordnung und Prüfung bis hin zur Bearbeitung und Archivierung viele Einzelschritte. Bei durchschnittlich 698 Rechnungen in mittelständischen Unternehmen entstehen enorme Zeitaufwände und entsprechend potentielle Fehlerquellen. ELO Invoice ist eine fertige Lösung von ELO für die elektronische und automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Belegen. Automatisch erfasst werden Rechnungen und Belege per Workflow an Unternehmensbereiche und die betreffenden Mitarbeiter zur Prüfung und Weiterverarbeitung übermittelt. In wieweit der Workflow automatisiert wird, kann individuell auf die Bedürfnisse und Ihre Anforderungen ausgelegt werden.

Kosten und Aufwände reduzieren

Automatisierte Prozesse innerhalb des Workflows erhöhen die Produktivität und reduzieren Kosten und Zeitaufwände.

Automatisierte Vervollständigung

Zur Vervollständigung und zum Abgleich greift ELO auf Daten des ERP-Systems zu und sichert so eine hohe Qualität der extrahierten Daten.

Transparenz und
Kontrolle

Kontrollierte Freigabeprozesse von Rechnungsbeträgen werden ergänzt durch ein Rechnungseingangs-Cockpit.

Warum Sie von ELO Invoice profitieren? ELO Invoice deckt alle Anforderungen ab, die ein mittelständisches Unternehmen an ein digitales Rechnungsmanagement stellt, ist individualisierbar und sorgt zusätzlich für die Einhaltung rechtlicher Standards.

Projektcontrolling schnell & einfach

Projektcontrolling schnell und einfach

Der Ermittlung des zutreffenden Projekts oder Auftrags soll kein Hindernis für eine korrekte Buchung darstellen. Genauso soll die Erfassung der Leistung reibungslauf verlaufen. Um dieser Anforderung nutzerfreundlich zu begegnen stellt die auf Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision) aufbauende IT-Lösung proLEA einen Kalender bereit, mit dessen Hilfe der Mitarbeiter seine Leistungen schnell erfassen und auf das korrekte Ziel (Auftrag, Projekt, Kunden usw.) buchen kann. Die Leistungen können ähnlich wie im bekannten Outlook-Kalender verschoben, korrigiert, gelöscht oder kopiert werden. Darüber hinaus verfügt die Erfassungskarte über eine performante Suche, mit dessen Hilfe die Ziele leicht ermittelt werden können.

Nutzerfreundliche Oberfläche

Leistungen werden in einen übersichtlichen Kalender gebucht, Einträge ganz unkompliziert eingetragen, per Drag & Drop kopiert oder verschoben.

Basis für internes Controlling

Aufgrund der Integration in die ERP-Software Dynamics NAV erzeugen alle vorgenommenen Buchungen automatisch Einträge in Haupt- und Nebenbüchern.

Statuseinsicht auf einen Blick

Die farbigen Markierungen der Leistungseinträge zeigen deren Prüfstatus an und machen unmittelbar ersichtlich, ob noch Offenstände bestehen.

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„proLEA fügt sich nahtlos in die bestehenden Finanzprozesse von Microsoft Dynamics NAV ein. Damit legt proLEA den Grundbaustein für internes Controlling. Durch automatisierte Prozesse von der Leistungserfassung bis hin zur Abrechnung werden Mitarbeiter bei der Erfassung von Leistungen entlastet und Projektmanager bei der Kontrolle und Abrechnung unterstützt. Der zeitliche Aufwand im Abrechnungsprozess wird stark minimiert.“

Moritz Brauweiler, ERP-Consultant

Prüfcockpit für zentrale Leistungskontrolle

Projektverantwortliche geben darüber Leistungen frei, weisen sie zu, buchen oder kommentieren sie.

Zeitnahe individuelle Projektabrechnung

Automatisierung und Integration ermöglichen eine schnelle projektbezogene Abrechnung.

Flexible Abrechnungsmöglichkeiten

Abrechnungen können beispielsweise monatlich, in festen Intervallen oder manuell erzeugt werden.

Warum proLEA interne Prozesse verbessert? Die Automatisierung reduziert personelle Aufwände und verkürzt Prozessabläufe. Außerdem bietet die Integration in MS Dynamics NAV die optimale Basis für das interne Controlling.

Bereitstellung neuer Clients

Erfolgreiche Automatisierung und Computer-Verwaltung mit der Microsoft Cloud und Windows AutoPilot

Wer vor rund zehn Jahren ein neues Handy erwarb, sah sich mit lästigen Herausforderungen konfrontiert: Die Übernahme von Kontakten, Nachrichten oder anderen Daten wurde in der Regel schlecht unterstützt und führte regelmäßig zu ungewollten Doubletten, fehlenden Datensätzen und Frustration. Wer hingegen heute ein neues Smartphone entgegennimmt, der wird wenig Zeit – zumindest wenig Aufwand und manuelle Eingriffe – auf die Übernahme der Daten verwenden müssen. In der Regel melde ich mich an einem Gerät an und Apps, Daten sowie Konfigurationen werden automatisch übernommen.

Wieder einmal ist hier der Mobilbereich – speziell aus der Consumer Sicht heraus – ein treibender innovativer Faktor für das geschäftliche Umfeld, denn: Wenn ich zehn Jahre zuvor im betrieblichen Umfeld erstmals einen neuen PC gestartet habe, wurde dieser manuell von der IT-Abteilung eingerichtet und anschließend alle Anwendungen ebenfalls händisch installiert. Im Gegensatz zur Inbetriebnahme eines Smartphones hat sich daran aber auch wenig geändert. Wie praktisch wäre es wohl, sich auf seinem neuen PC als Endbenutzer einfach anzumelden und den Rest von allein geschehen zu lassen? Oder den Computer direkt an den Außendienst beziehungsweise einen entfernten Standort liefern und gleichsam aktivieren zu lassen?

Alle Freiheit: Verwaltung & Bereitstellung mit Microsoft Cloud und Windows AutoPilot

Mit Windows AutoPilot und der Microsoft Cloud ist dieses Szenario keine Wunschvorstellung mehr, sondern tatsächlich möglich: Das Gerät muss nicht mehr erst an die IT-Abteilung geschickt, installiert, erneut versandt und abermals konfiguriert werden. Stattdessen erhalten Sie ganz automatisch all Ihre Programme, Dateien, Verläufe und Historien. Was Sie dafür brauchen? Eine Internetanbindung, die Microsoft Cloud und außerdem einen guten Partner, der Sie bei der Implementierung unterstützt.

Notebooks, Tablets, Smartphones

Das Prinzip basiert auf dem Zusammenschluss verschiedener Technologien und Bereitstellungsverfahren. Natürlich ist die Methode mit MS Cloud und Windows AutoPilot für Smartphones, Tablets und Notebooks gleichermaßen anwendbar. Ebenso berechtigen alle Lizenzierungen jeden User zur Nutzung mehrerer Devices. Sie verwenden Notebook, Smartphone, Tablet und Homeoffice-PC? Auch das ist kein Problem. Alle Geräte lassen sich zentral verwalten und steuern, ebenso die Integration von eigenen Geräten (BYOD). Machen sie es nicht mehr wie vor zehn Jahren: Sparen Sie lieber Zeit, Geld und Nerven und schaffen Sie einen modernen Arbeitsplatz.

Schnelle Bereitstellung

Notebook, Tablet oder Smartphone sind nach dem Kauf direkt einsetzbar und fordern keine mehrschrittige Konfiguration mehr, deren zeitnahe Vornehmung bislang häufig durch räumliche Distanz erschwert wurde.

Eine Lizenz, viele Devices

Nutzen Sie alle Geräte, die Sie für Ihre Arbeit benötigen: Egal ob nach dem Motto Bring Your Own Device (BYOD) oder mit PC im Homeoffice – Verwaltung und Einrichtung sind zentral und für mehrere Geräte pro User ausgelegt.

Alles aus der Microsoft Cloud

Die MS Cloud ermöglicht Ihnen einen direkten Zugang zu all Ihren Dateien, Programmen und Verläufen – unmittelbar nach dem erstmaligen Gerätestart.

Ersparnis von Kosten und Zeit

PCs müssen vor der Nutzung nicht mehr permanent von der IT-Abteilung zum User und wieder zurück wandern – die Einrichtung erfolgt über „Fern“-Konfiguration.

Vertrauen Sie uns und sprechen Sie uns an

Fabian Felten synalis IT Köln Bonn

Fabian Felten, Bereichsleiter Marketing / Vertrieb, synalis
Tel. +49 228 9268 129
E-Mail: fabian.felten@synalis.de