Agile Arbeit: Interview mit dem CRM-Bereichsleiter Jens Klasen
Skizze zeigt Inhalte der Agilen Arbeit. Interview mit Projektleiter

Agile Arbeit: Interview mit dem CRM-Bereichsleiter Jens Klasen

Veröffentlicht am 02. Mai 2019 um 08:50 Uhr von Isabell Helger

„Die Kultivierung einer agilen Arbeitskultur liegt nicht bei der IT-Abteilung“

Isabell Helger: Du begleitest aktuell die Kampagne „Agiles Arbeiten“ mit fast 20-jähriger Expertise als IT-Berater – kannst du uns in ein paar Worten erklären, worum es dabei geht?

Jens Klasen: Im Geschäftsalltag verwendet man schon seit Jahren die Begriffe „Agiles Arbeiten“ oder „Agile Projektmethoden“, sodass sich diese insbesondere in IT-Projekten zu einem sehr mächtigen Buzzword entwickelt haben. Jedoch machen wir uns meist nur selten Gedanken darüber, welche Rahmenbedingungen eine Organisation neben dem IT-Projekt-Kontext bereitstellen muss, damit agiles Arbeiten überhaupt durchgängig praktiziert werden kann. Auch ist es verhältnismäßig selten im Bewusstsein der Menschen verankert, welchen Stellenwert diese Form der Arbeit im Rahmen der Digitalisierung von Arbeitsprozessen für Menschen zukünftig beanspruchen wird – insbesondere hinsichtlich Cloudlösungen.
Bei synalis führen wir auf die agile Weise regelmäßig komplexe IT-Projekte mit unterschiedlichsten Unternehmungen durch und wollen dabei unsere Erfahrung aus vielen Jahren IT-Projekten sowie den damit erforderlichen Rahmenbedingungen an die Organisation teilen und Anreize für Veränderungen schaffen.

Isabell Helger: Was sind deiner Meinung nach die zentrale Herausforderung und das Ziel?

Jens Klasen: Aus meiner Sicht könnte das Prinzip moderner Cloudlösungen als Paradebeispiel dafür dienen, welche Ansprüche im Business gestellt werden: und zwar gegenüber zukünftigen Organisationsformen und bei der Zusammenarbeit von Unternehmensmitarbeitern.

Warum Cloudlösungen? Wir sprechen hier über Lösungen, die jederzeit und von überall genutzt werden können, kein fest definiertes Entwicklungsende haben und somit ständig weiterentwickelt respektive verändert werden. Daraus ergeben sich automatisch auch hohe Anforderungen an Mensch, Maschine, Organisation und die damit verbundene Kommunikation. Hapert es an nur einer Stelle, so kann die gesamte „Agilität“ des Unternehmens darunter leiden. Fazit: Wir bewegen uns in einem Umfeld, das sich konstant weiterentwickelt und folglich auch eine hohe Flexibilität aller Akteure verlangt.

>> Videointerview: Agile Arbeit – Nutzen, Herausforderungen und Co
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synalis Scribble Grafik: Agiles Arbeiten

„Die Relevanz einer solchen agilen Vorgehensweise zeigt sich für mich in der Praxis übrigens besonders deutlich anhand der Generation Y. […] Erfüllen Sie diese Anforderungen als Arbeitgeber nicht, verlieren sie die besten Fachkräfte oder schränken sie maßgeblich in Ihren Potenzialen ein.“

Isabell Helger: Was ist die Basis für nachhaltigen Erfolg auf diesem Gebiet?

Jens Klasen: Ich brauche kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien: Diese tragen dazu bei, dass Prozesse und Entscheidungen regelmäßig hinterfragt, angepasst und optimiert werden können. Voraussetzung dafür ist jedoch erstmal eine grundsätzliche Bereitschaft, die Prozesse im Unternehmen überhaupt verändern zu wollen. Häufig werden diese Veränderungen in der Geschäftsführung, im mittleren Management oder in Fachabteilungen allerdings blockiert: sei es aus Zeitgründen, Budgetmangel oder schlicht aus Angst vor dem Unbekannten.

Isabell Helger: Und die konkrete Umsetzung?

Jens Klasen: Die Umsetzung erfordert zunächst die Etablierung einer modernen Arbeitskultur, die durch Führungskräfte vermittelt und gelebt werden muss. Nur so können die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen werden, um sich erfolgreich in einer agilen Arbeitskultur einzugliedern. Voraussetzung hierfür ist auch eine entsprechende IT- bzw. Cloud-Infrastruktur, denn für gute Ergebnisse und effiziente Arbeit benötigen Mitarbeiter natürlich die richtigen Werkzeuge. Werden dann noch variable Netzstrukturen, eigenverantwortliches (und lösungsorientiertes) Arbeiten – cloudbasiert und unabhängig von Zeit und Ort – in einem kooperativen Führungsstil gefördert, kann man aus meiner Sicht das Know-how der Mitarbeiter zielgerichtet und effizient einsetzen und den sogenannten „Stillstand“ von Entwicklungen jeglicher Art vermeiden.

Die Relevanz einer solchen agilen Vorgehensweise zeigt sich für mich in der Praxis übrigens besonders deutlich anhand der Generation Y: Bei Vorstellungsgesprächen und Vereinbarungen über neue Arbeitsverhältnisse setzt sie moderne, agile Strukturen, ein hohes Maß an Flexibilität und einen hochmodernen Arbeitsplatz einfach voraus. Erfüllen Sie diese Anforderungen als Arbeitgeber nicht, verlieren sie die besten Fachkräfte oder schränken sie maßgeblich in Ihren Potenzialen ein.

>> Weitere Infos zu agilen Arbeitsmethoden

Isabell Helger: Wer ist aus deiner Ansicht nach von diesen Umstrukturierungen betroffen und wie gehen die Personen damit um?

Jens Klasen: Aus meiner Erfahrung heraus betrifft diese Anforderung nahezu jeden in unserer Leistungsgesellschaft – egal ob Großkonzern, mittelständischer Dienstleister oder kleiner Handwerksbetrieb. Man muss sich nur einmal im Freundeskreis austauschen, welche „mittelalterlichen“ Rahmenbedingungen so mancher „Global Player“ seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt – aber umgekehrt von ihnen erwartet, an hochmodernen Lösungen und Konzepten zu arbeiten.

  1. Der sogenannte Früherkenner von Trends verfolgt neue Tendenzen „proaktiv“ als Early Bird und muss zuweilen sogar etwas in seinen Aktivitäten bzw. in der Euphorie gebremst werden. Die Grundeinstellung stimmt hier schon mal.
  2. Den Großteil bilden hingegen meist jene, die sich zwar mit den aktuellen Trends beschäftigen, aber noch nicht so recht wissen, wie sie die verfügbaren PS auf die Straße bekommen. Mit dieser Gruppierung beschäftigen wir uns als Microsoft Partner & Beratungsunternehmen am häufigsten: Sie ist meist recht zurückhaltend und benötigt einen erfahrenen Partner, der konkrete Anwendungsszenarien für aktuelle Trends vorstellt und den langfristigen Profit eingängig vermitteln kann.
  3. Der letzte Typ besteht aus Charakteren, die moderne Trends aus Skepsis heraus blockieren oder aber durch rechtliche Bestimmungen derzeit noch zurückgehalten werden.

„Grundsätzlich kann man aus der Erfahrung heraus sagen, dass sich Investitionen in Vertrauen und Entscheidungsbefugnis bei Mitarbeitern mit einer unheimlichen Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber sowie einer Verbesserung der Reputation auszahlt.“

Isabell Helger: Wie stellt man sich diesen Herausforderungen am besten?

Jens Klasen: »Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste; es ist diejenige, die sich am ehesten dem Wandel anpassen kann.« Dieses Zitat von Charles Darwin habe ich einmal in einem Vortrag über Digitalisierung verwendet – es ist recht rigoros, aber sehr passend: Agiles Arbeiten in modernen Informationstechnologien bedeutet, dass ich mich in meiner Arbeitsweise sehr schnell an neue Rahmenbedingungen anpassen kann.

Dies gilt für sowohl für den Einsatz von neuen Technologien als auch für neue Aufgaben. Wir betrachten heute Projekte und Entwicklungen immer noch zu sehr in Zeit und Raum determiniert. Wenn ich ein Informationssystem agil bereitstelle, dann werde ich mich im Rahmen dieser Lösungserstellung so organisieren müssen, dass ich im Laufe des Entwicklungsprozesses jederzeit auf sich ändernde Rahmenbedingungen reagieren kann.

Ich bewege mich in einem ständigen iterativen Prozess, bei dem neue Anforderungen evaluiert, entwickelt, getestet, bereitgestellt und sogar verworfen werden können. Das setzt eine flexible Denkweise voraus, die einem ständigen Verbesserungs- und Weiterentwicklungsprozess ähnelt, Fehler erlaubt, Innovation fördert und damit auch eine Kultur von eigenständigem und kreativem Denken. Das sind wiederum genau die Fertigkeiten, die uns von Maschinen unterscheiden und im Rahmen der Digitalisierung schwer gefragt sind. Natürlich gilt es im Rahmen dieser Transformationen auch die Zweifler und „Blockierer“. Arbeiten Sie idealerweise zunächst mit Kollegen zusammen, die diese Strukturen auch begrüßen und setzten Sie darauf, dass sie andere im Sinne der User Adoption begeistern und fördern.

Isabell Helger: Welche Chancen ergeben sich mit der Förderung von agilem Arbeiten und wie geht man diesen Veränderungsprozess idealerweise an?

Jens Klasen: Beim Einsatz von agilen Arbeitsmethoden sowie Organisationsstrukturen sollte der Weg von einer Idee und Vision bis zu einem neuen Produkt, einer Dienstleistung oder einer organisatorischen Veränderung deutlich schneller realisiert werden können als mit klassischen Verfahren. Lässt man neue Ideen und auch mutig erscheinende Entscheidungen zu und bricht striktes Abteilungsdenken auf, so fördert das langfristig Innovation und Kreativität. Gegebenenfalls entstehen in diesen Prozessen durch Synergie-Effekte oder neue Technologien (Cloud etwa) neue Dienstleistungen oder Produkte, die unter alten technischen Rahmenbedingungen nicht möglich gewesen wären.

Grundsätzlich kann man aus der Erfahrung heraus sagen, dass sich Investitionen in Vertrauen und Entscheidungsbefugnis bei Mitarbeitern mit einer unheimlichen Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber sowie einer Verbesserung der Reputation auszahlt. Lassen Sie zu, dass Fehler gemacht werden – weil daraus gelernt wird! Maßgebliche Änderungen werden auch in der Unternehmenskultur zu erkennen sein: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter verbessert sich in der Regel durch mehr Flexibilität am Arbeitsort und in den Arbeitszeiten.

Offene Bürolandschaften schaffen eine bessere Vernetzung untereinander – davon profitieren Kommunikation, Kreativität und Lernprozesse. Krankheitswellen in den kalten Jahreszeiten werden durch Home Office vermieden – es sei denn es ist Karneval in NRW 😉

Isabell Helger: Dein Fazit könnte also lauten: Mut zur Agilität?

Jens Klasen: Es gibt so viele Anreize, die Anstoß zur Veränderung werden können. Es ist nicht erforderlich, irgendetwas in der Big-Bang Methode zu verändern. Nach dem Motto Think Big – Start Small lassen sich alle oben angesprochenen Maßnahmen und Veränderungen auch zunächst in kleinen Teams oder Organisationseinheiten oder Projekten praktizieren und dann in die Organisation ausweiten, wenn diese positive Effekte verzeichnen. Moderne Organisationsformen wie auch Informationstechnologien lassen jene Transformationen uneingeschränkt zu. Wichtig dabei ist, die Bereitschaft für Veränderungen voranzutreiben und die Rahmenbedingungen dafür zu schaffen.

Die Treiber neuer Arbeitsmethoden und Technologien müssen zusammengeführt werden, damit Mensch und Technologie von den gegenseitigen Potenzialen profitieren können. Aus meiner Sicht ist genau das eine der essenziellen Aufgaben der strategischen Unternehmensführung: diese Anreize, Trends, Technologien zu erkennen und den Weg für deren Einsatz vorzubereiten, damit Mitarbeitern beim Laufen auf diesem Weg ihre kreativen Potenziale entwickeln können.

Jens Klasen - Experte Microsoft CRM - synalis IT Systemhaus Köln Bonn

Jens Klasen, Projektmanager und Bereichsleiter CRM, synalis
Tel. +49 228 9268 0
E-Mail: jens.klasen@synalis.de