Ideale Digitalisierungs-Kombo für jedes Unternehmen
Ab dem 1. Januar 2025 greift die schrittweise Einführung der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung / E-Rechnung. Zudem herrscht nach dem Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 ein anhaltender Handlungsdruck beim Thema Arbeitszeiterfassung – keine leichte Ausgangsbasis für Unternehmen.
Das Gute: Beide Themen (die auf den ersten Blick nicht unbedingt etwas gemeinsam zu haben scheinen) müssen – insbesondere in Kombination – längst nicht nur eine lästige bürokratische Pflicht sein. Vielmehr sind sie ein weiterer Anschub für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in mittelständischen Unternehmen.
Rechnungseingang und -ausgang mit der E-Rechnung digitalisieren
Am 22. März 2024 wurde das „Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness“ – besser bekannt als Wachstumschancengesetz – verabschiedet. Damit herrscht auch in Deutschland Klarheit über die verpflichtende Einführung der E-Rechnung, wie Kollege Thorsten Taschler in seinem Blogbeitrag „E-Rechnungen und Wachstumschancengesetz“ schon angekündigt hat. Hier macht er auch deutlich, dass nun die „Zeit zum Handeln“ gekommen ist – gerade für die Geschäftsprozesse beim Rechnungseingang. Er erklärt auch, welche konkreten Anforderungen durch die Ausführungen im BMF-Schreiben vom 2. Oktober 2023 an die Datei-Formate gestellt werden.
Aus prozessualer Sicht bedeutet „schrittweise“ für Unternehmen: Sie müssen ab 2025 in der Lage sein, eingehende Rechnungen in einer der beiden elektronischen Formate (XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und zu verarbeiten. E-Rechnungen müssen also angenommen werden (Annahmepflicht). Bevorzugt der Empfänger die Rechnung in anderer Form, also bspw. in Papierform oder als PDF, muss das versendente Unternehmen dem zustimmen. Für den Rechnungsausgang gilt die Verpflichtung erst ab 2028 vollumfänglich. Will ein Unternehmen also weiterhin Rechnungen in anderen Formaten versenden, ist dies während der Übergangsfrist noch ohne Zustimmung der anderen Partei möglich.
Denkt man den Prozess insbesondere im B2B-Kontext aber zu Ende, so kommt man schnell zu dem Schluss, dass sich XRechnung und ZUGFeRD schon vor der vollumfänglichen Verpflichtung als gängige Formate für den Rechnungsausgang durchsetzen werden.
Es ergibt wenig Sinn, mit der durch den Gesetzgeber geschaffenen Sicherheit noch weiter in andere Prozesse beim Rechnungsausgang zu investieren. Hinzu kommt, dass durch die Annahmepflicht bereits ab 2025 jeder Kunde mit einem auf XRechnung- oder ZUGFeRD-First ausgerichteten Prozess bedient werden kann.
Die vorab zitierte „Zeit zum Handeln“ ist für Unternehmen also nicht nur beim Rechnungseingang, sondern auch beim Rechnungsausgang gekommen.
Digitale Zeit- und Leistungserfassung: Chance für Digitalisierung
Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung
Auch im Bereich der Arbeitszeiterfassung gibt es seit einiger Zeit Handlungsbedarf: Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung geht auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019 zurück (Rechtssache C-55/18). So entschied der EuGH, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzurichten.
In Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022 entschieden, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) vom April 2023 konkretisiert diese Pflicht und sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch aufgezeichnet werden müssen.
Trotz dieser Anforderungen hat die elektronische bzw. digitale Arbeitszeiterfassung zahlreiche Vorteile. Sie ermöglicht eine präzisere Erfassung der Arbeitszeiten, was zu einer gerechteren Vergütung und besseren Planung der Arbeitszeiten führt. Zudem können Unternehmen durch die Automatisierung der Zeiterfassung administrative Aufgaben reduzieren und die Effizienz steigern.
Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiten. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten jederzeit einsehen und überprüfen, woraus mehr Zufriedenheit und Motivation resultieren. Zudem können Unstimmigkeiten und Konflikte bezüglich der Arbeitszeit schneller und einfacher geklärt werden.
Die Zeit – wichtigste Ressource professioneller Dienstleistungsunternehmen
Unternehmen in der Dienstleistungsbranche (etwa Beratungsfirmen, Anwalts- und Wirtschaftsprüfungskanzleien, Werbeagenturen oder IT-Dienstleister) bieten hauptsächlich die von ihren Mitarbeitern erbrachten Leistungen an. Diese Leistungen werden üblicherweise nach der dafür aufgewendeten Zeit abgerechnet. Daher sind diese Leistungen ein zentraler Bestandteil der Arbeitszeit.
Insgesamt ergibt sich die Arbeitszeit aus der Summe der Zeit für Leistungen in Kundenaufträgen, Leistungen für interne Aufträge sowie Zeiten, die man für Fortbildungen oder zum Netzwerken mit Kollegen verbringt. In einem optimierten Gesamtprozess erfolgt daher nicht nur die Arbeitszeiterfassung, sondern gleichzeitig auch die Leistungserfassung digital und möglichst integriert. Eine integrierte Softwarelösung, die diese Prozesse effizient abbildet, kann daher ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation sein und bietet die Chance zur weiteren Professionalisierung wachsender Unternehmen.
Gesetzliche Vorgaben als Schub für eine digitale Leistungsabrechnung und Arbeitszeiterfassung
Kurz gesagt: Mit den Pflichten zur Arbeitszeiterfassung und elektronischen Rechnungsstellung geht großes Potential für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse einher. Der Gesetzgeber hat hier nicht nur Sicherheit in Bezug auf das „Was“, sondern durch die Konkretisierungen auch teils klare Standards zum „Wie“ vorgegeben, sodass Unternehmen ihre Investitionen zielgerichtet vornehmen können.
Insbesondere in projektorientiert und wissensbasiert arbeitenden Dienstleistungsunternehmen lässt sich so ein Prozess implementieren, in dem im Rahmen einer digitalen Zeiterfassung erfasste Leistungen medienbruchfrei in Rechnungen zusammengefasst werden können. Im end-to-end-Prozess werden diese Rechnungen dann in den vorgegebenen Formaten (XRechnung und ZUGFeRD) an den Kunden übermittelt.
synalis als Wegbegleiter bei der Digitalisierung
Welche nachhaltigen Chancen die Digitalisierung für Ihr Unternehmen und Ihre Services schafft, erarbeiten wir gern mit Ihnen zusammen. Dabei unterstützen wir Sie sowohl mit namhafter Businesssoftware als auch bei der Implementierung eines effizienten und für Sie maßgeschneiderten Prozesses.
Dazu nutzen wir nicht nur unsere Erfahrung aus der erfolgreichen Umsetzung zahlreicher Projekte bei Kunden aus der Dienstleistungsbranche, sondern vor allem auch das Wissen, das wir selbst in unserer alltäglichen Arbeit über die Geschäftsprozesse eines IT-Dienstleisters sammeln. Die durch uns angebotene Software haben wir selbst täglich im Einsatz und zeigen Ihnen gerne, wie wir unsere Prozesse damit vorantreiben – vom Dienstleister für Dienstleister.
Für den beschriebenen Handlungsbedarf beim Thema verpflichtende E-Rechnung vertrauen wir konkret auf Microsoft Dynamics 365 Business Central: Die Lösung kann – aktuell noch mit Erweiterungen wie Continia Document Output – Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ausgeben. Für das kommende Release hat Microsoft zudem bereits eine Funktion im Standard angekündigt, die die Anforderungen bedienen soll. Dazu halten wir Sie natürlich auf dem Laufenden.
Für die Leistungserfassung und -abrechnung mit integrierter Zeiterfassung haben wir auf Basis langjähriger Expertise rund um sämtliche Geschäftsprozesse eines Dienstleisters selber eine Erweiterung für Business Central entwickelt. Auch zu diesem Produkt wird es bald weitere Infos geben. Haben wir Ihr Interesse jetzt schon geweckt, stellen wir Ihnen unsere Lösung selbstverständlich schon jetzt exklusiv vor!
