CRM Cloud-Migration – den Cloud-Transformationsprozess erfolgreich gestalten
CRM Cloud Migration

CRM Cloud-Migration – den Cloud-Transformationsprozess erfolgreich gestalten

Veröffentlicht am 21. November 2018 um 12:08 Uhr von Jens Klasen

Herausforderungen und Chancen für den Weg in die Microsoft Dynamics 365 Cloud

Cloud-Technologien haben in den vergangenen Jahren eine rasante Entwicklung verzeichnet und stellen mittlerweile jegliche Art von IT-Service weltweit und rund um die Uhr zur Verfügung. Was früher von traditionellen Unternehmen und Organisationen noch belächelt wurde kann durch die Digitalisierung sowie disruptive Geschäftsmodelle zu einer Verschiebung der Machtverhältnisse auf Märkten führen. Wir klären auf, wie man diesen Weg beschreitet und auf welche Herausforderungen man besonders achten sollte.

Die Cloud ist nicht mehr Alternative, sondern Standard mit maximalem Mehrwert

Lässt man die letzten sechs Monate Revue passieren, so ist erkennbar, dass die Anzahl der Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse in einem Microsoft-Rechenzentrum als Cloud-Lösung betreiben wollen, deutlich steigt. Im Wesentlichen zielt ein Großteil der Beweggründe auf die Reduktion der großen Kostenblöcke Wartung und Betrieb von Hard- & Software ab, die in der Regel nur durch erhebliche Personalaufwendungen in den IT-Abteilungen zu bewerkstelligen sind. Unabhängig davon ist aus Sicht der Hersteller ebenso erkennbar, dass diese ihre angekündigten Cloud-Strategien strikt umsetzen und ihren Kunden aus technischer und lizenzrechtlicher Sicht mittlerweile fast keine Alternative zum Einsatz der Cloudlösung mehr bieten. Der Grund: Ein Großteil der angebotenen Features ist nur in dieser Bereitstellungsform verfügbar. Das unterstreicht, dass die Cloud nicht mehr nur eine Alternative, sondern den Standard mit maximalem Mehrwert darstellt – und zwar für jedes Unternehmen.

Auch in den IT-Abteilungen ist ein Umdenken erkennbar, was vermutlich Folge eines Generationenwechsels oder eines strategischen Umdenkens der Entscheider ist, unterstützt durch die kontinuierliche Aufklärungsarbeit von Herstellern, Partnern und Medien. Aber auch die Cloud-Dienste der Hersteller haben mittlerweile einen funktionalen Reifegrad erreicht, der in lokalen Bereitstellungen nicht mehr zu realisieren wäre, dafür aber Synergieeffekte zu hauseigenen oder externen Softwarelösungen in der Cloud ermöglicht. Ein gutes Beispiel hierzu liefert die nahtlose Integration zwischen den Softwarelösungen Microsoft Office 365 und den Geschäftsanwendungen Microsoft Dynamics 365 für ERP und CRM.

Im Zuge der Migration von Cloudprojekten stellt sich häufig die Frage, wie solche Projekte idealerweise realisiert werden und mit welchen Herausforderungen Unternehmen rechnen müssen.

Den Mittelpunkt dieser Möglichkeiten bilden die Daten: So etwa Daten von Kunden, die Webseiten ansehen, über soziale Medien kommunizieren, unsere Geschäfte besuchen und mit den angebotenen Produkten und Dienstleistungen quasi „verbunden“ bzw. „vernetzt“ sind. Diese Daten von Kunden, Produkten und Menschen sind der Treibstoff, um transformierte Erfahrungen überhaupt zu ermöglichen, diese zu intensivieren und darüber hinaus noch neue Informationen gewinnen zu können.

Gemäß dem Motto „Moving business forward with technology innovation across applications and platform“ wird Microsoft Dynamics 365 genau um diesen Datenpool herum entwickelt, um aus den resultierenden Erkenntnissen die Effizienz von Unternehmen verbessern zu können. Das Spring Wave Release repräsentiert einen immer wiederkehrenden Innovationszyklus als Ergebnis für diese neue strategische Ausrichtung in der digitalen Transformation.

Cloudmigration: Die Investitionsrechnung für einmalige und laufende Kosten im Fokus

Eine der ersten Herausforderung in Cloudprojekten besteht in den Kalkulationen der laufenden Kosten sowie den einmaligen Realisierungsaufwendungen. Diese Kostenvergleichsrechnungen können dabei in der Regel recht umfangreich werden, wenn alle Faktoren für einen realistischen und fairen Vergleich mit einbezogen werden. Hierzu gehören neben der klassischen Gegenüberstellung die oft nicht einfach zu verstehenden Lizenzierungsmodelle. Dann folgen die Investitionen für sämtliche internen und externen Dienstleistungen, die Arbeitsmittel und die Wartung bzw. den Betrieb der Lösung. Sind diese Parameter erst einmal auf monatlicher und jährlicher Basis ermittelt, können Break-Even-Points sowie Amortisations-Rechnungen hinsichtlich der einmaligen Migrationsaufwendungen transparent bestimmt werden und erleichtern somit die Entscheidungsfindung in den Führungsetagen zum Cloudmigrations-Projekt.

Herausforderungen in der Umsetzung einer CRM-Cloudmigration

In den meisten Fällen setzen Software-Hersteller für Ihre Cloudlösungen das gleiche oder ein modifiziertes Produkt ein, das in der Vergangenheit lokal betrieben wurde. Hier besteht in viele Fällen die Herausforderung, ältere Release-Versionen von Lösungen oder sogar Daten aus fremden Lösungen in das Datenmodell der Cloud zu migrieren – angefangen bei der Entwicklung des Datenmodells bis hin zur Übernahme der physischen Datenbanken. Hierfür haben Dienstleister wie synalis Verfahren entwickelt, um Daten einmalig und fortlaufend im Rahmen eines Projekts zu übernehmen. Bei der Migration der Daten spielen folgende Faktoren eine wichtige Rolle:

  • Die erforderliche Zeit für die Übernahme der identifizierten Daten sowie der dafür erforderliche Datenspeicher in der Cloud
  • Die Integration bzw. der Einsatz von Cloud-Features, die lokal nicht zur Verfügung standen
  • Die Neukonzeption bestehender Schnittstellen , da die Cloudprodukte je nach Komplexität der Integrationsverfahren nicht die umfangreichen Möglichkeiten bieten, die man aus lokalen Bereitstellungen gewohnt ist.

Sind alle Produkte in der Cloud verfügbar, sind Schnittstellen innerhalb der Cloudproduktlinien eines Herstellers meist konfigurativ definierbar oder per Webservice individuell gestaltbar. Je nach Hersteller sind diese Schnittstellen, die meist auf konsolidierten einheitlichen Datenmodellen basieren, sogar nach „außen“ – also zu den Lösungen von Dritt-Herstellern standardisiert verfügbar, wie z.B. die neueste Kooperation Microsoft mit SAP und Adobe in den letzten Wochen gezeigt hat. (https://news.microsoft.com/2018/09/24/adobe-microsoft-and-sap-announce-the-open-data-initiative-to-empower-a-new-generation-of-customer-experiences/).

Ein großer Vorteil in der Projektierung bietet bei Cloud-Projekten die Strategie Think Big – Start Small: Der Dienst am Beispiel einer Dynamics 365 Sales CRM-Lösung ist auf Knopfdruck verfügbar, kann zunächst primär für administrative Personen lizenziert werden und dient somit als preiswerte und technische Grundlage für das gesamte technische Migrationsprojekt oder als Basis im Rahmen eines Proof of Concept.

Die Cloudmigration als Chance

Unabhängig von monetären oder technischen Betrachtungen ist ein Cloud-Projekt bzw. eine Cloudmigration auch immer eine Chance, bestehende Prozesse zu überdenken und zu überarbeiten. Ein schlecht organisierter Prozess ist auch mit den neusten Technologien der Digitalisierung ein schlechter digitalisierter Prozess. Die digitale Transformation besteht somit nicht nur darin, bestehende Strukturen 1:1 in die Cloud zu überführen; es geht auch darum, sich über die heutigen Möglichkeiten der Cloud vorab ausführlich zu informieren, sich beraten zu lassen und eine Cloud-IT-Strategie zu entwickeln, die nachhaltig und sinnvoll ist. Diese beinhaltet Antworten auf wichtige Fragestellungen: Zum Beispiel, in welcher Form Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen zukünftig mit Hilfe von Cloud-Technologien unterstützt oder vollständig automatisiert bearbeitet werden können, damit sich die Mitarbeiter auf jene Themen konzentrieren können, die z.B. Technologien noch nicht oder ggf. niemals übernehmen können. Folglich Prozesse, die die Entwicklung eines Unternehmens entscheidend prägen und vorantreiben. Das zeigt auch unserer Erfahrung aus der Praxis. Wo vorher viel Zeit durch eigene IT-Abteilungen in den Betrieb von CRM-Lösungen investiert wurde, können die Personalressourcen jetzt dafür eingesetzt werden, die Anwendung fachlich weiterzuentwickeln. Beispiel: https://customers.microsoft.com/de-de/story/appenfelder-dynamics365-nav-professional-services-germany-synalis 

Die Cloudmigration ist auch für Sie ein aktuelles Thema und Sie wollen sich über die Möglichkeiten näher informieren? Wir beantworten Ihre Fragen und erstellen mit Ihnen gemeinsam ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Konzept.

>> Weitere Infos zu Microsoft Dynamics 365
Jens Klasen - Experte Microsoft CRM - synalis IT Systemhaus Köln Bonn

Jens Klasen, Bereichsleiter CRM, synalis
Tel. +49 228 9268 0
E-Mail: jens.klasen@synalis.de