CRM – Wie integrieren Sie Ihre Dokumente?

CRM – Wie integrieren Sie Ihre Dokumente?

Veröffentlicht am 02. Juli 2015 um 18:17 Uhr von synalis

Sie möchten ein CRM einführen? Natürlich erwarten Sie, dass alle einzelnen Schritte eines Vorgangs mit Kundenbezug dort auf einen Klick zur Verfügung stehen. Oder Sie haben sich sogar entschieden, sämtliche Geschäftsprozesse aus Ihrem CRM heraus zu steuern? In beiden Fällen kommt es darauf an, dass Sie eine leicht handhabbare Lösung finden, die Ihre Dokumente sicher erzeugt und speichert.

Sie wollen zum Beispiel Angebote, Besuchsberichte und vielleicht auch Auftragsbestätigungen und Rechnungen in einer für Ihr Unternehmen stimmigen Form erzeugen und anschließend wieder im CRM ablegen. Selbstverständlich können Sie das aus der Standard-Version von Microsoft Dynamics CRM tun: Über die integrierte Seriendruckfunktion mit Microsoft Outlook wird der Anwender in die Lage versetzt, zum Beispiel aus einem Angebot ein Dokument zu erzeugen und das dann nach der Speicherung auf dem Desktop manuell zurück im CRM System oder an einer anderen Stelle zu hinterlegen. Etwas umständlich, oder? Es gibt tatsächlich elegantere Wege, die zugleich mehr Sicherheit bieten!

Welche Technologien Sie am besten unterstützen

Seit der ersten Version von Microsoft Dynamics CRM betreue ich für synalis Kundenprojekte. Im Laufe der letzten Jahre sind einige interessante Technologien auf den Markt gekommen, die die Möglichkeiten für den Umgang mit Dokumenten erweitern. Dabei haben sich für mich folgende Favoriten herauskristallisiert:

Das Software-Haus MSCRM-ADDONS aus Österreich bietet mit dem Document Core Pack (DCP) eine über die Jahre gewachsene Lösung an, die Erstell- und Ablageprozesse von Dokumenten aus dem CRM signifikant vereinfacht. Die Software enthält sowohl eine server-, als auch eine clientseitige Komponente. Dem Anwender bietet sie die Möglichkeit, eigenständig aus Microsoft Word Vorlagen für das CRM zu gestalten, die dann später auf Knopfdruck dynamisch mit Daten befüllt werden. Anschließend kann das finale Dokument entweder im PDF-Format als Brief-Aktivität zurück in das CRM, in einen Fileshare oder in eine SharePoint Lösung gespeichert werden. Außerdem bietet die Software auch eine serverseitige Dokumentenerstellung an, die den Mitarbeitern automatisch fertige Dokumentvorlagen vorgibt. Diese werden ohne eine installierte Client-Software auf dem CRM Server erzeugt und am gewünschten CRM-Datensatz abgelegt.

Serverseitige Software-Komponenten bieten hohe Sicherheit

An ihre Grenzen gerät diese Technologie, wenn die Dokumente betriebswirtschaftliche Informationen wie z.B. Rechnungen darstellen und diese nach der Erstellung unveränderbar mit eindeutigen und fortlaufenden Nummerierungen abgelegt werden müssen. Ist das der Fall, hilft natürlich im Optimalfall ein integriertes und professionelles Dokumenten Management System (DMS) weiter, das die Daten aus dem CRM übernimmt und auf Basis von hinterlegten Vorlagen automatisch Dokumente erzeugt. Es gibt jedoch viele Anwendungsfälle, wo in Unternehmen kein DMS System zur Verfügung steht. Dann können neben dem Document Core Pack auch Alternativen zur serverseitigen Dokumenten-Erzeugung wie die SQL Reporting Services oder das Produkt Antenna House Formatter eingesetzt werden.

Was können diese Software-Komponenten für Sie tun?

Rechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen werden automatisch oder auf Knopfdruck aus dem CRM erzeugt und zum Beispiel in ein PDF umgewandelt. Auf dessen Inhalt hat der Anwender über den Datensatz im CRM bis zu einem definierten Status noch Einfluss. Ist die Produktion des Dokuments jedoch einmal angestoßen worden, wird das Dokument über den Server produziert und ohne Interaktion des Anwenders am gewünschten Ort abgelegt. Dieser Prozess lässt sich so reglementieren, dass weder das Dokument noch der Datensatz zum Dokument gelöscht und verändert werden können. Möglich ist auch, die Dokumente über eine Schnittstelle in einem DMS abzulegen und zusätzlich automatisch per E-Mail zu versenden.

Wir beraten Sie gern

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es viele Wege gibt, die zum gewünschten Ergebnis eines fertigen Dokuments führen und dass sich nicht jeder Weg für alle Dokumentenarten eignet. Deshalb beraten wir Sie gerne. Nehmen Sie Kontakt mit mir, Jens Klasen, auf. Ich freue mich auf Ihre Mail!