Microsoft Teams trifft KI: Diktieren statt Tippen
Im Rahmen der internen Digitalisierung suchte unser Kunde Wilhelm Rechtsanwälte nach einer zuverlässigen Lösung, um die alltäglichen zeitaufwändigen Schreibarbeiten deutlich zu reduzieren.
Der Kundenwunsch lautete wie folgt: eine vollständig automatisierte Diktaterstellung nach dem Aufnahmevorgang inklusive vorgegebener Formatierung und integrierter Rechtschreibprüfung. Für eine anwenderfreundliche und nahtlose Nutzung im bestehenden Arbeitsumfeld sorgt die Integration in Microsoft Teams.
Weg von hohem manuellen Aufwand und Fehleranfälligkeit
Die manuelle Bearbeitung von Diktaten stellte einen erheblichen Engpass im Kanzleialltag dar: Audiodateien wurden bislang vom Sekretariat angehört, manuell transkribiert, formatiert und in Word-Vorlagen überführt – ein zeitintensiver, fehleranfälliger Prozess, erschwert durch veraltete Hardware und begrenzte personelle Ressourcen.
Ziel war es, diesen Prozess durch eine KI-gestützte Lösung zu automatisieren. Die Herausforderung bestand darin, nicht nur Sprache in Text umzuwandeln, sondern aus einem Diktat ein fertiges, korrekt formatiertes und rechtschreibgeprüftes Word-Dokument zu erzeugen – inklusive intelligenter Unterscheidung zwischen Text und Formatierungsanweisungen, CI-konformer Vorlagenanwendung und nahtloser Integration ins bestehende Teams- und SharePoint-basierte Dokumentenmanagement.
Die Lösung sollte benutzerfreundlich, datenschutzkonform und nahezu in Echtzeit arbeiten. Eine bestehende Diktierlösung vom Markt wurde nicht genommen, da die Lizenzen und die Hardware in der Regel teuer und die Lösungen oft überdimensioniert für die spezifischen Bedürfnisse des Kunden sind.
Diktier-App für hohe Zeitersparnis & wenig erforderliche Nachbereitung
Im Rahmen dieses Projekts haben wir für die Kanzlei eine KI-gestützte Diktiersoftware entwickelt und produktiv eingeführt. Die Lösung basiert auf einer Microsoft Teams App und nutzt die aktuellsten KI-Technologien wie Whisper (Speech-to-Text), GPT-4.1 (LLM) sowie KI-Agenten, um aus eingesprochenen Diktaten automatisch vollständig formatierte und rechtschreibgeprüfte Word-Dokumente zu erstellen.
Der Nutzer spricht das Diktat direkt über die Teams App ein oder lädt vorhandene Audioaufnahmen hoch. Anschließend verarbeitet die KI die Audiodatei, interpretiert enthaltene Formatierungsanweisungen, erstellt einen professionellen Text und überführt diesen automatisiert in eine passende Word-Vorlage. Das fertige Dokument wird direkt an der gewünschten Stelle in Microsoft Teams / SharePoint Online gespeichert. Eine manuelle Nachbearbeitung durch das Sekretariat ist nur noch minimal notwendig.
Die Lösung ist intuitiv bedienbar, datenschutzkonform, vollständig in bestehende Arbeitsprozesse und das Teams- / SharePoint-basierte Dokumentenmanagement integriert und liefert innerhalb von circa ein bis zwei Minuten ein fertiges Dokument.
Sogar Zusatzanweisungen sind möglich: Das in Deutsch aufgezeichnete Diktat soll beispielsweise als englischsprachiges Dokument abgelegt werden? Bestimmte Begriffe müssen im gesamten Text klein, groß oder ausschließlich in Großbuchstaben geschrieben werden? Kein Problem für die App!
Erleichterung und Effizienz im Arbeitsalltag
Die Einführung der KI-gestützten Diktier-App hat erhebliche positive Auswirkungen auf die Kanzlei. Durch die Automatisierung des Diktierprozesses können die manuellen Bearbeitungszeiten stark reduziert werden, was zu einer deutlich höheren Effizienz führt. Darüber hinaus wird die Fehlerquote durch die automatische Rechtschreibprüfung und Formatierung deutlich verringert, was wiederum die Qualität der Dokumente verbessert und die Notwendigkeit für Korrekturen minimiert.
Die schnelle Bereitstellung der fertigen Dokumente innerhalb von ein bis zwei Minuten nach Upload erhöht die Produktivität und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Insgesamt optimiert die Lösung die Arbeitsabläufe, steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und erhöht die Wettbewerbsfähigkeit der Kanzlei.
