Digitale Eingangsrechnungen sicher mit ELO Exchange Connector verarbeiten

Digitale Eingangsrechnungen sicher mit ELO Exchange Connector verarbeiten

Veröffentlicht am 30. August 2016 um 16:08 Uhr von Daniel Schulte

Spätestens seit der Veröffentlichung des ZUGFeRD-Formats für digitale Eingangsrechnungen, kommt das Thema in immer mehr Unternehmen auf die Tagesordnung. Wir zeigen, wie man die neue Anforderung mit Hilfe des ELO Dokumentenmanagement-Systems lösen kann und damit sowohl digitale Eingangsrechnungen als auch die klassische Papierrechnung unter einen Hut bekommt.

Die Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen ist in jedem Unternehmen ein eingespielter Vorgang. Während einige ihre Dokumente noch in der Fächermappe durch das Unternehmen schleusen, haben andere diesen Prozess bereits digitalisiert und nutzen z.B. formularbasierte Workflows, wie sie auch in ELO zur Verfügung stehen.

Das Problemfeld

Die Übermittlung elektronischer Eingangsrechnungen stellt jedoch neue Anforderungen. Einerseits müssen digitale Rechnungen auch digital aufbewahrt werden, andererseits kann eine E-Mail überall im Unternehmen ankommen. Wie stellt man hier eine Vollständigkeit und auch Unveränderbarkeit der Dokumente sicher? Und wie passt das alles mit den Rechnungen zusammen, die auch in Zukunft noch über die Briefpost das Unternehmen erreichen.

Die Implementierung

Um die Vollständigkeit der Rechnungen zu gewährleisten ist es notwendig, den Rechnungseingang zu kanalisieren.

1. Einrichtung eines zentralen Rechnungseingangs

Wie geht man nun vor? Lieferanten müssen Ihre Rechnungen an eine zentrale E-Mail-Adresse schicken. Legen Sie zu dieser E-Mail-Adresse auch ein Journal an. Der E-Mail Server wird nun alle eingehenden Rechnungen zunächst an das Journal weitergeben, noch bevor ein Anwender die Möglichkeit hat, auf das Postfach zuzugreifen. Das Journal stellt die Vollständigkeit und Unveränderbarkeit der elektronischen Eingangsrechnungen sicher.

2. Übertragung ins ELO Archiv

Mit Hilfe des ELO Exchange Connectors (ELOxc) wird das Journalpostfach nun abgerufen und die E-Mails werden im ELO Archiv abgelegt. Hier kommt dann wieder der ZUGFeRD Standard zum Tragen, denn durch die eingebettete zusätzliche Ebene können wichtige Informationen zur Rechnung direkt ausgelesen und der Verschlagwortung des Dokuments hinzugefügt werden. Eine manuelle Übernahme des Lieferanten oder des Rechnungsbetrags entfällt.

3. Prüfung und Freigabe der Rechnung

Die digitalen Eingangsrechnungen werden nun mit Hilfe eines formularbasierten ELO-Freigabeworkflows an den sachlichen Prüfer verteilt und im Anschluss zur Zahlung freigegeben. Auch ein automatischer Aufbau einer Lieferantenakte, sowie ein Rechnungsjournal sind dann möglich.
Die klassischen Papierrechnungen werden eingescannt und ebenfalls dem ELO-Freigabeworkflow zugeführt. Auch ersetzendes Scannen, also das Vernichten des Papiers nach dem Scanvorgang, ist möglich. Am Ende gelangen alle Rechnungen in dieselbe digitale Lieferantenakte – Vollständig und sicher im ELO Archiv.

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