ERP und BI – ein perfektes Team
ERP und BI - Enterprise Ressource Planning und Business Intelligence als optimale Ergänzung

ERP und BI – ein perfektes Team

Veröffentlicht am 23. November 2017 um 08:11 Uhr von Moritz Brauweiler

Gedanken zur Herangehensweise in Projekten

Der Markt entwickelt sich heutzutage so schnell, dass eine solide und flexible Entscheidungsgrundlage Voraussetzung für erfolgreiches Wirtschaften geworden ist.

Unternehmen, die nach Möglichkeit Chancen ausloten und frühzeitig erkennen, wie sich das eigene Geschäft entwickelt, bleiben flexibel – und offen für die aktuell oder langfristig richtigen Entscheidungen.

Die Entscheidung hin zu einem ausgereiften BI- oder ERP-System spielt dabei eine große Rolle. Im Folgenden möchte ich einmal betrachten, welche Gemeinsamkeiten beide Systeme haben und ob es sinnvoll ist, beide Themen in Projekten miteinander zu vereinen.

Was war das noch gleich? ERP und BI? In der heutigen Geschäftswelt steht der Gebrauch von Abkürzungen auf der Tagesordnung und manchmal vergisst man die ein oder andere Bedeutung. Also noch mal ganz kurz zur Erinnerung!

Was ist BI?

BI (Business Intelligence) bedeutet im Prinzip eine systematische Herangehensweise an die Aufbereitung von Unternehmensdaten für Auswertungszwecke. Die aufbereiteten Daten können visuell dargestellt und anschließend zu unternehmerischen Entscheidungen herangezogen werden. Ein großer Vorteil hierbei ist die hochentwickelte technische Grundlage. Sie ermöglicht einen performanten Echtzeitzugriff auf die Auswertungen.

Mit Hinblick auf die heutige Vielfalt an Daten, die das Geschäft beeinflussen kann, bekommt das Thema BI eine immer höhere Relevanz. Mit einem guten BI-System ist es möglich, tiefgreifende und wertvolle Auswertungen zu erstellen um daraus Aussagen über die Entwicklung und aktuelle Lage des Unternehmens zu treffen. BI-Systeme schaffen es, Daten aus allen Unternehmensbereichen miteinander zu verbinden, auch wenn sie systemtechnisch nicht direkt miteinander verknüpft sind. Erhöhte Anfragen im Verkauf können beispielsweise die Entscheidungen sowohl im operativen als auch im strategischen Einkauf stark beeinflussen.

Was ist ERP?

Ein ERP (Enterprise Ressource Planning) System ist eine Software, die alle Prozesse, die in irgendeiner Weise zur Ressourcenplanung benötigt werden, in einem einzigen Datensystem darstellen und nicht in sogenannten dezentral verwalteten „Insellösungen“.
Ein Kernelement ist hierbei das Rechnungswesen. Durch die Verknüpfung aller digitalen Inhalte in einem zentralen Datenmodel ermöglicht das System einen Echtzeitzugriff auf alle essentiellen Daten, die im Tagesgeschäft benötigt werden.
Eine Kernaufgabe eines ERP-Systems ist die Dokumentation von Geschäftsprozessen. In einem ERP-System werden in der Regel die folgenden Bereiche dargestellt:

  • Rechnungswesen
  • Einkauf
  • Verkauf
  • Produktion
  • Logistik
  • Personal

Und was haben die Themen nun miteinander zu tun?

In ERP-Projekten wird in der Regel ein prozessualer Ansatz verfolgt, um ERP-relevante Vorgänge zu analysieren. Eine große Rolle spielt dabei natürlich das Rechnungswesen. Darunter z.B. auch der Bereich Controlling. Hierfür sind möglichst effiziente und moderne Auswertungsmöglichkeiten wichtig, um weitgehend genaue Aussagen über die Entwicklung und Lage des Unternehmens treffen zu können. Genau an diesem Punkt kann ein BI-Projekt an ein ERP-Projekt anknüpfen, indem die bereits ermittelten Auswertungswünsche aufgegriffen werden. Vorteilhaft sind solche Auswertungsmethoden aber nicht nur für die Abteilung Rechnungswesen, sondern auch für jede Abteilung, die in irgendeiner Weise ihre Prozesse messbar machen möchte.

Und beides zusammen? Ziemlich beste Freunde!

Die größte Schwierigkeit in BI-Projekten stellt die Vielfalt an Daten dar, die in einen prozessrelevanten Kontext zu bringen sind – nachvollziehbar für jedermann. Daten müssen ermittelt, bewertet, umgewandelt, berechnet und visualisiert werden. In ERP-Prozessworkshops werden einzelne Vorgänge und deren relevante Daten intensiv betrachtet und aufgenommen. ERP-Workshops verschaffen dafür ein solides Grundverständnis. Das ist praktisch, denn im Prinzip sind beide Systeme ziemlich gut befreundet. Ein ERP-System sammelt entscheidungsrelevante Daten und strukturiert diese bereits. Davon kann ein BI-System wiederum profitieren.

Kostenersparnis:

In den Workshops wird bereits mit Fachkräften zusammengearbeitet, die einen wertvollen Beitrag liefern können. Das Team befindet sich ebenfalls im thematischen Kontext. Die beste Voraussetzung, um gleich in einem Workshop die groben Anforderungen an eine Auswertung festzuhalten. Konkret formuliert: Was muss die Auswertung liefern und welche Informationen werden dazu benötigt? Die Ersparnis liegt hier darin, dass nicht zwei Workshops angesetzt werden müssen, weil die Themen unmittelbar behandelt werden können.

Kein Informationsverlust:

Erkenntnisse, die in einem ERP-Workshop erarbeitet werden, laufen aufgrund von zeitlicher Distanz oder ungenauer Dokumentation häufig Gefahr, in einem späteren BI-Workshop verloren zu gehen oder in Vergessenheit zu geraten. Hält man jedoch die gesammelten Informationen im Sinne einer möglichen BI-Auswertung fest, so lässt sich jeglicher Verlust von Informationen und Vereinbarungen direkt vermeiden.

Effizienz:

Dank der Auseinandersetzung des Teams mit einem gewissen Thema fällt es leichter, produktiv Informationen für eine Auswertung zusammenzutragen. Folgetermine können so umgangen werden.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche gemeinsame Betrachtung

Im Vorhinein sollte klar sein, dass ein BI-System (neben dem ERP-System) eingeführt werden soll. Weiterhin sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Die Workshops werden mit Spezialisten durchgeführt, die einen Input zu beiden Themen liefern können (sog. Process Owner).
  • Die Beteiligten haben sich bereits Gedanken über mögliche Auswertungen gemacht.
Power BI/Microsoft Power BI/Business Ingelligence

Ist doch alles Quatsch … oder?

Es ist möglich, dass die beschriebene Herangehensweise nicht in jedem Unternehmen umsetzbar ist. Dennoch denke ich, dass insbesondere jene Betriebe davon profitieren können, welche auf flexible Strukturen setzen, also interdisziplinär arbeiten. Die Mitarbeiter können einen wertvollen Beitrag leisten, da ihre Kenntnisse vom Unternehmen und vom Markt durch die Interdisziplinarität sehr ausgeprägt sind.

Zudem werden Mitarbeiter bei einer solchen Herangehensweise aktiver in die Pflicht genommen, sich gedanklich mit den eigenen Prozessen auseinander zu setzen und diese gegebenenfalls zu hinterfragen und zu optimieren. Dies schärft auch das Bewusstsein der Mitarbeiter für Erfolgsfaktoren des Unternehmens.

Meiner Ansicht nach können wir – wenn alle Komponenten zusammenspielen – in einem ERP-Prozess-Workshop Prozesse analysieren, Verbesserungen herausarbeiten und direkt darüber sprechen, wie die Prozesse erfolgreich ausgewertet werden können. Und damit schließt sich der Kreis zwischen ERP und BI.

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Moritz Brauweiler, Consultant ERP, synalis
Tel. +49 228 9268-161
E-Mail: moritz.brauweiler@synalis.de