Office 365 – Einführung durch die Cloud
Algol Consulting

Kunde:
ALGOL Consulting GmbH

Projekt:
Microsoft Office 365 Business Premium Einführung durch die Cloud

ALGOL ist eine inhabergeführte Unternehmensberatung mit rund 50 Mitarbeitern, die Banken im Projektmanagement und mit Technologieberatung unterstützt. Meist handelt es sich um IT-Projekte wie die Einführung von neuer Software oder eines neuen Verfahrens z.B. im Online-Banking. Die Berater von ALGOL  betreuen von der Budget- und Ressourcenplanung über das Change-Management und die Planung der technischen Implementierung bis hin zum Erfolgscontrolling alle Prozesse, die zur Umsetzung eines Projektes gehören.

ALGOL Consulting ist ein Unternehmen, das schnell wächst. In den letzten vier Jahren hat sich die Mitarbeiterzahl verdreifacht. Die Vielzahl an Bewerbungsverfahren und die Einarbeitung der neuen Kollegen stellen eine große Herausforderung dar. Erschwerend kommt hinzu, dass die einzelnen Mitarbeiter sich an unterschiedlichen Orten bei unterschiedlichen Kunden bewegen, gemeinsame Besprechungen können seltener realisiert werden. Bislang standen die Mitarbeiter nur über E-Mail in Kontakt, es gab keine gemeinsame digitale Arbeitsumgebung. Wichtige Dokumente hatte jeder Mitarbeiter auf seinem Laptop lokal gespeichert, manchmal in einer individuellen Version.

Mit einer IT-Lösung sollte Folgendes sichergestellt werden:

  1. Über eine gemeinsame Plattform können alle im Unternehmen einfach miteinander kommunizieren.
  2. Bewerbungen werden zentral gespeichert und bewertet.
  3. Die Mitarbeiter können gemeinsam an Dokumenten, z. B. Schulungsunterlagen, arbeiten.
  4. Neue Kollegen werden schnell und leicht in das digitale Unternehmensnetzwerk integriert.
  5. Neue Berater erhalten ortsunabhängig zu ihrer Einarbeitung qualitätsgesichertes und einheitliches Informationsmaterial.

Für die von ALGOL selbst definierten Anforderungen bietet Microsoft Office 365 Business Premium mit seinen Komponenten SharePoint, OneDrive for Business, Yammer, Exchange und Skype for Business die besten Voraussetzungen. Auf der Grundlage dieser Dienste wurde die Zusammenarbeits-Plattform für ALGOL wie folgt gestaltet:

Startseite: Auf der dreigeteilten Startseite sind die wichtigsten und jüngsten Nachrichten aggregiert. Im mittleren Bereich erscheinen die neuesten Beiträge aus dem Unternehmens-Blog, kurze, wichtige Ankündigungen, die alle Mitarbeiter betreffen. In der Spalte rechts davon werden oben aktuelle Termine angezeigt, darunter so genannte „Aktuelle Dokumente“, das heißt, Dokumente, die kürzlich erstellt oder geändert wurden. Dieser rechte Bereich ist bereits personalisiert. Jeder Mitarbeiter erhält somit nur die Informationen, die ihn betreffen. In der linken Spalte der Startseite werden aktuelle Yammer-Feeds angezeigt.

Kategorien und Gruppen: Je nach Tätigkeitsbereich haben die Mitarbeiter Zugang zu verschiedenen Gruppen. Das Bewerbungsarchiv inklusive Bewertungsmatrix ist der Führungsebene und dem HR-Team vorbehalten, während die Foto-Galerien von Firmen-Events wie einem Koch-Workshop oder einem gemeinsamen Wochenende in Lissabon natürlich allen zur Verfügung stehen. In weiteren Gruppen befinden sich die Schulungsunterlagen, so genannte „Policies“ zum Umgang mit Firmenwagen oder Computer-Hardware sowie Dokumentenvorlagen.

Urlaubsverwaltung: Die Mitarbeiter stellen eine elektronische Anfrage, die sie bei Bedarf mit einem Kommentar versehen können. Daraus wird automatisch eine Aufgabe für den zuständigen Vorgesetzten generiert. Genehmigt der den Urlaub wird die Auszeit im für alle zugänglichen Kalender angezeigt.

Arbeit an Dokumenten: Die gemeinsame Arbeit von mehreren Mitarbeitern an einem Dokument ist jetzt zeitgleich möglich. Die Zeile oder der Abschnitt, an der ein Kollege gerade arbeitet, ist markiert und gesperrt, alle anderen Teile des Dokuments sind parallel für andere Kollegen zugänglich. Zusätzlich übernimmt das System die Versionierung, in SharePoint wird immer nur die aktuellste Version gespeichert.

Feed-Funktion: Auf der Startseite jedes Bereiches ist ein chronologischer Feed integriert, der durch Yammer bereitgestellt wird. In kurzen, spontanen Posts können die Mitarbeiter hier Fragen und Bemerkungen zu aktuellen Projekten oder Dokumenten anbringen.

Mitarbeiter-Profile: Die Mitarbeiter können Profile zur eigenen Person anlegen. Berufliches steht hier im Vordergrund: Abteilung, Kompetenzen, Interessen, Werdegang lauten die Stichwörter.