Zuverlässige Synchronisation durch CRM und ERP

Kunde:
ALHO Holding GmbH

Projekt:
Integration CRM und ERP – Zuverlässige Synchronisation für Individualität und konsistente Daten

Systembau als Idee. Damit wurden schon sehr früh die Weichen für den Unternehmenserfolg bei der ALHO Systembau GmbH gestellt. 1967 begann das Unternehmen mit Hauptsitz in Friesenhagen mit der industriellen Herstellung von mobilen Räumen. 1971 folgten die ersten Raummodule. Über die Jahre hinweg wurde die Idee des Modulbaus konsequent zum Konzept einer Raumfabrik weiter entwickelt. Heute gehört ALHO mit rund 600 qualifizierten Mitarbeitern in Deutschland, Frankreich, Belgien, Luxemburg und der Schweiz zu den Marktführern der Branche.

In der ALHO Raumfabrik entstehen individuelle Gebäude in industrieller Fertigung. In modernen Fertigungshallen werden montagefertige Raummodule für praktisch alle Anwendungsbereiche produziert.

Schon nach kurzer Fertigungszeit werden die individuell erstellten Module zum Bestimmungsort transportiert und in wenigen Tagen oder sogar Stunden montiert. Das bedingt, dass die verschiedenen Gewerke nahtlos ineinander übergreifen und ein systematischer Informationsfluss gewährleistet ist.

Daraus und aus dem Wunsch heraus, noch gezielter auf Kundenwünsche eingehen zu können resultierte bei der ALHO Gruppe die Idee, ein Customer Relationship Management System (CRM) zu implementieren. Das neue Programm sollte in der Lage sein, die Prozesse in dem breit gefächerten Unternehmen abzubilden und Kundeninformationen auswertbar und verwendbar zu machen. Dazu gehörte ebenfalls die Anbindung an die vorhandenen ERP-Systeme P2plus und AS400. In 2009 entschied sich ALHO für eine CRM-Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics CRM und führte die Software in sieben Gesellschaften ein.

Nach der zunächst unbefriedigenden Inbetriebnahme des CRM-Systems begab sich ALHO auf die Suche nach einem neuen Partner, der den aktuellen Stand der CRM-Anwendung sowie die Integration in die bestehenden ERP-Systeme grundlegend überarbeitet und finalisiert.

Vor diesem Hintergrund trafen sich ALHO und synalis aus Bonn auf der CeBIT 2010 in Hannover, wo man sich mögliche Lösungsansätze für die aktuellen Herausforderungen auf dem Messestand von synalis ansah und gemeinsam besprach. Die skizzierten Lösungsmöglichkeiten überzeugten ALHO und man vereinbarte einen Workshop, um die Anforderungen der sehr komplexen Situation gemeinsam und vollständig zu erfassen.

Die bislang in einem CRM-Mandanten strukturierten Gesellschaften von ALHO sollten zunächst in die Lage versetzt werden, das Datenmodell gemäß ihrer individuellen Geschäftsprozesse anzupassen. ALHO hatte sich in diesem Zusammenhang für eine Umstellung auf die Mehrmandantenfähigkeit des CRM-Systems entschieden und benötigte einen kompetenten Partner für eine zeitnahe Umsetzung der dringenden Anforderungen. Trotz der Aufteilung des Systems auf insgesamt sieben eigenständige Mandanten sollten bestimmte Daten über alle Mandanten hinweg verfügbar und änderbar sein. ALHO war es wichtig, dass sobald eine Änderung eines Datensatzes in einem Mandanten erfolgen würde, sich unmittelbar alle anderen Mandanten synchronisieren. Zusätzlich bestand der Anspruch, die Datenbestände außerhalb der Betriebszeiten auf einen konsistenten Stand zu bringen, um eine garantierte Absicherung zu gewährleisten.

Eine weitere Anforderung existierte in Form der Bereitstellung von Daten aus den ERP-Systemen P2plus und AS400 für alle Mandanten im CRMSystem. Kundenstammdaten sollten zukünftig im CRM gepflegt werden und in das ERP-System P2plus übertragen werden.

Nach einem intensiven Workshop wurde von synalis ein umfangreiches Lösungskonzept entwickelt und die kurzfristige Umsetzung von ALHO beauftragt.

Wie isst man einen solchen Elefanten? Biss für Biss! Nach diesem Motto hat sich synalis den Herausforderungen gestellt und das Projekt mittels eines Detailkonzeptes in priorisierte Phasen eingeteilt. In den einzelnen Phasen wurde die Anwendung in enger Abstimmung mit den Projektbeteiligten auf den avisierten Zustand entwickelt. Diese Vorgehensweise ermöglichte trotz eines sportlichen Zeitplans die rechtzeitige Umsetzung aller kundenseitigen Anforderungen sowie die frühzeitige Einbindung des Kunden in die laufende Projektphase.

Zur Optimierung der Zusammenarbeit wurden moderne Technologien, wie der Microsoft Office SharePoint Portal Server 2010 eingesetzt. Das gewährleistete einen konsistenten Austausch von Projektinformationen, auch organisationsübergreifend. Die Anforderungs- sowie die Lösungsdesigndokumente erstellten die synalis Projektbeteiligten gemäß einer eigens für Schnittstellenprojekte entwickelten SureStep-Methodik.

In nur knapp vier Monaten realisierte synalis in enger Zusammenarbeit mit ALHO die gewünschte CRM-Architektur mit insgesamt sieben zu synchronisierenden Mandanten und einer Integration der ERP-Systeme (siehe Abbildung 1).

Neben Microsoft Dynamics CRM heißt der Erfolgsgarant für eine sichere und transparente Synchronisation in Echtzeit syncster. Dieses Synchronisationsframework ist eine Eigenentwicklung von synalis und arbeitet auf einer differenzbasierten Methode. Sie gewährleistet konsistente Daten und leicht nachvollziehbare und übersichtliche Synchronisationsvorgänge zwischen Informationssystemen. Neben der Echtzeit-Synchronisation zwischen den CRM-Mandanten und den ERP-Systemen nach unterschiedlichen Regeln, wird mit den selben Konfigurationen auch eine nächtliche Synchronisation zur Absicherung der Datenkonsistenz durchgeführt.

Die Vorteile für ALHO

„Das Phasenmodell mit der modulartigen Vorgehensweise war für uns einfach nachzuvollziehen und in der Praxis sehr gut umzusetzen“, lobt Matthias Stricker, IT-Fachverantwortlicher bei ALHO, die Zusammenarbeit mit synalis. „Dadurch konnten wir in jeder Phase genau erkennen, wie weit unser Projekt fortgeschritten war und ob wir noch im Plan lagen“. Das ergab sich aus den transparenten Leistungsnachweisen, die nach jeder Phase dem Kunden ausgehändigt wurden.

Nach finaler Bereitstellung der CRM-Lösung und der ERP-Integration mittels syncster werden die jeweils geschäftsrelevanten Informationen für die einzelnen Geschäftsbereiche und zentral auch für die ALHO Holding bereitgestellt.

Das besondere Augenmerk liegt hierbei auf der zentralen Bereitstellung von kundenrelevanten Informationen über alle CRM-Mandanten hinweg im CRM-Mandanten der ALHO Holding.

Nachdem die Aufbauorganisation der ALHO mit ihrem Geschäftsmodell und den individuellen Prozessen in Microsoft Dynamics CRM abgebildet wurde, ist nun der gewünschte Informationsfluss gewährleistet. Die ERP-Anbindung sorgt im Vertrieb für eine einfache und transparente Übersicht der vertriebsrelevanten Daten aus den Systemen P2plus und AS400. Und dank des Einsatzes von syncster kann die IT-Abteilung den Synchronisationsprozess auf eine einfache Weise darstellen und überwachen – Systembau mit System dahinter.

Die nächsten Schritte

Durch den Einsatz des prozessunterstützenden CRM-Systems sind nun die Weichen gestellt, um die Akzeptanz des Systems bei den Mitarbeitern zu gewährleisten und möglichst effizient damit zu arbeiten. Denn dank der Aufteilung des CRM-Systems in unterschiedliche Mandanten sind die Gesellschaften jetzt in der Lage, ihr CRM-System individuell, gemäß ihren Geschäftsprozessen, weiterzuentwickeln und trotzdem den gemeinsamen Datenbestand zu nutzen.