Integrierte Lösung durch CRM, ERP und DMS

Kunde:
Business Visum

Projekt:
Integrierte CRM, ERP, DMS Lösung – mehrdimensionales Management System zu durchgängigen und transparenten Prozessen

Die Business Visum GmbH aus Bonn nimmt Geschäftsreisenden die Arbeit ab, die für gewöhnlich viel Zeit und Nerven kostet: Visa und Konsularangelegenheiten. Seit der Gründung wächst das Geschäft kontinuierlich, das Geschäftsvolumen hat sich seit 2003 mehr als verdreifacht.

Parallel zu den Botschaftsumzügen aus Bonn nach Berlin, eröffnete Business Visum im Jahr 2000 eine Berliner Niederlassung. Mit mittlerweile weiteren Standorten in Frankfurt a.M., Hamburg und München ist das Unternehmen nun an allen relevanten Botschafts- und Konsularstandorten präsent. Business Visum betreut sowohl Auftraggeber aus Deutschland als auch aus dem europäischen Ausland.

Die persönliche Beratung und absolute Zuverlässigkeit stehen im Fokus des Dienstleisters. Das erfordert eine hohe Transparenz, die aufgrund der mitgewachsenen IT-Systeme einen enormen manuellen Aufwand mit sich brachte.

„Wir haben mit unserem internen Kundenbereich einen einzigartigen Standard für Visa- und Konsulardienstleistungen geschaffen. Sie haben hier die Möglichkeit, über die Auftragserfassung online neue Visaanträge zu stellen, sich im Kundeninformationssystem online rund um die Uhr über den Status Ihrer laufenden Aufträge zu informieren oder in der Auftragsübersicht sämtliche online angelegten Aufträge einzusehen“, so lautet es auf der Webseite von Business Visum. Viele manuelle Eingaben waren nötig, um diesen Kundenservice zu ermöglichen. Die Koordination mit dem Antragsteller, dem Konsulat und dem Kurierdienst sowie die Berücksichtigung von Sonderfällen, unterschiedlichen Länderbestimmungen und Öffnungszeiten schaffen eine Vielzahl von Abhängigkeiten, die zu einer hohen Komplexität führen.

„Mit einem durchgängigen System wollen wir unsere Arbeitsprozesse vom Auftragseingang bis zur Rechnungsstellung automatisieren und so unsere Mitarbeiter entlasten“, lautete die Zielsetzung des Geschäftsführers, Olaf Heinen, bei den ersten Gesprächen mit synalis. Jeder Mitarbeiter sollte schnell und einfach erkennen können, welcher Reisepass sich wo befindet und welches der nächste Arbeitsschritt ist.

Nach einem Workshop kristallisierte sich heraus, dass sich Microsoft Dynamics CRM als führendes Kernsystem am besten für die komplexen Anforderungen eignet. Neben der Kundenverwaltung laufen hierüber die operative Auftragsabwicklung und die automatische Dokumentengenerierung mit Barcode sowie automatischem Druck. Zu den Dokumenten gehören etwa Vorgangsbelege, die als Laufzettel für die Ausweispapiere dienen, Frachtbrief-Label der Kurierdienste, Schecks, Lieferscheine und Rechnungen. Letztere weisen schon darauf hin, dass im CRM alle Konsulats- und Logistik-Gebühren hinterlegt und gepflegt werden. Diese können beim Anlegen eines Auftrags zugeordnet werden.

Anbindung an andere Systeme

Durch eine Anbindung an das ERP System Sage werden die Rechnungsdatensätze automatisch zur Buchung weitergeleitet. Offene Posten werden von Sage an das CRM übermittelt, damit die Mitarbeiter informiert sind.

Angebunden an das CRM ist auch das Content Management System (CMS) der Business Visum Webseite. Über die Synchronisationsplattform syncster – einer Eigenentwicklung von synalis – werden die auf der geschlossenen Nutzergruppen-Webseite eingehenden Kundenaufträge und bestehenden Vorgänge mit dem CRM abgeglichen, sodass stets die aktuellen Daten und Statusberichte sowohl für die Kunden als auch für die Mitarbeiter verfügbar sind. Ein eigenes CMS im CRM sorgt für einen nahtlosen Übertrag auf das CMS der Webseite. Zudem bekommen die Kunden automatisch aus dem CRM heraus generierte Status-E-Mails.

Frachtanträge sind bei Business Visum nun dank syncster so in das CRM integriert, dass man im entsprechenden Datensatz einen bereits hinterlegten Kurierdienstleister anwählt und via Webservice füllen sich automatisch die Frachtpapiere im System der Logistiker. Im CRM kommen Tracking ID, Frachtbriefe und Barcode-Label an, die dann ebenfalls automatisch gedruckt werden.

Mit der Anbindung an das Dokumentenmanagement System von ELO sichert das Unternehmen zudem die transparente und revisionssichere Ablage von Dokumenten. Aus dem CRM heraus wird mit der Datensynchronisation via syncster automatisch eine Ordnerstruktur in ELO angelegt und die Dokumente werden zuverlässig im jeweiligen Kundenordner einsortiert. Hier finden die Mitarbeiter von Business Visum alle Informationen zu einem Kunden einfach wieder.

Tourenplanung leicht gemacht

In der Regel wird ein Konsulat pro Tag einmal angefahren, um Papiere zu bringen und abzuholen. Das erfordert eine gute Tourenplanung. Auch hier hilft das CRM System: Auf Knopfdruck werden „Vorgänge-pro-Konsulat-Listen“ erzeugt, aus der sich wiederum die Touren ergeben. Auf der Tourenübersicht im CRM sieht man welcher Fahrer von Business Visum welche Tour mit den zugeordneten Konsulatslisten übernimmt. Hieraus lässt sich das Dokument „Tourenliste“ erstellen. Darauf finden sich sortiert nach Konsulat die jeweilige zu erfüllende Aufgabe und die Bezahlart.