Referenzen: Moderne Vernetzung mit der Microsoft Cloud

Effizient und vielseitig mit moderner IT-Infrastruktur und Microsoft 365

Der Kundenwunsch: Neue Chancen durch mehr Flexibilität

Die TEAM Baumanagement GmbH steuert und realisiert erfolgreich Bauprojekte für Gewerbetreibende. Um neue Chancen bei der Optimierung von Unternehmensprozessen wahrnehmen zu können, soll die Infrastruktur erneuert und modernisiert werden. Damit einher geht auch die Einführung erster Cloud-Dienste, die neben hoher Flexibilität bei Arbeitsabläufen – egal ob ein Datenzugriff von 24/7 oder nahezu unbegrenzter Speicher – auch neue Kommunikationswege etabliert.

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Der Kunde

  • TEAM Baumanagement GmbH
  • Büro für Projektmanagement, Projektsteuerung und Generalplanung im Baugewerbe
  • Gründungsjahr: 1999
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  • Rund 20 Mitarbeiter
  • Projektsteuerung nach der AHO
  • Projektmanagement
  • Projektberatung und Gutachten
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Die Anforderungen

  • Ablösung des alten Servers für bessere Systemverfügbarkeit
  • Modernisierung der IT-Infrastruktur
  • Nahtlose Vernetzung und Team-Kommunikation
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  • Höhere Flexibilität
  • Zentrale Geräteverwaltung
  • Entlastung der eigenen IT
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Die Lösung

  • Einführung einer hybriden Infrastruktur
  • Integration von Microsoft 365 Business
  • Kommunikationstools wie MS Teams für zielgerichtetes Informationsmanagement
  • Cloud-Services für Flexibilität
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  • Intune für zentrale Geräteverwaltung und Sicherheit bei Bereitstellung der Apps

Die Lösung: Dienste und Services aus der Microsoft Cloud

Eine moderne Infrastruktur lebt von flexiblen Strukturen und individuellen Lösungswegen für die unternehmensspezifischen Anliegen. Das gelingt durch die Einführung verschiedener Cloud-Dienste: Während Microsoft Intune und Exchange die Verwaltungsvorgänge vereinfachen, gestalten die Office Tools von Microsoft 365 interne Arbeitsprozesse effizienter und nutzerfreundlicher.

1. Erneuerung der IT-Infrastruktur

Weil der Support von Windows Server 2008 und Windows 7 bald ausläuft, werden die bestehenden Server- & Betriebssysteme von Microsoft 365 abgelöst: Dabei wird eine hybride Infrastruktur aufgebaut, bei der anteilig Systeme und Dienste über die Cloud bereitgestellt werden, etwa eine Geräteverwaltungssoftware.

2. Moderne IT-Tools und Cloud-Dienste

Die Kommunikationsmöglichkeiten bei der internen Zusammenarbeit werden durch neue kollaborativer Anwendungen und Dienste ausgebaut: Dank verschiedener Tools finden alle Mitarbeiter für ihren spezifischen Austausch das richtige Format, egal ob Chat, Telko oder Konferenz.

Daniel Wiesemann Team Baumanagement Collaboration synalis

„Da wir an zwei Standorten und sowohl im Büro als auch vor Ort an den Projekten und Baustellen tätig sind, ist eine gute Vernetzungsstruktur gefragt. Microsoft Teams und SharePoint unterstützen uns technisch mit der nötigen Flexibilität, sodass die mobile Zusammenarbeit erfolgreich gelingt.“

Daniel Wiesemann  (Projektleiter und Gesellschafter)

Ist-Zustand vorher:

On-Permise-Server, viel Verwaltungsaufwand und eingeschränkte Mobilität

Hinsichtlich Systemstabilität und Verfügbarkeit ist das Unternehmen stark abhängig vom eigenen Server. Kommt es zu technischen Störungen bedeutet das einen Arbeitsausfall für alle Mitarbeiter, die Datenzugriff benötigen. Für die Verwaltung von Hardware und Instandhaltung ist das IT-Team beziehungsweise ein externer Partner zuständig. Mobiles Arbeiten, das bei der Projektplanung von Bauobjekten regelmäßig anfällt, wird durch den lokalen Server erschwert.
Außerdem wird der Support von Windows Server 2008 zum Ende des Jahres eingestellt – aufgrund der ausbleibenden Sicherheitsupdates würde die IT demnach bald nicht mehr auf dem neuesten (Sicherheits-)Stand sein.

Ergebnis nach der Umstellung:

Hybride Infrastruktur, Entlastung der eigenen IT und volle Flexibilität und Mobilität

Es bietet sich an, einige Dienste in die Cloud zu überführen und Services zwecks Minderung des Verwaltungsaufwandes auszulagern: Microsoft Exchange, Intune, Sharepoint und Office Tools schenken Flexibilität. Alle Anwendungen erlauben dem gesamten Unternehmen zeit- und ortsunabhängigen Datenzugriff und unterstützen die mobile Arbeit optimal. So erlaubt MS Teams den Mitarbeitern etwa, sämtliche projektspezifische Informationen sofort im korrekten Kontext (mit Chatverlauf, Fotos, Unterlagen) zu teilen, statt E-Mails zu verschicken, die mit Pech im Posteingang verschwinden. 

Ziel erreicht: Flexibilität und neue Möglichkeiten mit Cloud-Diensten

Eine hybride Infrastruktur eröffnet dem Unternehmen neue Möglichkeiten hinsichtlich Prozessoptimierung und Verwaltung. Mit der zentralen Geräteverwaltung Microsoft Intune wird der Grundstein für die Sicherheit bei mobiler Produktivität gelegt. Mitarbeiter arbeiten dank Cloud-Services zeit- und ortsunabhängig auf jedem beliebigen Gerät – das ist gerade dann ein Vorteil, wenn man für verschiedene Bauprojekte viel auf Reisen ist. Einen Sicherheitsverlust hat TEAM Baumanagement durch die Geräteverwaltungssoftware nicht zu befürchten – die Administratoren legen Regeln und Richtlinien fest und schaffen somit das gewünschte Security Level.

Auch das IT-Team profitiert von den Umstrukturierungen: Der E-Mail-Dienst Microsoft Exchange bietet mehr Sicherheitsfunktionen und Speicherplatz, verringert aber gleichzeitig den internen Verwaltungsaufwand und entlastet die IT.

Die größte Veränderung für das Unternehmen bewirkt die Einführung von MS 365: Microsoft 365 Business bietet den Mitarbeitern eine Vielzahl an Optionen, wenn es um passende Kommunikationsmittel und die Gestaltung gemeinsamer Projekte geht. Mit dem Microsoft Teams Planner lässt sich nicht nur die eigene Arbeit optimal strukturieren, sondern auch gemeinsam organisieren. In Microsoft Teams können beispielsweise eigene oder gemeinsame Projekte und Aufgaben angelegt werden, die alle themenbezogenen Informationen zentral bündeln. Unübersichtlicher E-Mail-Verkehr weicht so einer zielführenden Art von Wissensaustausch und Informationsmanagement als technische Basis für nahtlose Zusammenarbeit und erfolgreich geplante Projekte.

Ihre Ansprechpartner

Tobias Felten synalis Head of Collaboration

Tobias Felten
Head of Collaboration

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: tobias.felten@synalis.de

synalis_Daniel_Philips_Cloud_Infrastruktur Cyber Security Köln Bonn

Daniel Philips
Head of CIS

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