Systematische IT-Infrastruktur bei der DHPG
synalis Referenz DHPG

Projekt:
Infrastruktur – Systematische IT-Infrastruktur-Optimierung

Seit über 60 Jahren steht die DHPG ihren Mandanten in Sachen Wirtschaftsprüfung, Steuer- und Rechtsberatung mit Rat und Tat zur Seite. Mit heute rund 350 Mitarbeitern an sechs Standorten im Rheinland belegt die DHPG Rang 14 unter den größten deutschen Wirtschaftsprüfungs-, Steuer- und Rechtsberatungskanzleien. Sie agiert regional, national sowie international und hat im richtungsweisenden internationalen NEXIA-Netzwerk eine führende Rolle. Für die Partner der DHPG bedeutet qualifizierte Beratung weit mehr, als nur auf veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Sie unterstützen Mandanten dabei, mögliche Chancen und Risiken frühzeitig zu erkennen und praktikable Lösungen zu entwickeln. Die Basis hierfür sind eine breite Branchenexpertise und der kontinuierliche Ausbau vielseitiger Dienstleistungen innerhalb der Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung und Rechtsberatung.

„Erfolgreiches wirtschaftliches Handeln ist eine ständige Herausforderung. Die DHPG unterstützt Sie dabei, immer komplexere und dynamischere Rahmenbedingungen zu meistern“, so lautet der erste Satz auf der DHPG Homepage. Dieser ganzheitliche Betreuungsansatz bedingt eine gute Vernetzung der Partner, ein effizientes Wissensmanagement und eine flexible Anpassung an die Kundenbelange.

Schritt für Schritt zu einer optimierten IT-Infrastruktur

Wie bei jedem Unternehmen, das konstant aus eigener Kraft heraus wächst, verändern sich mit dem Wachstum und der Weiterentwicklung der Technik die Ansprüche an eine funktionale und wirtschaftliche IT-Infrastruktur. Auf der Suche nach einem IT-Partner, der diese Ansprüche erfüllt, wurde 1988 der Grundstein für die Zusammenarbeit zwischen synalis GmbH & Co. KG und der DHPG gelegt. Anhand des sogenannten Reifegradmodells, welches vier Phasen – Basis, standardisiert, rationalisiert, dynamisch – beinhaltet, begann die kontinuierliche Optimierung der IT-Infrastruktur bei der DHPG.

Die Vorgehensweise

Phase 1 – Basis / Analyse

Phase 1 bestand in der Analyse der bestehenden Systeme und Anwendungen. Nachdem diese Analyse bei der DHPG durchgeführt wurde, entwickelte synalis ein Konzept für Phase 2.

Phase 2 – Vereinheitlichung / Standardisierung

Die DHPG betreibt schon seit den 70er Jahren mehrere Standorte im Rheinland. Hier wurden teilweise unterschiedliche Betriebssysteme eingesetzt, wie beispielsweise Windows und Novell. Der erste Schritt der Zusammenarbeit mit synalis bestand zunächst in der Entscheidung für Windows und der anschließenden Homogenisierung und Vereinheitlichung der Systemplattformen. Im nächsten Schritt wurde auch die Anwendungssoftware standardisiert. Das bedeutete beispielsweise, dass alle Mitarbeiter die gleiche Version von MS Office auf ihren Rechnern installiert bekamen.

Hatten zunächst alle Standorte ein eigenes Netzwerk, galt es nun, die Standorte untereinander zu vernetzen. Damit wurde unter anderem die Basis für den effizienten E-Mail-Austausch mit Dateianhängen gelegt. Denn bis zu diesem Zeitpunkt mussten alle Dokumente per Fax oder Datenträger an die Kollegen der anderen Standorte verschickt werden.

Als weitere Standards wurden in dieser Phase eine zentrale Active Directory Domänenstruktur sowie eine einheitliche Antiviren- und Datensicherungslösung eingeführt.

Die meisten dieser Schritte zur Standardisierung beinhalteten erhebliche Veränderungen der Arbeitsprozesse, was für die Beschäftigten eine große Umstellung bedeutete. Schnell wurden jedoch die Erleichterungen für die Mitarbeiter spürbar und sie stellten sich zügig auf die neuen Arbeitsweisen ein.

Phase 3 – Rationalisierung

Jede Phase baut kontinuierlich auf der notwendigen vorherigen Phase auf. So bedingte auch bei der DHPG, dass die gesetzten Standards nötig waren, um mit dem Rationalisierungsprozess an den einzelnen Standorten beginnen zu können. Die Servervirtualisierung führte dazu, dass nun weniger Server eingesetzt werden, Möglichkeiten zur Skalierung bestehen und ein Disaster Recovery existiert. Mit dem Einsatz von Terminalservertechnik wurde die Pflege der DATEV-Software stark vereinfacht, sodass auch hier eine spürbare Einsparung eintrat. Weitere Schritte zur Rationalisierung bestanden in einer automatisierten Patchverwaltung und der Installation einer zentralen Firewall.

Das Ergebnis nach diesen drei Phasen:

Für die DHPG wurde mit dem Abschluss der dritten Phase ein Höchstmaß an Rationalisierung an den einzelnen Standorten erreicht. Updates und Wartung der Systemplattform werden mittlerweile zentral durchgeführt und nicht mehr einzeln an jedem Standort. Das führt neben der Zeitersparnis zu einer enormen Kostenersparnis und gesicherten Standards auf allen Rechnern.

Im Ausblick Phase 4 – Dynamisierung

Und es gibt noch weitere Optimierungsmöglichkeiten: Die DHPG und synalis denken bereits über die Implementierung eines zentralen Rechenzentrums nach. Eine dynamische „Private Cloud“ soll verschiedene Dienste, Anwendungen und Mails verwalten. Das hat zur Folge, dass Rechner vor Ort gar nicht mehr nötig sind und stattdessen nur noch Thin Clients und Laptops eingesetzt werden, was wiederum den Kauf oder das Leasing sowie die Instandhaltung der Serversysteme vermeidet. Die extrem hohe Abhängigkeit von einem zentralen Rechenzentrum wird dann natürlich mit einem Notfall-Back-up-System abgesichert. Die Systeme laufen parallel und halten die Daten synchron, was den kompletten Ausfall ausschließt und eine nahezu 100%ige Verfügbarkeit gewährleistet. Dank der anstehenden Zentralisierung wird dieser hohe Verfügbarkeitsgrad wirtschaftlich überhaupt erst realisierbar. Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass auf sich verändernde Parameter dynamisch reagiert werden kann.

Die Zusammenarbeit

Worauf beruht der Erfolg der über 20 Jahre andauernden Zusammenarbeit zwischen der DHPG und synalis? Das Kreislauf-Prinzip ist zwar schlicht, aber es bedarf einer fortwährenden Energie beider Partner sich weiter entwickeln zu wollen. Am Anfang stehen eine Analyse und kritische Hinterfragung des IST-Zustands. Der zweite Schritt besteht aus Beratung und gemeinsamer Entwicklung des machbaren SOLL-Zustands. Es folgen Umsetzung und Betreuung durch synalis. Nach einem festgelegten Rhythmus wiederholt sich dieser Vorgang, was sicherstellt, dass sowohl seitens DHPG als auch seitens synalis innovative Impulse eingebracht werden.

Unterstützt wird das Prinzip vom institutionalisierten Arbeitskreis EDV, der aus einem Gremium von DHPG-Partnern und synalis-Mitarbeitern besteht. Seitens der DHPG werden die Entwicklung des Unternehmens beobachtet und eigene Optimierungsansätze eingebracht. Die Mitarbeiter von synalis studieren ihrerseits die Markt- und Produktentwicklungen und wägen ab, was für ihren Kunden DHPG auch wirtschaftlich sinnvoll ist. Dass dieses Strukturprinzip auch weiterhin der Erfolgsgarant für die Zusammenarbeit sein wird, darüber sind sich die Verantwortlichen bei der DHPG und synalis einig.