DHPG Serviceplattform mit Microsoft SharePoint

Serviceplattform für die DHPG mit Microsoft SharePoint – Einfach zu bedienen bei maximaler Sicherheit

Den Datenaustausch zwischen internen Mitarbeitern und externen Personen unter maximalen Sicherheitsanforderungen verbessern und gleichzeitig für eine vereinfachte Administration bei leichterer Bedienbarkeit sorgen, klingt wie die Quadratur des Kreises. Doch das waren die Kernanforderungen an ein IT-Projekt, mit denen die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft DHPG an synalis herangetreten ist.  Eingebunden waren die Zentrale in Bonn und neun weitere Standorte in Deutschland.

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Der Kunde

  • DHPG Wirtschaftsprüfungs- und
    Steuerberatungsgesellschaft
  • 500 Mitarbeiter
  • 10 Standorte
  • www.dhpg.de
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Die Anforderungen

  • Datenaustausch vereinfachen
  • Sicherheit maximieren
  • Intern und extern erreichbar sein
  • Benutzerfreundliche Bedienung
  • Administration vereinfachen
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Die Lösung

  • Service- und Kommunikations-
    plattform auf Basis von Microsoft SharePoint
  • Mehrstufiges Sicherheitskonzept
  • Getrennte Datenhaltung

Das Projekt

Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Insolvenzverwaltung sind die Kernthemen der DHPG, einem der führenden Unternehmen in ihrer Branche mit rund 500 Mitarbeitern verteilt auf zehn Standorte in Deutschland. Maximale Sicherheitsanforderungen gelten daher für die gesamte IT-Infrastruktur. Kommunikation, geschäftskritische Daten und Dokumente müssen vor fremden und falschen Zugriffen geschützt sein. Mit diesen Voraussetzungen wurde die synalis beauftragt, eine Plattform zur kollaborativen Zusammenarbeit und zur Vereinfachung des Datenaustauschs zwischen Beratern der DHPG und deren Mandaten zu entwickeln. Auch die dafür benötigte IT-Architektur sollte von synalis konzipiert und unter Einbeziehung des DHPG-internen IT-Ausschusses realisiert werden.

Ziele mit besonderer Herausforderung

Die Vorzüge der digitalen Technik – auch in der Kommunikation mit den Mandanten – nutzen und gleichzeitig die hochsensiblen Daten und Informationen, die bei der DHPG täglich anfallen und verarbeitet werden, schützen.  Bei aller Erfahrung, die synalis sowohl in IT-Projekten mit dem langjährigen Kunden DHPG als auch mit komplexen Anforderungen anderer Kunden gesammelt hat, war diese Vorgabe eine besondere Herausforderung für das Projektteam.

Die Zielvorgaben für die DHPG Serviceplattform:

  • Datenaustausch unter Einbeziehung maximaler Sicherheitsanforderungen vereinfachen
  • Zugriff für interne Mitarbeiter und externe Personen
  • Datentrennung zwischen Bereichen und Standorten – Namen von Mandaten eines Bereichs bzw. Standorts dürfen für andere Verwaltungsmitarbeiter nicht sichtbar sein
  • Benutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen
  • Administrative Entlastung

Ist-Zustand vor der Einführung

Bei der Diagnose der Ist-Prozesse rund um die Themen Kommunikation und Zusammenarbeit stellte sich sowohl bei Sicherheitsaspekten als auch beim Verwaltungsaufwand Optimierungsbedarf heraus. Geschäftskritische Daten wurden ausschließlich per E-Mail und im Falle von großen Datenmengen per Festplatte übermittelt. Jahresabschlüsse, Daten oder ganze Datenbankauszüge tauschten Standorte und Personen aufwändig untereinander aus. Folglich waren nicht nur der Sicherheitsaspekt, sondern auch die Faktoren Zeit- und Prozessoptimierung Teil des synalis Lösungskonzepts, das zunächst in Soll-Prozessen dargestellt wurde.

Die Lösung von synalis

Basierend auf einer integrativen prozessorientierten Vorgehensweise, die sowohl die Kernprozesse als auch die Management- und Unterstützungsprozesse beleuchtet, einer speziell auf die Anforderungen ausgerichteten Referenzarchitektur von Microsoft und der Lösung Microsoft SharePoint hat das Projekt-Team der synalis in einem Zeitraum von sechs Monaten eine Serviceplattform umgesetzt. Über diese erfolgt nun zentralisiert die gesamte Onlinekommunikation und der Datenaustausch zwischen den Beratern und Mandanten. Alle an der Plattform Beteiligten können Dateien einstellen, bearbeiten, Neuigkeiten mitteilen oder Termine eintragen. Insbesondere der Versand per Post oder von E-Mails mit großem Anhang entfällt komplett. Jahresberichte, geschäftsrelevante Daten oder Datenbankauszüge werden zentral und zugriffsrelevant in SharePoint abgelegt. Die Administration der Bereiche und externen Benutzer erfolgt durch Verwaltungsmitarbeiter der DHPG.

Kernaspekte des Konzepts

Verstärkte Sicherheit

  • Mehrstufige Sicherheit: U. a. durch getrennte Zugänge für interne und externe Personen, Verschlüsselung und getrennte Datenhaltung
  • Standortbezogene Kontrolle: Administration der Benutzer und Bereiche durch zwei bis drei zentrale Verwaltungsmitarbeiter je Standort
  • Vier-Augen-Prinzip: Zugriff auf Bereiche erfolgt durch interne Verwaltungsmitarbeiter und die anschließende Freigabe des jeweiligen Beraters

Einfache Nutzung und Administration

  • Positive User Experience: Eine einfache Administration für Verwaltungsmitarbeiter und intuitive Bedienbarkeit für Benutzer
  • Verkürzter Bewilligungsprozess: Zugriff auf Mandantenbereiche erfolgt orts- und zeitunabhängig durch digitale Freigabe
  • Zentralisierte Zusammenarbeit: Vereinfachung des Informations-, Datei- und Datenaustauschs zwischen Mitarbeitern sowie Beratern und Mandanten

Mehrstufiges Sicherheitskonzept

Das Anlegen von externen Benutzern und der damit verbundene Zugriff auf Bereiche erfolgt durch zwei bis drei interne Verwaltungsmitarbeiter der DHPG je Standort. Zugriffe auf Bereiche werden nach dem Vier-Augen-Prinzip gewährt – Legt der Verwaltungsmitarbeiter einen Benutzer an und im Anschluss einen Bereich, erhält im ersten Schritt der betreffende Berater Zugang. Dieser prüft die Zugriffanfrage für den neuen externen Benutzer und gibt diese dann frei.

Der interne DHPG-Zugriff und der externe Zugriff durch die Berater und Mandaten erfolgt getrennt voneinander. Für die externen Benutzer, deren Accounts in einer separaten Datenbank verwaltet werden, steht eine aus dem Internet erreichbare URL zur Verfügung. Der interne Zugriff ist nur über einen DHPG-Benutzer-Account möglich, der über das Active Directory der DHPG verwaltet wird. Maximale Kontrolle und Transparenz sind somit gewährleistet.

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Warum Microsoft SharePoint?

Neben den bereits genannten sicherheitsrelevanten Aspekten war das Lizenzmodell von Microsoft SharePoint ausschlaggebend. Für externe Benutzer fallen keine Lizenzgebühren an, nur für interne Benutzer. SharePoint bietet zudem die Möglichkeit, weitere Prozesse flexibel einzugliedern. Der Gedanke: Langfristig eine zentrale Plattform zur ganzheitlichen und prozessoptimierten Zusammenarbeit.

Der Nutzen für die DHPG

Mit der Einführung der Serviceplattform ist nicht nur eine Vereinfachung des Datei-und Datenaustauschs mit Mandanten und Beratern gewährt, sondern auch eine sichere und zentrale Speicherung aller Daten auf dem SharePoint Server im DHPG-Rechenzentrum. Darüber hinaus ergeben sich konsistente Daten, die Möglichkeit der Nachverfolgung, maximale Verfügbarkeit, ein verringerter Verwaltungsaufwand und eine positive User Experience sowohl auf Seiten der DHPG-internen Mitarbeiter als auch auf Seiten der Berater und deren Mandaten.

Die Nutzung einer zentralen Informations- und Kommunikationsplattform kann langfristig und unter Einbeziehung weiterer möglicher Dienste flexibel und beliebig skalierbar erweitert werden. Für die DHPG ergibt sich daher nicht nur ein aktueller Nutzen hinsichtlich Sicherheit und Prozessoptimierung, sondern auch eine zukunftsorientierte Plattform zur kollaborativen Zusammenarbeit und Kommunikation.

Ihr Ansprechpartner

Tobias Felten SharePoint Berater synalis

Tobias Felten
Bereichsleiter Collaboration

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: tobias.felten@synalis.de