DHPG Portal – Vom Dokumenten-Management bis zum Social Intranet
synalis Referenz DHPG

Projekt:
SharePoint ersetzt Intranet – Vom Dokumenten-Management bis zum Social Intranet

Unternehmer haben täglich wichtige Entscheidungen zu treffen. Dabei werden sie von der DHPG, einem Beratungsunternehmen in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Steuer- und Rechtsberatung sowie Insolvenzverwaltung und Sanierungsberatung ganzheitlich unterstützt. Die DHPG zählt zu den 15 führenden Unternehmen der Branche: Rund 500 Mitarbeiter an 10 Standorten in Deutschland begleiten geschäftliche und private Mandanten in der Erreichung ihrer Ziele. Zentrales Anliegen ist dabei eine enge persönliche und vertrauensvolle Beziehung zum Mandanten und eine Beratung aus einer Hand, das heißt, durch einen festen Ansprechpartner. Wann immer es erforderlich ist, zieht dieser persönliche Berater standortübergreifend Spezialisten hinzu.

Zwei wichtige Voraussetzungen müssen für dieses Geschäftskonzept erfüllt sein: Ein gut funktionierender Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens und bei allen Beratern bereichs- und standortübergreifend gleich verlaufende Arbeitsprozesse.

Schon lange wurde bei der DHPG eine Intranetplattform auf der Basis von SharePoint 2003 betrieben, die aber inzwischen technisch veraltet war. Viel wichtiger: Die Unternehmenspolitik und damit die Erwartung an ein solches Instrument haben sich verändert. Alle Mitarbeiter sollten nun durch ein interaktives Unternehmensportal verstärkt in einen standortübergreifenden Informationsaustausch kommen. „Eine Mitarbeiterbefragung hatte ergeben, dass der Wunsch besteht, Informationen schnell zu finden und über Standorte und Aufgabengebiete hinweg zu teilen“, erklärt Klaus Altendorf, Partner der DHPG und im Kanzleimanagement für den Fachbereich IT zuständig. Schnell wurde deutlich, dass dafür eine komplexe Intranet-Lösung mit einer komplett neuen Struktur benötigt würde. Die DHPG ist seit vielen Jahren Kunde von synalis, da lag es nahe, auch dieses Projekt gemeinsam anzugehen.

Die neue DHPG Portallösung wurde auf der Basis von Microsoft SharePoint 2013 errichtet. Diese Software bietet vom Social Intranet bis zum Dokumenten-Management eine Vielzahl an Funktionen für die interne Kommunikation.

Dies sind die wichtigsten Elemente des neuen DHPG-Portals:

1. Startseite

Die Startseite des internen Unternehmensportals ist mit folgenden vier Elementen wie eine moderne Nachrichten-Webseite gestaltet: Die Kurzübersicht des Unternehmensblogs der Geschäftsleitung geben einen Überblick über neue Projekte und anstehende Veränderungen. Ergänzt werden sie durch den News-Bereich, in den jeder Mitarbeiter Nachrichten eingeben darf. In einem Infokasten sind die wichtigsten Termine im Unternehmen sofort sichtbar. Abgerundet wird die Seite durch zwei Schlagwort-Sammlungen, so genannte „Tag Clouds“, getrennt nach Fachinhalten und allgemeinen Kommunikationsinhalten.

2. Zusammenarbeitsbereiche

Ganz gleich, ob es sich um ein offizielles Team handelt, wie z. B. eine Abteilung, oder um eine in Eigeninitiative gegründete Arbeitsgruppe – alle Mitarbeiter können so genannte „Zusammenarbeitsbereiche“ anlegen. Für diese virtuellen Gruppen stehen verschiedene Apps zur Verfügung: Jeder Teilnehmer kann sich durch Newsfeed, Kalender, Aufgabenliste und Dokumentenbibliothek jederzeit auf den aktuellen Stand bringen oder im Diskussionsforum seine Einschätzung zum Projekt posten. Die Arbeitsbereiche lassen sich in verschiedenen Sichtbarkeitsstufen anlegen. „Offen“ bedeutet, dass jeder Mitarbeiter Inhalte bearbeiten darf. Bei „halb-offen“ können auch unbeteiligte Kollegen die Inhalte einsehen. Geschlossene Arbeitsbereiche stehen nur explizit eingeladenen Teilnehmern zur Verfügung.

3. Wissensmanagement

Für jeden der Tätigkeitsbereiche der DHPG – das sind Wirtschaftsprüfung, Steuerberatung, Rechtsberatung und Insolvenzverwaltung – gibt es auch im Intranet einen eigenen Bereich. Die jeweiligen Experten im Unternehmen veröffentlichen hier Fachbeiträge zu Spezialthemen. Die DHPG-Berater können dieses Expertenwissen jederzeit, auch von unterwegs, abrufen. Alle Mitarbeiter haben die Möglichkeit, direkt im Portal neue Themen für Fachbeiträge vorzuschlagen, zu denen sie sich mehr Hintergrundwissen wünschen. Der Fachausschuss des jeweiligen Bereichs bestimmt dann einen Autor. Dieser stellt seinen fertigen Text ins Portal ein, wo er von den Ausschussmitgliedern direkt geprüft und für alle Mitarbeiter freigegeben werden kann.

4. Interaktive Kommunikation

Entsprechend der neuen DHPG-Unternehmensphilosophie können sich die Mitarbeiter auf vielfältige Weise in das Portal einbringen: Sie können Nachrichten auf der Startseite einstellen, Fachinformationen einfordern, in Eigenregie virtuelle Arbeitsgruppen gründen und sich in einem persönlichen Profil den Kollegen mit Lebenslauf und Hobbies bekanntmachen. In ihren eigenen Beiträgen übernehmen die Mitarbeiter auch die Verschlagwortung selbst und wie auf Facebook können sie Inhalte mit „Likes“ bzw. Sternen bewerten. All das dient dazu, auch den informellen Austausch unter den Kollegen anzuregen.

5. Einfache Suche und schnelle Übersicht

Die Tag Clouds auf der Startseite bieten die Möglichkeit, in einer Art Querschnitt alle relevanten Dokumente zu einem bestimmten Stichwort in den verschiedenen Bereichen des Portals zu finden. Zum Schlagwort „Konzernabschlussprüfung“ finden die Mitarbeiter dort zum Beispiel einen Fachbeitrag, einen Blogbeitrag, ein Musteranschreiben und mehrere Formulare. Außerdem können die Mitarbeiter ähnlich wie beim sozialen Netzwerk Twitter Personen, Dokumenten oder Tags folgen. Sie erhalten dann automatisch und sofort alle Nachrichten zu den gewählten Themen.

6. Vorgehensweise

Die Anwendung ist aufgrund der vielfältigen Funktionen sehr komplex. Deshalb wurden die einzelnen Bereiche einer nach dem anderen eingerichtet und dem Kunden zum Testen zur Verfügung gestellt. Erst nachdem jeweils alle Punkte der Anforderungsliste als erfüllt abgehakt werden konnten, wurde ein Teilbereich freigegeben und der nächste in Angriff genommen.