Erneuerung der bestehenden IT-Infrastruktur mit teilweiser Migration in die Cloud für die Kanzlei Lehmkühler Rechtsanwälte Steuerberater

Erneuerung der bestehenden IT-Infrastruktur mit teilweiser Migration in die Cloud für die Kanzlei Lehmkühler Rechtsanwälte Steuerberater

Systempartner-unabhängig, flexibel und nachhaltig sollte das neue IT-Konzept für die Kanzlei Lehmkühler Rechtsanwälte Steuerberater sein. Die besondere Herausforderung bestand darin, die Umstellung von der bestehenden auf die neue IT-Infrastruktur in einem sehr kurzen Zeitfenster zu vollziehen, um so die Ausfallzeit und die damit verbundene Unterbrechung des Tagesgeschäfts auf Seiten der Kanzlei zu minimieren. Nicht nur das konnte synalis gewährleisten: Von der Analysephase bis zur finalen Umstellung auf die neue IT-Infrastruktur vergingen nicht einmal sechs Wochen.

Markus Lehmkühler

Wir haben mit synalis einen Dienstleister gefunden, der ein für uns passendes Gesamtpaket entwickelt hat, das auf unsere Probleme und Bedürfnisse ausgelegt ist und uns eine technologisch nachhaltige Entwicklung ermöglicht, die sich transparent und unabhängig von IT-Systempartnern für uns weiterentwickeln lässt.“
Rechtsanwalt Markus Lehmkühler, Kanzleiinhaber

Der Kunde

Die Kanzlei Lehmkühler Rechtsanwälte Steuerberater wurde 2002 von Rechtsanwalt Markus Lehmkühler gegründet und um angestellte Berufsträger erweitert. Im Team arbeiten heute Rechtsanwälte, Steuerberater, Diplom-Kaufleute und Betriebswirte. Durch den interdisziplinären Ansatz und die fachliche Spezialisierung der Berufsträger berät die Kanzlei Mandanten auf der Basis einer ausführlichen und zielorientierten Analyse, erarbeiten effektive Lösungen und vertreten konsequent die Interessen ihrer Mandanten.

Das Projekt

Ausgehend von einem Analyse-Workshop zusammen mit dem Kunden, einer Bestandaufnahme der bestehenden IT-Infrastruktur und einer daraus hervorgehenden Bewertung stellte synalis der Kanzlei Lehmkühler Rechtsanwälte Steuerberater ihren Ansatz für die Erneuerung der IT-Infrastruktur als IT-Systempartner vor. Ein nachhaltiges Konzept, bei dem synalis sich um jeden einzelnen Schritt der Umsetzung kümmert, Transparenz und Unabhängigkeit für den Kunden bietet und die monatlichen Wartungs- und Lizenzkosten fix sind. Die Kombination aus Hardwareerneuerung, Schaffung von einheitlichen Strukturen und die sukzessive Auslagerung von Daten und Diensten in die Cloud bildeten hierfür die Basis.

IT Projektumsetzung synalis

Ist-Zustand vor der Einführung

Durch die Bestandsaufnahme und die Befragung des Kunden im Analyse-Workshop konnte festgestellt werden:

  • Welche Systeme sind vorhanden, welche Art von Clients, Server oder Drucker (Infrastruktur an den Standorten)
  • Welche Programme werden eingesetzt und wie werden sie bereitgestellt
  • Wie hoch ist das Datenvolumen und wo entsteht der Hauptanteil
  • Welche Probleme und Bedürfnisse bestehen aus Sicht des Kunden

In diesem Zusammenhang wurde folgende Sachlage ermittelt:

  • Kapazitätsprobleme im Bereich der Datenspeicherung
  • Eingeschränkte Erweiterbarkeit bestehender Serversysteme
  • Abhängigkeit vom aktuellen IT-Systempartner bei sämtlichen infrastrukturbezogenen administrativen Prozessen
  • Negative Beeinträchtigung des Arbeitsflusses auf Seiten der Mitarbeiter durch wiederkehrende Wartungsfenster und Datensicherungen
  • Mangelnde Transparenz und Nachvollziehbarkeit bezüglich monatlicher Kosten

Die Anforderungen

Mit dem Blick auf die Ist-Situation und begleitet durch die Vorstellung aktueller Möglichkeiten und Lösungsanasätze durch synalis stand für die Kanzlei Lehmkühler die bewusste Investition in neue Technologien im Fokus. Darüber hinaus war man offen für ein zukunftsorientiertes und nachhaltiges Konzept inklusive Cloud-Migration. Nicht nur die Lösung bestehender Probleme stand somit im Fokus, sondern auch die langfristige technologische Ausrichtung der Kanzlei. Folgende Anforderungen wurden definiert:

Infrastruktur

  • Speicherplatzoptimierung aufgrund erhöhtem Datenvolumen auf Servern
  • Ablösen bestehender Server-Systeme
  • Ablösung bestehender Betriebssysteme auf Clients
  • Schaffung einer für den Kunden nachvollziehbaren und transparenten Berechtigungsstruktur
  • Minimierung von individuellen Benutzerzugriffsrechten durch eine Gruppenrichtlinienstruktur
  • Einführung von Richtlinien und Konventionen zur Benutzerverwaltung
  • Temporärer Einsatz von Office 2013 wegen aktuell noch bestehender Kompatibilitätsproblemen im Bereich Branchensoftware
  • Zugangsmöglichkeit der Mitarbeiter von extern (Homeoffice, Zweigstellen)

 

Unternehmen

  • Vermeidung einer dienstleisterbezogenen Abhängigkeit
  • Vermeidung von negativen Beeinträchtigungen der Mitarbeiter durch Systemwartungsfenster und Datensicherungen
  • Kostenoptimierung mit nachvollziehbaren fixen monatlichen Kosten
  • Umstellung der Systeme und Migration der Daten in einem durch den Kunden vorgegeben Zeitfenster, um Ausfallzeiten der Mitarbeiterproduktivität zu minimieren
  • Optimierung des Support-Prozesses

Die Lösung

Aufbauend auf den Problemen und den Bedürfnissen der Kanzlei Lehmkühler Rechtsanwälte Steuerberater wurde die komplette IT-Infrastruktur erneuert, bestehende Daten migriert und zur Datenvolumenoptimierung Microsoft Exchange als Dienst in die Microsoft Cloud / Office 365 migriert. Durch die Auslagerung von weiteren Diensten wie dem Virenschutz und dem Backup-Management in die Cloud konnten nicht nur die Verfügbarkeit, die Sicherheit und die Flexibilität der IT-Infrastruktur maximiert werden, sondern auch Aufwände von wartungsintensiven Anwendungen und Diensten und damit verbundene Kosten minimiert werden.

Kernaspekte der Lösung

Konzept

  • Optimierung des aufkommenden Datenvolumens durch Auslagerung von Microsoft Exchange in die Microsoft Cloud (Office 365)
  • Auslagerung von wartungsintensiven Diensten (Microsoft Exchange, Virenschutz, Backup-Management) in die Cloud
  • Bereitstellung des synalis Ticket-Systems zur Standardisierung des Supportprozesses und einer dokumentierten, nachvollziehbaren Problembehebung
  • Schaffung einer Kostentransparenz und Nachvollziehbarkeit durch einen synalis Wartungsvertrag mit Fixbetrag

System

  • Neuaufbau IT-Domäne (Active Directory Struktur) mit dokumentierten, logischen Berechtigungsstrukturen und Gruppenrichtlinien
  • Umstellung der Virtualisierungsplattform von Citrix auf Hyper-V von Microsoft, somit ein zentraler Anbieter für die Infrastruktur
  • Einbindung neuer Firewall zur sicheren Anbindung der Niederlassungen und externer Zugriffe
  • Migration bestehender Daten
  • Einsatz von Office 365 und Microsoft Cloud-Diensten zur Optimierung von Lizenzkosten und für den ortsunabhängigen Zugriff

Der Nutzen für die Kanzlei Lehmkühler

Mit der Umstellung auf die neue IT-Infrastruktur und die damit verbundene anteilige Migration in die Cloud ergeben sich mehrere Nutzenaspekte für die Kanzlei: Die Mitarbeiter werden nicht mehr durch wiederkehrende Wartungsfenster, Updates oder Datensicherungen in ihrem Arbeitsablauf unterbrochen. Ihnen steht ein moderner und flexibler Arbeitsplatz zur Verfügung, der durch den Einsatz von Exchange Online einen orts- und zeitunabhängigen Zugriff auf E-Mails ermöglicht.

Hohe und nur bedingt kalkulierbare Einmalkosten werden durch transparente monatliche Fixkosten ersetzt und eine flexible und einfach skalierbare Lizenzierung durch Microsoft Lizenzmodell (Office 365).

Durch das Online Ticket-System der synalis können zeit- und ortsunabhängig technische Probleme gemeldet und entsprechend schnell behoben werden, wobei jeder Supportfall und der damit verbundene Aufwand von beiden Seiten nachvollzogen werden kann.

Fazit

synalis cloud-orientierte IT-Strategie sorgt für maximale Verfügbarkeit, Flexibilität und Sicherheit und in Kombination mit einem individuellen Wartungsvertrag für Kostentransparenz und Planbarkeit. Hinzu kommt der durch die Lösungskomponenten erzeugte Aspekt der Unabhängigkeit von IT-Systempartnern. In dieser Kombination profitiert die Kanzlei Lehmkühler Rechtsanwälte Steuerberater von eine nachhaltigen und zukunftsorientierten IT-Strategie und der Option zur Nutzung weitere Cloudkomponenten aus der Microsoft Cloud.

Ihr Ansprechpartner

Hendrik Lau synalis Cloud Infrastruktur

Hendrik Lau
Consultant Cloud Infrastruktur, synalis

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: hendrik.lau@synalis.de