Zentrale Unternehmenssteuerung mit Microsoft Dynamics NAV

Kunde:
Gebr. Willach GmbH

Projekt:
ERP / Zentrale Unternehmenssteuerung mit Microsoft Dynamics NAV

Wer einen Apotheker fragt, wie der Name des führenden Qualitätsanbieters von Apothekenlogistik ist, wird dieser höchstwahrscheinlich den Namen Willach nennen. Seit 1963 entwickelt das Unternehmen aus Ruppichteroth Lagersysteme für Apotheken. Ende der 1960er Jahre hat es sich mit den klassischen Apothekerschubladen, die heute unter der Marke FAMA vermarktet werden, sowie seit Mitte der 1990er Jahre mit dem innovativen Aufbewahrungssystem CONSIS zur vollautomatischen Medikamentenausgabe, einen Namen gemacht. Ein weiteres Standbein stellt die Marke VITRIS dar. Mit ihr zählt die Gebr. Willach GmbH zu den führenden Herstellern von Glasbeschlägen in Europa. Die Unternehmensgeschichte reicht bis ins Jahr 1889 zurück, als die Gebrüder Otto und Hugo Willach eine eigenständige Produktion für Schlösser und Beschläge aufbauten.

Rund 150 Mitarbeiter beschäftigt Willach an den Produktionsstandorten in Ruppichteroth und Burgstädt in Sachsen. Mit einem ganzheitlichen Beratungs- und Service-Konzept ermöglicht das Unternehmen effiziente und flexible Apothekenlogistik im In- und Ausland. Der weltweite Exportanteil liegt bei über 75 Prozent.

Als gewachsenes Unternehmen wurden bei Willach in der Vergangenheit für betriebswirtschaftliche Zwecke und zur Steuerung des Unternehmens nach und nach EDV-Systeme und Datenbanken eingeführt. Diese waren teils eigene Entwicklungen und teils Zukäufe von Fremdanbietern. Über die Jahre hinweg hatte sich so eine große Anzahl von bereichsspezifischen Systemen angesammelt, die wenig oder gar nicht miteinander verknüpft waren. Um das Unternehmen effizienter, strukturierter und nachhaltiger zu steuern, wollte Willach ein integriertes System einführen, das alle betrieblichen Abläufe darstellt und aussagekräftige Auswertungen liefert.

Die Anforderungen in der metallverarbeitenden Branche bestehen zum einen in der großen Fertigungstiefe, die eine komplexe Stücklistenstruktur hervorruft und zum anderen in der Umrechnung von Mengeneinheiten. Zusätzlich gibt es unterschiedliche Besonderheiten beim Umgang mit den jeweiligen Werkstoffen. Aluminium wird beispielsweise in Kilogramm eingekauft und ab Wareneingang nur noch in Metern erfasst. Im Stahlmarkt hingegen unterliegen die Rohstoffpreise ständigen Schwankungen. Das wiederum hat für die verarbeitende Industrie Auswirkungen auf die Preisgestaltung ihrer Produkte. Bei Willach kommt noch hinzu, dass sie sowohl im Anlagenbau, sprich Einzelanfertigung, als auch in der Serienproduktion tätig sind.

Die Einführung eines integrierten, zentralen Systems betrifft die kompletten betrieblichen Abläufe – von der Unternehmensleitung über die kaufmännischen Bereiche bis hin zur Produktion. Das hat zum Teil auch organisatorische Strukturveränderungen zur Folge. In der Praxis hat sich bewährt, dass in den Veränderungsprozess nahezu alle Abteilungen und Mitarbeiter involviert werden. Denn die Beteiligung an der Ausgestaltung der Abläufe erhöht die Akzeptanz der neuen Strukturen.

Die Herausforderung für den IT-Dienstleister bestand in wenigen, individuellen firmenspezifischen Verfahren, die erhalten werden sollten. So war Willach beispielsweise wichtig, dass ihr ausgeklügeltes Kalkulationsverfahren in der neuen Software abzubilden ist. Eine weitere Anforderung bestand in einer einfachen und bedienerfreundlichen Lösung für die Dateneingabe in der Produktion und im Lager.

Nach einer gründlichen Recherche nach dem für ihre Belange passenden System, hatten die Verantwortlichen bei Willach sich für die Lösung Microsoft Dynamics NAV entschieden. Bei der Auswahl des Microsoft-Partners, der diese Lösung implementieren sollte, vertraute man einer Empfehlung eines Geschäftspartners. In einem Auswahlverfahren setzte sich die genannte Empfehlung, die Firma synalis GmbH & Co. KG, gegenüber den anderen Anbietern durch.

Die Herangehensweise ist bei synalis klar strukturiert. Vor Auftragserteilung findet zunächst ein erster mehrtägiger Kick-off-Workshop mit den einzelnen Fachbereichen des Kunden und den Beratern von synalis statt. Hier wird der Leistungsumfang grob erarbeitet, um ein erstes Angebot erstellen zu können. Anhand von Checklisten, die synalis bereitstellt, beginnen die Beteiligten in der Folge gemeinsam einen detaillierten Anforderungskatalog zu erstellen. Dieser bildet die Grundlage für ein Konzept mit einer validen Angebotserstellung und die anschließende Auftragserteilung. Der Vorteil für den Kunden Willach bestand in der pragmatischen und effizienten Vorgehensweise bei der Erstellung des Anforderungskatalogs. Denn hier wurden wirklich nur die Vorgänge festgehalten, die für die Umsetzung relevant waren. Darüber hinaus konnte Willach in dieser Phase die Zusammenarbeit mit synalis testen.

Gemeinsam vereinbarten die Verantwortlichen bei Willach und synalis, dass man sich als erstes dem zu übernehmenden und ausgeklügelten Kalkulationsverfahren widmen wollte. Denn für die Schnittstellenprogrammierung und anschließende Tests sollte ausreichend Zeit zur Verfügung stehen. Anschließend beschrieben die Experten bei Willach die Vorgänge, die mit angepassten Standardmodulen von Dynamics NAV abgedeckt werden konnten.

Die Anforderung des Kunden hinsichtlich einfacher Bedienung des neuen Systems in der Produktion und im Lager wurde mit einer Funkscanner-Technologie gelöst. Diese sorgt neben der leichten Handhabung für eine gen null tendierende Fehlerquote. Zur Einführung dieser modernen und sicheren Technologie zog synalis seinen Netzwerk- Partner Synko hinzu.

Im Rahmen von weiteren Workshops mit Vertretern aus den Fachbereichen Einkauf, Verkauf, Arbeitsvorbereitung, Rechnungswesen und Geschäftsführung seitens Willach sowie dem Team von synalis entstand die Feinkonzeption zur Datenintegration. Die Migration und Erhaltung der Daten aus den verschiedenen Altsystemen stellt in der Regel an alle Beteiligten hohe Anforderungen. Entschärft wurde das bei Willach durch einen Dynamics NAV-Testtag. An einem Samstag, ca. einen Monat vor der geplanten Einführung, wurde mit allen Beschäftigten das neue Programm im Echtbetrieb getestet. Ziel war es, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem neuen System vertraut zu machen und eventuelle Fehler aufzudecken. Zuvor fanden natürlich entsprechende Anwender- Schulungen statt.

Fünf Monate nach Projektstart war es soweit: Der Tag, ab dem Willach auf eine zuverlässige Datenquelle zur Unternehmenssteuerung zugreifen konnte, war festgelegt. Die Installation im Echtsystem verlief einwandfrei und alle Benutzer konnten mühelos mit Dynamics NAV arbeiten, da sie mit dem System bereits vertraut waren. Direkt im Anschluss an die Installation lief der fortwährende Anpassungs- und Entwicklungsprozess an. Denn neben der ständigen Weiterentwicklung des Systems, gab es bei Willach in dieser Zeit Änderungen in der Unternehmens- und Geschäftsstruktur. Die flexible Anpassung, die durch den Einsatz von NAV möglich war, erstaunte und bestätigte die Verantwortlichen bei Willach in ihrer Entscheidung.

Die fortlaufende Zusammenarbeit mit synalis besteht in einem Wartungsvertrag, der Service und Support des laufenden Systems sichert. Darüberhinaus wurde in einer zweiten Phase ein sukzessiver Ausbau des Programms betrieben. Kurz nach der Einführung des Systems wurde ein zweiter Mandant installiert, um die vertrieblichen Prozesse der Willach+Heise GmbH mit den bestehenden Abläufen mit der Gebr. Willach GmbH zu vernetzen. Mittlerweile sind auch die Versandabläufe in eine integrierte Versandlösung überführt und zum elektronischen ATLAS Zollverfahren ist eine Verbindung geschaffen.

Der Nutzen

Ein großer Veränderungsprozess in der IT-Landschaft eines Metallverarbeiters wirft im Rahmen der Erfolgskontrolle einige Fragen auf, die Willach für sich positiv beantwortet:

  • Ja, die Einführung hat für die Beschäftigten und das Unternehmen eine Verbesserung gebracht.
  • Ja, die Kosten-Nutzen-Relation stimmt.
  • Ja, die neuen Abläufe sind wirtschaftlicher.
  • Ja, die Mitarbeiter, Mitarbeiterinnen und Kunden sind zufrieden.
  • Ja, wir würden Microsoft Dynamics und den Partner synalis weiterempfehlen.