Kunden-, Interessenten-, Objektverwaltung und Aktivitäten-Management
Grafental_logo

Kunde:
Grafental

Projekt:
CRM – Kunden-, Interessenten-, Objektverwaltung und Aktivitäten-Management

Wo Düsseldorfs grünes Herz schlägt, dort liegt Grafental. Zwischen Aaper Wald und Grafenberger Wald, direkt bei Golfplatz und Ostpark, entsteht ein lebenswerter neuer Stadtteil, der mit seinem hohen Anteil an Grünflächen bestens mit der Umgebung harmoniert. Aufgabe der Grafental GmbH & Co. KG ist es die unterschiedlichen Gebäudekomplexe zu planen und zu bauen sowie die Wohnflächen – von der Zweizimmerwohnung bis zum Stadthaus – zu verkaufen und zu verwalten.

Die qualitativ hochwertige Ausstattung verlangt eine professionelle und persönliche Beratung. Das erfordert wiederum ein umfassendes Wissen um die individuellen Kundenwünsche gepaart mit einer zuverlässigen Transparenz über die noch freien beziehungsweise reservierten Objekte und deren Baufortschritt.

„Wir wollen einen eng verzahnten Verkaufs- und Objektverwaltungsprozess in einem neuen IT-System darstellen, damit wir unsere Kunden optimal beraten können und selber immer auf dem aktuellen Stand sind“, fasste Andreas Mauska, Vertriebsleiter bei Grafental, die Anforderungen zu Beginn der Zusammenarbeit mit synalis zusammen.

In erster Linie bestand die Anforderung darin, dass der Vertrieb die Kunden bzw. Interessenten- sowie Objektverwaltung darüber abwickelt. Von der ersten Anfrage bis zum Verkauf der Immobilie sind viele kleine voneinander abhängige Prozessschritte zu berücksichtigen, die das CRM System abbildet um unter anderem automatische Workflows anzustoßen. Gleichzeitig muss jeder Vertriebsmitarbeiter jederzeit und übersichtlich auf den aktuellen Stand des Verkaufs- und Bauabschnittprozesses zugreifen können, damit er gegenüber seinen Interessenten valide Aussagen treffen kann.

Eine Schnittstelle für Kundenanfragen von der eigenen Webseite sowie für den Objekt-Upload zu den gängigen Immobilienportalen, wie Kalaydo, ImmobilienScout24, Immowelt und Immonet, soll das Angebot im Web jederzeit aktualisieren.

Im Folgenden wird beschrieben, wie der Verkaufsprozess verbunden mit der Objektanfrage nun durch die Einführung des Microsoft Dynamics CRM Systems abgebildet wird:

Objektverwaltung

Im CRM System legt der Vertriebsmitarbeiter die einzelnen Objekte mit einer eindeutigen Objektnummer und einer detaillierten Beschreibung für den internen und externen Gebrauch an. Von hier aus kann per Klick das Angebot über einen Webservice – basierend auf dem Standard OpenImmo-Format – in den entsprechenden Immobilienportalen hochgeladen werden.

Anfrage eines Interessenten

Meldet sich daraufhin ein Interessent über die Anfragemaske, wird automatisch eine E-Mail mit XML-Anhang an eine CRM Warteschlange gesendet. Nach manueller Überprüfung werden die strukturierten Daten des XML-Anhangs per Knopfdruck in einen neuen Interessentendatensatz konvertiert und direkt mit dem gewünschten Objekt im CRM verknüpft. Alternativ können Interessentendaten aus anderen Kanälen manuell im System über Standard- oder Schnellerfassungsformulare angelegt werden.

Vertriebsunterstützung

Nach dem Anlegen der Daten ordnet der Vertriebsleiter die jeweilige Anfrage direkt einem Vertriebsmitarbeiter zu. Dieser erfasst via Workflow-Unterstützung eine Objektanfrage mit Bezug auf das Objekt und den Kontakt, die zunächst die voreingestellte Klassifizierung „Interessent“ erhält. Zusätzlich bekommt der zuständige Vertriebsmitarbeiter automatisch eine Aufgabe mit Fälligkeitstermin per Microsoft Outlook zugeordnet, um die Daten zu qualifizieren.

Besteht Interesse an einem oder mehreren Objekten, so können weitere Objektanfragen manuell erfasst und die Standard Entitäten des CRM-Systems für die weitere Nachverfolgung des Leads genutzt werden. Anhand von personalisierten Vorlagen werden auf Knopfdruck Angebote mit aus dem System generierten Preislisten an die Interessenten gesendet. Besteht ein direktes Interesse klassifiziert der Mitarbeiter das entsprechende Objekt mit „blockiert“ bzw. „reserviert“, sodass es automatisch mit Fälligkeitsdaten versehen wird und damit für weitere Interessenten bzw. anderen Vertriebsmitarbeitern nicht mehr zur Verfügung steht.

Verkaufsprozess

Ist der Verkaufsabschluss erfolgreich, setzt der Vertriebsmitarbeiter die Objektanfrage auf den Status „verkauft“. Dank der bestehenden Integration zu den Immobilienportalen kann das Objekt per Knopfdruck aus den Portalen entfernt werden und der Vertriebsleiter erhält automatisch eine Benachrichtigung mit einem Link zum entsprechenden Datensatz. Im CRM klassifiziert der Mitarbeiter den Interessenten nun als Kunde und ordnet ihm einen Vertragsdatensatz mit den von ihm erworbenen Objekten zu.

Vertragsverwaltung

Doch hier ist der Prozess im CRM System noch nicht beendet, denn die Erstellung des Vertragsdatensatzes zieht wiederum einige Workflows nach sich. So werden beispielsweise Rechnungsdokumente gemäß MaBV (Makler- und Bauträgerverordnung) automatisch nach Baufortschritt mittels vorgefertigter Vorlagen generiert sowie Provisionsberechnungen für die Vertriebsmitarbeiter angestoßen. Diese können monatlich über Berichtsfunktionen ausgewertet werden.