Integration von Unternehmenssteuerung und Dokumentenmanagement

Kunde:
HAL Allergy

Projekt:
ERP und DMS – Integration von Unternehmenssteuerung und Dokumentenmanagement

HAL Allergy hilft vielen Menschen bei einem buchstäblich sensiblen Thema: Der niederländische Pharmakonzern stellt Präparate zur Diagnose und Behandlung von Allergien her. Die Nase trieft, die Augen sind rot und verquollen, das sind erkennbare Symptome einer Allergie. Weniger eindeutig ist jedoch oft, welche Stoffe die Reaktion ausgelöst haben. Das lässt sich meist nur durch umfangreiche Tests klären. Für diese Tests und für die anschließende Desensibilisierung werden Spezial-Präparate benötigt. HAL Allergy ist einer der führenden Anbieter dieser Präparate in Europa.

Der Pharmahersteller hat seinen Hauptsitz in Leiden in den Niederlanden, wo auch die Produktion angesiedelt ist. Zusätzlich gibt es weitere Standorte in Deutschland, Österreich, Polen, Spanien und Italien.

Alle Standorte arbeiteten zwar bereits mit Microsoft Dynamics NAV, aber viele Arbeitsschritte – zum Beispiel Bestell- und Rechnungsprüfungsvorgänge – spielten sich noch ganz auf Papier ab und waren immer nur bei einer Niederlassung nachvollziehbar. „Wir wollten konzernweit Transparenz und Kontrolle über alle auszahlungsrelevanten Vorgänge erreichen“, erklärt Dr. Tomasz Bednarczyk, Chief Commercial & Financial Officer der HAL Allergy Group. Dafür müssen die Prozesse für Bedarfsanforderungen, Bestellungen und Rechnungsprüfungen vollständig elektronisch und standortunabhängig zu bearbeiten sein. Außerdem sollte eine klare Zuordnung zwischen Rechnungen und Bestellungen möglich sein, um eine Rechnung nach eindeutigen Kriterien beurteilen und freigeben zu können.

Geschäftsprozesse müssen an wesentlichen Punkten im ERP stattfinden, dort sind sie jedoch sehr reduziert abgebildet. Ein umfassendes Bild eines Vorgangs lässt sich nur mit Hilfe einer DMS-Software zeigen, die außerdem leicht zu handhaben ist.

„Deshalb bestand die besondere Herausforderung bei diesem Projekt darin, das bestehende NAV auf einer tiefen Ebene mit einem Dokumentenmanagement zu verknüpfen“, erklärt synalis Consultant Daniel Schulte. Zusätzliche Schwierigkeit: Jede Niederlassung hat ihr eigenes NAV in unterschiedlichen Versionen. Daniel Schulte: „Wir haben das Know-how für beides, für DMS und für ERP – das ist einer der Gründe, warum wir den Auftrag bekommen haben.“

Gefragt war zunächst eine neue DMS-Software. Für ein anspruchsvolles Dokumentenmanagement bietet ELO Professional das größte Potenzial. Mit dem bestehenden NAV wurde ELO so eng verknüpft, dass sich die Prozesse wie ein Ping- Pong-Spiel zwischen beiden Programmen abspielen. Die einzelnen Schritte werden abwechselnd in ELO und NAV abgebildet und beide Programme lösen jeweils Folgeschritte im anderen aus.

Im Einzelnen wurden die Geschäftsprozesse von HAL Allergy wie folgt in der elektronischen Lösung umgesetzt:

1. Bedarfsanforderungen und Bestellungen

Ganz gleich, ob es um Rohstoffe für die medizinische Produktion oder einen Bürostuhl geht, jede Bedarfsanforderung wird zunächst von dem Mitarbeiter, der die Ware benötigt, in NAV angelegt. Zusatzinformationen zum Bedarf, z. B. digitalisierte Prospekte, können in einem eigens dafür vorgesehenen Zusatzordner abgelegt werden. Jede Bedarfsanforderung erhält in NAV automatisch eine Nummer und wird gegen das Budget geprüft. Die Anforderung mitsamt den Zusatzinformationen wird dann automatisch an ELO übermittelt. ELO verschickt daraufhin ebenfalls automatisch Prüfanforderungen an vorher festgelegte Personen im Unternehmen. Je nach Höhe des Betrags müssen ein oder mehrere Führungskräfte zustimmen. ELO kennt die relevanten Wertgrenzen und „weiß“, wer was freigeben muss. Diese Daten kann der Kunde in ELO selbst verwalten und pflegen.

Der oder die freigebenden Prüfer sehen die Anforderung und alle Zusatzinformationen in ELO und bearbeiten sie auch dort. Haben alle Prüfer die Anforderung genehmigt, meldet ELO dieses Ergebnis an NAV. Dort taucht die Anforderung nun in einer Liste für die Einkaufsabteilung auf. Der Einkäufer ergänzt hier Daten wie Lieferant und den exakten Preis, wandelt die Anforderung in eine Bestellung um und stößt die zweite Prüfrunde in ELO an. Denn auch die Bestellung wird noch einmal von mehreren Personen im Unternehmen geprüft. ELO meldet die Freigabe wieder an NAV, dort taucht der Vorgang jetzt als freigegebene Bestellung auf. Die wird vom Einkauf als pdf zum Hersteller gemailt oder gefaxt. Übrigens: Immer wenn ein Vorgang in NAV ruht, weil er gerade in ELO weiter verarbeitet wird, erhält er dort zur Sicherheit ein sogenanntes Abwartekennzeichen, das eine weitere Bearbeitung in NAV verhindert.

2. Freigabeprozess für Eingangsrechnungen

Jede Rechnung, die in einer Niederlassung von HAL Allergy eintrifft, wird sofort gescannt, mit einer eindeutigen Nummer versehen und in ELO abgelegt. ELO meldet die eingegangenen Rechnungen an NAV. Die Buchhaltung bekommt über NAV eine Liste dieser eingescannten, aber noch nicht gebuchten Rechnungen. Der Buchhhalter erstellt jetzt in NAV Buchungsbelege. Über eine Suchfunktion kann er – ebenfalls in NAV – die passende Bestellung finden und eine Verknüpfung herstellen. Bestimmte Informationen zur Rechnung werden nun von NAV an ELO übertragen, z.B. Niederlassung, Betrag, Rechnungsnummer etc. Stimmen Rechnung und Bestellung überein, wird die Rechnung bei Beträgen bis 5.000,00 Euro automatisch bezahlt. Bei höheren Beträgen wird sie von ein bis zwei Personen geprüft. Weicht die Rechnung hingegen von der Bestellung ab, muss sie von bis zu sechs Mitarbeitern und Führungskräften geprüft werden: Stimmt sie mit der Lieferung überein? Sind die Einzelposten korrekt? Wie bei der Bedarfsanforderung „weiß“ ELO, welche Personen diese Rechnung zur Prüfung erhalten müssen. In der „ELORechnungsprüfungsaufgabe“ ist die Rechnung sofort sichtbar, mit nur einem Klick auch die gesamte Bestellakte. Wenn ELO die Freigabe an NAV gemeldet hat, taucht die Rechnung in NAV in einer Liste für Zahlungsanweisungen auf.

Die Vorteile für HAL Allergy

Der komplexe Prozess der Bedarfsanforderung und Eingangsrechnungsprüfung kann durch Automatisierung den Mitarbeitern weitgehend abgenommen werden. Das System übernimmt die Führung des Prozesses, stößt Arbeitsschritte von sich aus an und benachrichtigt die Anwender.

Weitere Vorteile der Lösung für HAL Allergy sind:

  • Die beschriebenen Geschäftsprozesse sind völlig unabhängig von Papier.
  • Alle Dokumente stehen an allen Orten allen Mitarbeitern jeweils zur Verfügung. Die Prozesse in den verschiedenen Niederlassungen sind harmonisiert.
  • Jede Rechnung kann einer Bestellung und einer Bedarfsanforderung zugeordnet werden. Das schafft Zeitersparnis und Transparenz.

„In der Organisation unserer Prozesse sind wir mit der Unterstützung von synalis ein großes Stück weiter gekommen“, resümiert Dr. Tomasz Bednarczyk. „Jetzt kann ich in Spanien eine Rechnung an die polnische Niederlassung prüfen. Die Bearbeitung läuft außerdem fehlerlos und wir versäumen keine Skontofrist mehr. Aber noch wichtiger ist die konzernweite Transparenz, die wir erreicht haben. Die hat nämlich zu einer deutlichen Reduktion der Sachkosten geführt.“ Die Investition in die IT-Architektur hat sich für HAL Allergy also in jeder Hinsicht ausgezahlt.

Ausblick

Um noch mehr Transparenz über den Beschaffungsprozess des Konzerns zu erzielen, wird in Kürze auch die Vertragsverwaltung in die NAV-ELO-Anwendung integriert. Dann lässt sich wirklich lückenlos jede Rechnung bzw. Zahlung einer Beauftragung zuordnen.