CRM/xRM – eine vollständige Integrationslösung

Kunde:
Studienwelt Laudius

Projekt:
CRM/xRM – eine vollständige Integrationslösung

Lernen leicht gemacht! – Das ist das Motto des Fernlehrinstituts Laudius GmbH mit Sitz in Straelen, nahe der holländischen Grenze, das mittlerweile auf über 40 Jahre Berufserfahrung im Bereich der Fernlehrgänge zurückblicken kann. Diese Erfahrung spiegelt sich insbesondere in einem kompetenten Team sowie einem sehr vielfältigen und abwechslungsreichen Kursangebot wieder, das von Kursen des Arbeitsrechts über Nagelstyling bis hin zur Theologie oder Astrologie führt.

Wer mit Laudius lernt, der wird dabei nicht allein gelassen. Ein erfahrenes Team aus Autoren und Dozenten steht während der gesamten Studienzeit für die Teilnehmer per Telefon, Briefpost oder E-Mail als Ansprechpartner zur Verfügung. Ein derart individuell auf die Lehrgangsteilnehmer abgestimmtes Angebot stützt sich im Hintergrund auf eine ausgeklügelte und zuverlässige Logistik und Infrastruktur sowie auf ein System, das die vielfältigen Anforderungen, Daten und Prozesse sauber abbildet.

„Wir benötigen ein System, das sich dynamisch und flexibel auf unsere Kundenanforderungen anpassen kann“, fasste Peter Mulder, Direktor der Studienwelt Laudius, die Anforderungen auf einen Punkt zusammen. „Wir möchten das neue Informationssystem in unsere bestehende Infrastruktur integrieren und die damit verbundenen Geschäftsprozesse über das ERP System hinaus in einer einheitlichen Lösung abbilden und vereinfachen.“ Da die Infrastruktur auf den Lösungen von Microsoft basiert, nahm der noch junge deutsche Standort des Unternehmens auf der Suche nach einem Dynamics NAV Partner den direkten Kontakt mit Microsoft auf. Dort wurde im Hinblick auf die komplexen Anforderungen die synalis GmbH & Co. KG aus Bonn als Integrationspartner vermittelt.

Nach einem Analyse Workshop stellte sich heraus, dass die Anforderungen an das System im Hinblick auf die Flexibilität und Agilität des Datenmodells sowie der Datenintegration am besten mit der CRM Lösung von Microsoft Dynamics abzubilden sind. CRM wurde als führendes System festgelegt, während das ebenfalls geforderte Dynamics NAV System nachrangig angelegt werden sollte. Mit dem CRM System sollten gleichzeitig Studienführeranfragen, Kursbuchungen und damit verbundene Prozesse, wie beispielsweise Zahlungsmodalitäten, Versand des Kursmaterials und Widerrufe abgebildet werden. Um keine redundante Datenpflege betreiben zu müssen, sollten CRM und NAV eng miteinander verknüpft sein und regelmäßige Synchronisationsläufe der Stamm- und Bewegungsdaten stattfinden.

Zusatzmodule

Neben den bereits erwähnten Dynamics CRM und NAV Systemen mit dem verbindenden Synchronisationsframework syncster, hat synalis nach einer Evaluierungsphase im Projekt bewährte Anwendungen für die jeweiligen Anforderungen eingebunden. In das NAV System wurde das Versandmodul von Comsol Multiship vollständig integriert, das mit Barcode-Scanner, Etikettendrucker sowie Tracking- und Tracing-Funktion für eine durchgängige und transparente Versandabwicklung sorgt.

Marketing leicht gemacht

Eine Schnittstelle zum Content Management System sorgt dafür, dass die vom Interessenten auf der Website eingegebenen Daten direkt als Kursbuchungsaufträge und Studienführeranfragen in das CRM übertragen werden können. Mit der Integration von q.address werden die Adressen automatisch validiert und auf Dubletten geprüft. Mit der Anbindung von inxmail wird die Marketingabteilung von Laudius beim Versand von Newslettern sowie Mailings professionell unterstützt.

Der Planungsautomat

Kernstück des ganzen Systems ist jedoch eine Eigenentwicklung von synalis, die speziell für die vielschichtigen Zahlungs- und Versandoptionen erstellt wurde – der sogenannte Planungsautomat. Während der Versand des Kursmaterials monatlich, quartalsweise oder halbjährlich vom Lehrgangsteilnehmer gebucht werden kann, besteht bei der Zahlung die Möglichkeit auf eine monatliche oder quartalsweise Option zurück zugreifen. Zudem kann er während seines Lehrgangs diese Optionen auch verändern. Aus diesen verschiedenen Möglichkeiten erstellt der Planungsautomat CRM-Datensätze für die Versendungen und damit verbundene Zahlungspläne. Je nach Kursbuchung haben die Versendungen verschiedene Anlagen, wie beispielsweise Lernhefte, Beilagen, Geschenke oder Kursmaterial, woraus sich dann dynamisch die Rechnungsdokumente, persönliche Anschreiben und Packlisten für die Versandabteilung ergeben. Die vielen Wenn-Dann-Bedingungen lösen eine Folge von unterschiedlichen Aktivitäten für verschiedene Bereiche aus, die letztendlich alle automatisch im CRM-System festgehalten werden.