Optimierung des Budgetplanungsprozesses der CBM International

Optimierung des Budgetplanungsprozesses der CBM International

Das Projekt „Budget Planning“ der Entwicklungshilfeorganisation Christoffel-Blindenmission (CBM) zeigt, wie sich mit Hilfe von Microsoft SharePoint spezielle und bisher sehr aufwendige Geschäftsprozesse digitalisieren und damit vereinfachen, sowie transparenter gestalten lassen. Unter Budget Planning versteht die CBM das Verteilen der verfügbaren Budgets der Mitgliedsvereine (Member Associations) zur Finanzierung der von den Regionalbüros (Regional Offices) in den Einsatzländern geplanten fast  500 operativen Projekten. Die Datenbasis für den Prozess entsteht in diesen Zusammenhang aus Forecasts in Microsoft Dynamics NAV für das Folgejahr.

Der Kunde

Seit über 100 Jahren setzt sich die CBM für Menschen mit Behinderungen in Entwicklungsländern ein. Heute gehören neben CBM Deutschland zehn weitere Mitgliedsvereine zur internationalen CBM-Föderation. Die internationale Organisation der Christoffel-Blindenmission steuert seit 2002 zentral und stellvertretend für alle Mitgliedsvereine die weltweite Programmarbeit und implementiert eingeworbene Spenden mit Projektpartnern vor Ort. Die hierfür benötigten Mittel werden der Organisation von den Mitgliedsvereinen zur Verfügung gestellt.

Ziele mit besonderer Herausforderung

CBM hatte es sich zum Ziel gemacht, die jährliche Budgetplanung auf einer zentralen Plattform abzubilden und technisch so zu unterstützen, dass eine einfachere und transparentere Abarbeitung möglich wird. Die besonderen Herausforderungen in diesem Prozess liegen einerseits in der Anzahl der teilnehmenden Akteure und andererseits darin, die verschiedenen Arbeitsebenen und -schritte wieder zusammenzuführen. Dies, in Verbindung mit der Handhabung der unterschiedlichen Währungen in den Mitglieds- und Projektländern, bedeutet insbesondere für die internationale Organisation als koordinierende Stelle einen erheblichen Arbeitsaufwand.

Mit einer IT-Lösung sollte vor allem Folgendes sichergestellt werden:

Zentrale Datenbasis

Über eine gemeinsame Webanwendung sollte eine zentrale, einheitliche Datenbasis geschaffen werden.

Zugriffsregulierung

Mit Hilfe eines geeigneten Rollen- und Berechtigungskonzepts sollten die Akteure nur auf die für sie wichtigen Daten lesenden und/oder schreibenden Zugriff erhalten.

Controlling

Sowohl die Mitgliedsvereine, die Regionalbüros, als auch die internationale Organisation sollten verschiedene Möglichkeiten zum Controlling erhalten.

Einfacher Datenim- und -export

Der einfache Import von Basisdaten aus Microsoft Dynamics NAV und Excel zu Beginn, sowie die Bereitstellung der finalen Ergebnisse zum Ende des Prozesses sollten mit geeigneten Schnittstellen ermöglicht werden.

Automatische Währungsumrechnung

Die Umrechnung zwischen Währungen auf Basis festgelegter Währungs- bzw. Wechselkurse sollte automatisch erfolgen (Mehrwährungsfähigkeit).

Cloud-ready

Die Gesamtlösung soll so konzipiert und umgesetzt werden, dass eine Migration vom bisherigen Rechenzentrum in die Microsoft Cloud im Bedarfsfall mit geringem Anpassungsaufwand möglich ist („Cloud-ready“).

Die Lösung von synalis

Auf Grundlage des gemeinsam von CBM und den synalis Experten aufgenommenen Prozesses und den damit einhergehenden Anforderungen entwickelte synalis ein Konzept zur Umsetzung auf Basis der Standardsoftware Microsoft SharePoint.

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Projektübersicht

Die Projektübersicht ist der zentrale Baustein der Lösung. Hierüber können alle vorhandenen Projekte nach verschiedenen Parametern, wie z.B. Region/Land, Kategorie, Priorität oder Status gefiltert werden und ihnen anschließend aus den verschiedenen Budgettöpfen eine Finanzierung zugeordnet werden.

Verwaltungsfunktionen

Der Bereich der Verwaltungsfunktionen bietet der internationalen Organisation verschiedene Ansichten und Verwaltungsmöglichkeiten für Projekte an.

Globale Budgetübersicht

Die sog. globale Budgetübersicht ermöglicht einen aggregierten Überblick über die verfügbaren Budgets aller Mitgliedsvereine, die Summen der verschiedenen Budgettypen, Projektmanagement- und Verwaltungsanteile sowie weitere Informationen zur Zusammensetzung des eingesetzten Gesamtbudgets.

Übersicht für Mitgliedsvereine

Zur Pflege der Budgethöhe und zur Kontrolle der verteilten Budgetanteile auf die Projekte haben die Mitgliedsvereine die Möglichkeit eine spezielle Übersicht aufzurufen. Diese beinhaltet alle notwendigen Controlling Funktionen und verschiedene Excel-Exporte für weitere Auswertungen.

Übersicht für Regionalbüros

Die Regionalbüros haben die Möglichkeit Projekte direkt über die Webanwendung einzupflegen. Zusätzlich können sie Übersichten über ihre Projekte gefiltert nach deren Finanzierungsstatus aufrufen und diese ebenfalls für weitere Auswertungen exportieren.

Kundennutzen: Wie profitiert CBM von der Lösung?

Fr. Ute Schwebel
Budgetplanungs-Verantwortliche der CBM, erläutert in einem Interview, wie sich die Einführung der Matrix als SharePoint Application auf die Arbeit in ihrer Hilfsorganisation auswirkt.

Woran erkennen Sie an einem ganz gewöhnlichen Arbeitstag als erstes, dass sich etwas verändert hat?

Ich sehe die wichtigste Information, nämlich die Veränderung der Budgetzusagen, mittlerweile auf einen Blick.

Was bedeutet die Matrix-Einführung für die Mitgliedsvereine und deren Mitarbeiter?

So wie ich die Veränderung in meinem beruflichen Alltag spüre, so spüren dies auch meine KollegInnen in den Mitgliedsvereinen. Die Finanzierung unserer Projekte läuft jetzt wesentlich strukturierter und transparenter. Alle Mitgliedsvereine und Regionalbüros können nun exakt nachvollziehen, wie Mittelzusagen Projekten und Allgemeinkosten zugeordnet werden.

Welches ist für Sie persönlich die angenehmste Veränderung?

Planungsbudgets und Zusagen auf einen Blick zu sehen und jederzeit Analysen durchführen zu können.

Ihr Ansprechpartner

Tobias Felten SharePoint Berater synalis

Tobias Felten
Bereichsleiter Collaboration

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: tobias.felten@synalis.de