Die Welthungerhilfe arbeitet mit Office 365 und SharePoint

Microsoft Office 365 für die Welthungerhilfe

Die Welthungerhilfe stand vor der Herausforderungen ihr Wissens-, Dokumenten- und Informationsmanagement zu erneuern . Die Vernetzung der Mitarbeiter untereinander, das Teilen und die schnelle Zugänglichkeit von Wissen sollten die lernende Organisation stärken und weiterentwickeln. In Zusammenarbeite mit den Fachbereichen der Welthungerhilfe, habe wir die bestehende Systeme und Verfahren durch eine integrierte Gesamtlösung auf der Basis von Microsoft Office 365 für „Collaboratives Wissensmanagement“ abgelöst und erweitert.

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Der Kunde

  • Deutsche Welthungerhilfe e.V.
  • 1962 gegründet
  • Seitdem 8.120 Auslandsprojekte
  • 158,9 Mio. Euro institutionellen Zuschüsse
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Die Anforderungen

  • Personen vernetzen und verknüpfen
  • Wissen für alle Personen schnell verfügbar machen
  • Die „Wissenskultur“ in einer lernenden Organisation stärken
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Die Lösung

  • „Collaboratives Wissensmanagement“
  • Enterprise Suite von Microsoft Office 365
  • Zentralisierte Datenhaltung und Kommunikation

Der Kunde

Die Welthungerhilfe setzt sich gegen den weltweiten Hunger und für nachhaltige Ernährungssicherheit ein. Dies umfasst die Förderung standortgerechter Landwirtschaft, den Zugang zu sauberem Wasser, umweltfreundlicher Energieversorgung und die Verbesserung von Gesundheit und Bildung. Ihr Prinzip: Hilfe zur Selbsthilfe. Ihr Ziel: Lebenssituationen langfristig und nachhaltig verbessern.

Um dieses Ziel weltweit erreichen zu können ist globales Wissensmanagement für die Welthungerhilfe von zentraler Bedeutung. „Wissensmanagement trägt zur Kompetenzsteigerung und Entwicklung unserer und der Partnerorganisationen bei. Die Qualität unserer Arbeit ist damit gesichert und steigt. Es eröffnen sich Möglichkeiten für neue Ideen.

Die Anforderung

Die zeitnahe und zielgerichtete Verfügbarkeit von Wissen sowie abnehmende Reibungsverluste durch verstärkt aktives statt reaktives Handeln tragen auch zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei“, heißt es in einem Strategiepapier der Welthungerhilfe.

Mit diesem Ansatz kam die Welthungerhilfe im Rahmen einer Ausschreibung auf synalis zu. Zuvor hatte ein Projektteam einen Steckbrief zum Wissens-, Dokumenten- und Informationsmanagement erstellt, aus dem die Zielsetzung, die Beschreibung der möglichen Lösung, die benötigten Ressourcen und ein Zeitplan hervorgingen. Die Ziele waren unter anderem Personen zu vernetzen und zu verknüpfen, Wissen schnell verfügbar zu machen und die „Wissenskultur“ in einer lernenden Organisation zu stärken.

In insgesamt fünf Analyse-Workshops wurden gemeinsam mit synalis die technischen und inhaltlichen Ziele gegenübergestellt und bewertet. Dabei kamen die Beteiligten zu dem Schluss, dass Lotus Notes inklusive diverser Anwendungen, wie beispielsweise einem Ticketing-System, einer Ressourcenverwaltung und einer Wissensdatenbank mit mehreren tausend Notes-Dokumenten sowie diverse Netzlaufwerke durch Microsoft Office 365 abgelöst werden sollen.

Die Lösung von synalis

Das Pilotprojekt zur Evaluierung des Prototyps nannte das Projektteam „Collaboratives Wissensmanagement“. Dieses beinhaltete beispielsweise das gemeinsame Arbeiten an einem Word-Dokument für eine bestimmte Gruppe, die Möglichkeit Kommentare zu geben und zentrale Ankündigungen, wie man sie aus einem Intranetportal kennt, zu veröffentlichen. Als Lösung bot sich dafür die Enterprise Suite von Microsoft Office 365 mit den Applikationen SharePoint Online, Exchange Online mit Outlook Client, Lync Online, Office Online und OneDrive for Business an. Die Struktur des Collaborativen Wissensmanagements der Welthungerhilfe sieht fünf verschiedene Bereiche für unterschiedliche Anwendungen vor.

Wissens- und Informationsaustausch einer Hilfsorganisation

Intranet

Die Einstiegsseite in die neu geschaffene Office 365 Plattform dient als zentraler Punkt für organisationsweite Ankündigungen und Termine. In weiteren Bereichen werden die Inhalte aus den verschiedenen Organisationseinheiten, Themenkomplexen und persönlichen Arbeitsbereichen der Mitarbeiter aggregiert. So können Welthungerhilfe-Mitarbeiter beispielsweise Blogbeiträge zu ihren Hilfseinsätzen in Krisengebieten in verschiedenen Kategorien veröffentlichen.

Organisation

In diesem Bereich kann sich jede Organisationseinheit und Fachgruppe selbst darstellen und verwalten. Die sogenannte Members Area ist ein geschützter Bereich, in dem sich die Mitarbeiter einer Organisationseinheit oder Fachgruppe austauschen und miteinander arbeiten können.

Regionen / Regions

Im Bereich Regionen präsentieren sich alle Standorte und Landesvertretungen der Welthungerhilfe auf einer dedizierten Seite. Alle anderen Mitarbeiter sind leseberechtigt, sodass sie sich über die Länderentwicklung informieren können. Über Newsfeeds werden auf direktem Weg Fragen gestellt, Anregungen platziert oder Lob und Kritik geäußert.

Arbeitsgruppen / Workgroups

Jeder Benutzer kann auf Basis eines Templates mit verschiedenen Apps (Kalender, Aufgaben, Wiki, Blog, Linkliste, Newsfeed, Dokumentenbibliothek) und Webparts eine Arbeitsgruppe erstellen. Alle Mitarbeiter sind hierfür leseberechtigt, Schreibberechtigungen werden per Einladung erteilt. Die Arbeitsgruppen dienen insbesondere der interdisziplinären und themenübergreifenden Zusammenarbeit. Die Arbeitsgruppen können hier auch Partnerorganisationen, wie beispielsweise NGOs (Nichtregierungsorganisationen), aufnehmen.

Archiv / Archive

In das Archiv wurde die komplette, zentrale Wissensdatenbank aus Lotus Notes migriert. Die Inhalte sind in mehreren Wikis mit insgesamt knapp 5.000 Seiten, über 12.000 Dokumenten und fast 14.000 Bildern dargestellt. Anhand der Volltextsuche findet man schnell alle Einträge zu einem bestimmten Suchbegriff. Um den Mitarbeitern den Umstieg auf die neue Lösung durch die Abbildung der gewohnten Struktur zu erleichtern, hat synalis eine spezielle App entwickelt.

Profile / User Experience

Wie aus sozialen Netzwerken bekannt, folgen die Mitarbeiter mittels der neuen Plattform Personen, Dokumenten, Themen (#Tags) oder Seiten. Ist diese Funktion aktiviert, bekommt der jeweilige Benutzer mittels eines Newsfeeds alle Neuigkeiten zu den gewählten Elementen. Der persönliche Bereich eines Users enthält neben dem Newsfeed eine Profilseite, die bereits bestimmte Daten aus dem Active Directory, wie z.B. Name, Kontaktdaten und Zuordnung synchronisiert. Eigene Angaben, wie etwa berufliche Projekte, Fähigkeiten und Keywords ergänzen das Mitarbeiterprofil. Vervollständigt wird dieser Bereich durch One-Drive for Business, eine persönliche Dokumentenbibliothek für benutzereigene Dokumente, Bilder und Videos. Die Lösung ist an Outlook angebunden, synchronisiert im Zusammenarbeitsportal erstellte Aufgaben und ist mobil nutzbar.

Die Vorteile für die Welthungerhilfe

Das Auffinden von Ansprechpartnern mit entsprechend verknüpften Informationen und Dokumenten ist zum zentralen Herzstück der Lösung geworden. Sucht ein Mitarbeiter beispielsweise eine Person, die Französisch spricht, so gibt er im Suchfeld das Wort „französisch“ ein. Daraufhin erhält er eine Liste aller Suchergebnisse die sich auf das Wort „französisch“ beziehen. Eine Pop-Up Vorschau zeigt weitere Informationen zu den Suchergebnissen an ohne diese direkt öffnen zu müssen. Die sogenannten Office WebApps lassen selbst das Anzeigen und Durchblättern von Microsoft Office Dokumenten in einem Vorschaufenster zu. Sollte die Ergebnisliste zu umfangreich sein, können weitere Filter, wie z.B. Autor des Dokuments, Abteilung, Zeitraum oder Dokumentenart genutzt werden, um die Liste einzugrenzen.

Dank der bekannten Eigenschaften eines sozialen Netzwerks findet unter den Nutzern ein reger Erfahrungsaustausch statt. Das collaborative Wissensmanagement wird gelebt.

Ein weiterer Vorteil besteht in der Online-Variante von Office 365. Der IT-seitige Aufwand hinsichtlich Wartung und Updates ist für die relativ kleine IT-Abteilung der Welthungerhilfe gering, da diese Aufgaben von Microsoft übernommen werden. Ferner werden Produktneuerungen und weitere Features regelmäßig und automatisch bereitgestellt.

Ausblick

Nach dem erfolgreichen Evaluierungsprojekt wird das System nun weltweit ausgerollt. Dazu werden rund 2.000 Mitarbeiter geschult, was hauptsächlich über interne Workshops, Online-Webcasts und Videokonferenzen geschieht. Weitere Schritte sind das Roll-Out von Lync, um u.a. die Videotelefonie und das Instant Messaging im Rahmen des gemeinsamen Arbeitens an Dokumenten zu erleichtern.

Ihr Ansprechpartner

Tobias Felten SharePoint Berater synalis

Tobias Felten
Bereichsleiter Collaboration

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: tobias.felten@synalis.de