Digitale Dokumente und Prozesse bei der dhpg Insolvenzverwaltung

Digitale Dokumente und Prozesse bei der dhpg Insolvenzverwaltung

Die Insolvenzverwaltung kennzeichnet sich durch eine rechtlich streng regulierte Verfahrensweise und eine Vielzahl an Dokumenten und Dokumententypen. Innerhalb komplexer Vorgänge der Insolvenzverwaltung den Überblick zu behalten, alles ordnungsgemäß zuzuordnen und Termine einzuhalten ist das Tagesgeschäft der dhpg Rechtsanwälte und deren Teams. Mit „ELO für Insolvenzverwaltung“ wird die vollständige digitale Akte zum entsprechenden Verfahren ordnungsgemäß abgelegt. Eine automatische Führung durch die einzelnen Prozessschritte mit den jeweiligen zur Verfügung gestellten Hilfsmitteln sorgt für die Einhaltung der Regularien und Fristen.

Digitale Aktenverwaltung
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Der Kunde

  • dhpg Wirtschaftsprüfungs- und
    Steuerberatungsgesellschaft
  • 500 Mitarbeiter
  • 10 Standorte
  • www.dhpg.de
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Die Anforderungen

  • Gleichzeitiger Zugriff auf digitale Akten
  • Vereinfachung des standortunabhängigen Arbeitens
  • Transparenz des Status eines Verfahrens
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Die Lösung

  • Digitalisierung aller Prozesse mit ELO
  • Klassifizierung aller Akten auf Basis von Informationen aus Winsolvenz
  • Automatische Abbildung von Arbeitsabläufen

Wofür steht die dhpg?

Seit vielen Jahren werden die auf Insolvenzrecht spezialisierten Rechtsanwälte von diversen Insolvenzgerichten als Sachverständige, Insolvenzverwalter und Sachwalter bestellt. Anspruch der dhpg ist es, in jeder Krisenphase Lösungen zu entwickeln, die auf den Erhalt von Unternehmen und Arbeitsplätze abzielen. Das erfordert ein hohes Maß an strukturiertem Arbeiten bei gleichzeitiger Berücksichtigung der vielen Beteiligten, Besonderheiten und Abhängigkeiten bei jedem Verfahren. Eine komplexe Aufgabe, die mit umfassenden Einarbeitungszeiten der Sachbearbeiter und einer hohen Disziplin verknüpft ist. Rund 80 Mitarbeiter sorgen innerhalb des Unternehmens für eine professionelle Insolvenzverwaltung.

Das Projekt

Als Insolvenzverwaltung muss die dhpg täglich mit einer großen Anzahl neuer und bestehender Dokumente umgehen, die zum Großteil in Papierform vorlagen. Eine konsequente Digitalisierung der Dokumente und deren Verwaltung in elektronischen Akten verfolgt das Ziel, sowohl die Zustellung der Dokumente zum zuständigen Sachbearbeiter als auch den Zugriff auf bereits abgelegte Dokumente zu beschleunigen und insgesamt effizienter zu gestalten. Informationen über Akten, Zuständigkeiten und Beteiligte werden aus dem marktführenden Insolvenz-System Winsolvenz übernommen. Darüber hinaus besteht die Notwendigkeit einer mitlaufenden Qualitätssicherung und Prozessdokumentation für Vorgänge im Rahmen der Insolvenzverwaltung.

Mit der digitalen Aktenverwaltung und der automatischen Prozessführung sollten folgende Punkte erreicht werden:

  • Transparenz über aktuellen Stand der Vorgänge je Verfahren.
  • Möglichkeit zum gleichzeitigen Zugriff auf ein Dokument.
  • Entlastung und Unterstützung der Sachbearbeiter.
  • Vereinfachung des standortübergreifenden Arbeitens, da so Leistungen im Rahmen des Rollenkonzepts in z.B. Urlaubszeiten auch von Kollegen an einem anderen Standort übernommen werden können.
  • Sicherung der Prozessqualität.
  • Sicherheit in Bezug auf die Einhaltung von Regularien.

Die Lösung von synalis

In enger Zusammenarbeit mit der dhpg entwickelten die DMS Experten von synalis eine Lösung, die aus zwei miteinander integrierten Komponenten besteht:

1. Komponente: Die vollständige digitale Akte

Mit der Einführung des ELO Dokumentenmanagement-Systems werden alle Papierdokumente nicht nur eingescannt, sondern gleichzeitig direkt als digitales Dokument erfasst und automatisch abgelegt. Die Klassifizierung erfolgt dabei auf Basis von Informationen aus Winsolvenz nach dem Verfahren (Name des Insolventen), dem Dokumententypen (verweisen auf Rolleninhaber) und den Beteiligten. Ganze Akten legen sich so automatisch selbst an.

Die Posteingangsdokumente werden gemäß der festgelegten Rollen in Winsolvenz automatisch etwa dem zuständigen Verwalter, Sachbearbeiter der Kanzlei, Sachbearbeiter der Tabelle oder dem sachbearbeitenden Rechtsanwalt zugeteilt. Postausgangsdokumente legen sich ebenfalls automatisch ab. Unterschriebene Dokumente werden eingescannt und über einen Barcode dem jeweiligen Verfahren zugeordnet.

2. Komponente: Automatische Prozessführung „ELO für Insolvenzverwaltung“

In der zweiten Phase wurden ausgesuchte, häufig vorkommende standardisierte Prozesse mit spezifischen Parametern ermittelt. Diese Arbeitsabläufe werden nun im Rahmen einer automatischen Prozessführung im DMS abgebildet. Der Mitarbeiter sieht anhand der Darstellung, an welcher Stelle des Arbeitsprozesses er sich gerade befindet und bekommt zu jedem Arbeitsschritt konkrete, verfahrensabhängige Arbeitsanweisungen und Arbeitshilfen, wie beispielsweise eine passende Vorlage mit speziellen Formulierungen für ein bestimmtes Gericht.

Die gesamte Workflow-Engine für die Prozessführung ist von synalis. Der Ansatz ist generisch, d.h. auch für viele andere Prozesse anpass- und einsetzbar. Die Inhalte können von den Mitarbeitern der Insolvenzabteilung selbst gepflegt werden.

Der Nutzen für die dhpg

Anfuehrungszeichen

Die durchgängige und einfache Prozessführung im System versetzt uns in die Lage, neue Kolleginnen und Kollegen die komplexen Arbeitsabläufe einfach und transparent zu vermitteln und ihnen gleichzeitig die entsprechenden Arbeitshilfen an die Hand zu geben. Dadurch sichern wir zuverlässig die Verfahrensqualität für unsere Mandanten und sparen viel Zeit bei der Bearbeitung.“
Siglinde Kofer, Büroleiterin der Insolvenzabteilung

Die dhpg Insolvenzverwaltung profitiert in mehrfacher Hinsicht von der digitalen Aktenführung und der von synalis entwickelten Prozesslösung „ELO für Insolvenzverwaltung“:

  • Die gesamte Durchlaufzeit des jeweils zu bearbeiteten Prozesses verkürzt sich, da die Zuteilung eines Dokuments automatisch erfolgt.
  • Die hohen Anforderungen, die seitens der streng regulierten Verfahrensweise bestehen, können zu 100% erfüllt werden. Der Prozess ist nach ISO 9001:2008 zertifiziert.
  • Neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht, sodass sich die Zeit für die qualitativ hochwertige und in der Regel langwierige Einarbeitung verkürzt.
  • Die Suche nach Arbeitshilfen und die Recherche in Arbeitsanweisungen entfallen, sodass mehr Zeit auf die tatsächliche Verfahrensarbeit verwendet wird.
  • Die Dokumentation der Arbeitsabläufe ist transparent und leicht nachvollziehbar.

Ihr Ansprechpartner

Daniel Schulte DMS Berater synalis

Daniel Schulte
Bereichsleiter DMS/ECM

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: daniel.schulte@synalis.de