Die digitale Aktenverwaltung der DHPG

ELO ECM Suite für die digitale Aktenverwaltung der DHPG

Mithilfe der ELO ECM Suite werden bei der DHPG an jedem Standort an zentraler Stelle alle Posteingangsdokumente gescannt und digital sowohl an die Partner als auch an die Sachbearbeiter verteilt. Die zuvor in drei „Datentöpfen“ – Papier, Dateilaufwerke, E-Mails – verteilten Inhalte zu einer Mandanten-Akte sind nun in einer Plattform zentral nach einer über alle Standorte standardisierten Struktur gespeichert. Die Mandanten-Daten werden über die Anbindung an DATEV sowie aus den Verfahrensakten von RA Micro an das Ablagesystem in ELO geliefert. Der Postausgang und einzelne Geschäftsprozesse mit Dokumenten sind ebenfalls digitalisiert. Die DHPG hat somit die strategische Basis für mögliche weitere Schritte zur Optimierung und Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen geschaffen.

ELO Lösung von synalis
Icon synalis_Kunde

Der Kunde

  • DHPG Wirtschaftsprüfungs- und
    Steuerberatungsgesellschaft
  • 500 Mitarbeiter
  • 10 Standorte
  • www.dhpg.de
Liste_synalis

Die Anforderungen

  • Ortsunabhängiger Zugriff auf vollständige digitale Akten
  • Zeitunabhängige Postverteilung
  • Erhöhte Sicherheit bei der Einhaltung von Regularien
loesung_icon

Die Lösung

  • Digitalisierung aller Prozesse mit ELO ECM Suite
  • Zentraler Speicherort aller Akten
  • synAkt – Vollständig integrierte Lösung von synalis

Wofür steht die DHPG?

Die DHPG  bietet Unternehmen und Privatpersonen das gesamte Spektrum einer modernen Wirtschaftsprüfung und Steuerberatung. Bei wirtschaftsrechtlichen Fragen leistet die DHPG umfassende und gezielte Unterstützung. Mehr als 500 Mitarbeiter sorgen für die persönliche Betreuung aller Mandanten. Diese profitieren von dem hervorragenden Service und den Rundum-Lösungen aus einer Hand. Eine besondere Herausforderung stellt dabei die Masse an physischen Dokumenten dar, die durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu bearbeiten sind.

Das Projekt

Durch die dezentrale Bearbeitung an den verschiedenen Standorten und aus den gewachsenen Strukturen heraus, war ein Hauptanliegen der DHPG, mithilfe des IT-gestützten Ablagesystems die Strukturen für die Ablage von Posteingangs- und Postausgangsdokumenten zu homogenisieren. Papierakten in unterschiedlichen Archiven gelagert, digitale Dokumente in verschiedenen Netzlaufwerken und E-Mail-Ablagen gespeichert, sollten zukünftig vollständig an einem zentralen Speicherort für jeden Anwender, an jedem Ort und zu jeder Zeit verfügbar sein.

Weitere Ziele:

  • Komplexe Vorgänge transparenter nachvollziehen können
  • Bei Mandantenbesuchen, z.B. Außenprüfungen für Jahresabschluss, und im Home Office jederzeit vollständiger Zugriff auf Akten, ohne diese mitnehmen und tragen zu müssen
  • Schnellere und jederzeitige Postverteilung, unabhängig vom Aufenthaltsort
  • Kontrolle von Fristen von Bearbeitungsprozessen mit Dokumenten erleichtern
  • Sicherheit in Bezug auf die Einhaltung von Regularien erhöhen

Die Lösung von synalis

Mit rund mehreren hundert Anwendern über die DHPG Standorte verteilt, hat synalis ein umfassendes und herausforderndes Projekt im Bereich Dokumentenmanagement-System umgesetzt. Im Folgenden werden die einzelnen digitalisierten Prozessschritte dargestellt:

Posteingang

Dokumente, die am jeweiligen Standort der DHPG per Post eingehen, werden dort mit einem Barcode-Label versehen und eingescannt. Anhand des Mandanten-Namen verteilt die Posteingangsstelle das digitale Dokument an den jeweiligen zugeordneten Partner, gemäß haftungsrechtlicher Vorgabe der Postsichtung, und den zuständigen Sachbearbeiter.

Postausgang

Alle Dokumente für den Postausgang werden unterschrieben, eingescannt und automatisch mit Hilfe von Barcodes in der digitalen Mandanten-Akte abgelegt. Nach dem Einscannen erfolgt der Postversand an den jeweiligen Empfänger. Der gescannte Postausgang wird automatisch mit dem zugehörenden Word-Dokument verknüpft. So können die Anwender leicht kontrollieren, wie genau das Schreiben versendet wurde.

Ablage

Der jeweilige Sachbearbeiter bearbeitet das Dokument und legt es gemäß der vorgegebenen Ordnerstruktur je Fachbereich in der entsprechenden Mandanten-Akte in der ELO ECM Suite ab. Dabei wird er von diesen Funktionen unterstützt:

  • „synAkt“
  • Nutzung von Search-as-you-Type-Technologie bei der Auswahl der Hauptakte
  • Eingrenzung der Ablageziele durch konfigurierbare Dokumentenarten

Die Mandanten-Daten für die Ablage bezieht ELO aus der Anbindung an DATEV „Eigenorganisation Classic bzw. Comfort“ und „RA Micro“.

Annotation und Workflow

Die Arbeit mit den Dokumenten wird durch zahlreiche ELO-Funktionen zur Annotation (z.B. Haftnotizen, Randnotizen, Stempel) sowie durch folgende zusätzliche Workflows erleichtert. Ein Anwender kann einem anderen Anwender ein Dokument zur Kenntnisnahme oder zur Bearbeitung schicken oder eine bei ihm eine Genehmigung anfordern. Die Historie wird übrigens am Dokument ausgewiesen, sodass leicht nachvollziehbar ist, wer was damit getan hat.

synAkt

  • Vollständig in die ELO ECM Suite integrierte Lösung von synalis
  • Mandantenakten mit Ordnern werden zwar gleichartig strukturiert, doch die Ordner werden nur angelegt, wenn sich darin mindestens ein Dokument befindet. Kleine Mandate bleiben dadurch in der Aktenstruktur klein und übersichtlich, für großer Mandate ist die strukturelle Basis geschaffen.
  • Balance zwischen „starrer“ Vorgabe und einer freien individuellen Aktenstrukturierung
  • Erweiterung mittels Integrationsbausteinen zur automatischen Archivierung von Dokumenten aus Drittsystemen möglich

Der Nutzen für die DHPG

Prof. Dr. Andreas Blum

Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und DHPG Partner, erläutert in einem Interview, wie sich die Einführung der ELO Lösung auf die Arbeit im Unternehmen auswirkt.

Woran erkennen Sie an Ihrer täglichen Arbeit, dass sich etwas verändert hat?

„Heute muss ich vor einem Termin beim Mandanten nicht zwingend zunächst ins Büro fahren, um die für den Termin notwendigen Akten zu holen und trotzdem Gefahr zu laufen, dass irgendein Dokument fehlt. Ich habe jederzeit Zugriff auf die vollständige, digitale Mandantenakte. Und wenn ich zwischen Terminen an verschiedenen Orten etwas Zeit habe, kann ich mittels meines Tablets die Eingangspost sichten und sofort an die zuständigen Sachbearbeiter verteilen.“

Woran merken Ihre Mandanten, dass sich durch die Einführung der ELO ECM Suite etwas verändert hat?

„Für unsere Mandanten haben sich dank unseres sofortigen Zugriffs auf ihre jeweilige Akte die Auskunftszeiten verkürzt. Rückrufe sind häufig gar nicht mehr notwendig, da alle angefragten Personen im Unternehmen einen vollständigen Überblick über eine Akte haben und qualifizierte Auskünfte geben können.“

Welche Auswirkung hat die digitale Aktenverwaltung auf Ihre Sachbearbeiter?

„Unsere Sachbearbeiter müssen nun nicht mehr in drei verschiedenen Ablagesystemen die zu einer Mandanten-Akte erforderlichen Dokumente oder Informationen suchen, denn alle dazugehörenden Daten sind im zentralen System ELO gespeichert. So wird auch der Arbeitsprozess erleichtert, da sie nicht mehr zwischen den Ablagesystemen hin- und herspringen müssen.“

In welcher Weise hat synalis zur Verbesserung beigetragen?

„Die prozessuale Herangehensweise von synalis hat sehr dazu beigetragen, dass unsere Mitarbeiter die Lösung angenommen haben. Die Anforderungen an das IT-System ermittelten die Experten von synalis, indem sie mit unseren Fachkräften die Arbeitsabläufe in unserem Posteingang und Postausgang genau analysiert, optimiert und anschließend modelliert haben.“

Welche weiteren Ausbauschritte der Lösung sehen Sie vor?

„Mit der digitalen Aktenführung haben wir die Basis für eine effiziente Prozessoptimierung geschaffen. Im nächsten Schritte möchten wir, wie unsere Kollegen bei der Insolvenzverwaltung, die automatische Prozessführung für standardisierte und häufig auftretende Arbeitsabläufe angehen und umsetzen.“

Ihr Ansprechpartner

Daniel Schulte DMS Berater synalis

Daniel Schulte
Bereichsleiter DMS/ECM

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: daniel.schulte@synalis.de