Cloud Migration bei der Christoffel-Blindenmission e.V.

Cloud Migration bei der Christoffel-Blindenmission e.V.

Die Christoffel-Blindenmission spielte schon zwei Jahre mit dem Gedanken eine Cloud Migration seiner IT-Dienste durchzuführen. Als Vorbereitung für die Entscheidung wollte die CBM zunächst eine neutrale und transparente Analyse der angedachten Migration vom Hosting Service in die Cloud. Im Auftrag der CBM führte die synalis eine Business Case Analyse durch, in der neben den wirtschaftlichen Aspekten auch Chancen und Risiken, die sich mit einer teilweisen oder vollständigen Migration in die Cloud ergeben untersucht und bewertet wurden.

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Der Kunde

  • Christoffel-Blindenmission e.V.
  • 11 Members weltweit
  • 8 Regionalbüros
  • 650 Projekte in 63 Ländern
  • 67 Mio. € Gesamtbudget in 2015
  • Medizinische Versorgung von 39 Mio. Menschen
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Die Anforderungen

  • Qualifizierte Entscheidungsgrundlage
  • Reduzierung der Hosting- und Verwaltungskosten
  • Flexible und skalierbare Plattform für weltweit genutzte IT-Dienste
  • Weitere Nutzung der Microsoft Produkte
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Die Lösung

  • Machbarkeitsstudie inkl. Umsetzungskonzept durch Orientierung an den Geschäftsprozessen der CBM
  • Wirtschaftlichkeitsberechnung in Bezug auf den ROI
  • Nutzenpotenziale und Risiken

Der Kunde

Die Christoffel-Blindenmission e.V. ist eine internationale Entwicklungshilfeorganisation. Auf Basis christlicher Werte kämpft sie dafür, die Lebensqualität der Menschen zu verbessern, die behindert sind und in den ärmsten Regionen der Welt leben. CBM Deutschland mit rund 250 Mitarbeitern organisiert das Fundraising. Die Projekte, die in Asien, Afrika und Lateinamerika mithilfe lokaler Partnern identifiziert und umgesetzt werden, steuert und budgetiert die Zentrale im deutschen Bensheim. Sowohl CBM International als auch CBM Deutschland nutzen gemeinsame IT-Systeme, die extern gehostet werden.

Die Anforderung

Rund zwei Jahre war die Christoffel Blindenmission zwecks einer Cloud Transformation ihrer IT-Dienste mit Microsoft im Gespräch. Als langjähriger Kunde und mit der Aussicht auf vergünstigte Lizenzen für gemeinnützige Vereine, liegt die Verbindung nahe. Doch CBM wollte zunächst eine neutrale und transparente Analyse der angedachten Migration vom Hosting Service in die Cloud, um gegenüber ihren Spendern und dem DZI (Deutsches Spendensiegel) Rechenschaft ablegen zu können. Im Oktober 2015 kam der Kontakt zu synalis zustande und CBM beauftragte uns mit einer Business Case Analyse.

Folgende Ziele sollten mit der Business Case Analyse zur Cloud Transformation erreicht werden:

  • Qualifizierte Entscheidungsgrundlage für den IT-Lenkungsausschuss bekommen.
  • Hosting-Kosten und somit auch die Verwaltungskostenquote reduzieren.
  • Flexible und skalierbare Plattform für weltweit genutzte IT-Dienste bereitstellen.
  • Weiterhin die Microsoft Produkte nutzen sowie ausbauen und modernisieren.

Die Lösung von synalis

Die Experten von synalis sammelten viele detaillierte Daten von vorher definierten, das Geschäft von CBM unterstützenden Prozessen. Diese wurden zunächst aggregiert, analysiert und ausgewertet. Aus den konsolidierten Ergebnissen erstellten sie den Business Case für die Verlagerung von wesentlichen zentralen IT-Infrastrukturdiensten und Intranetdiensten in die Microsoft Cloud. Die Bestandteile der Untersuchung sahen wie folgt aus:

Businesscase Analyse Cloud Migration

Machbarkeitsstudie inkl. Umsetzungskonzept

Die von synalis angewendete Vorgehensweise ist eine Weiterentwicklung der Microsoft SureStep-Methodik zur IT-Einführung von Geschäftsanwendungen in Organisationen. Kern der Methode ist die konsequente Orientierung an den Geschäftsprozessen des Kunden über den gesamten Projektverlauf. Um die Schritte zu operationalisieren, hat synalis das beschriebene Vorgehen um eine integrierte und durchgängige Modellierung der Geschäftsprozesse ergänzt. Auf einer Modellierungsplattform wurden mittels der Spezifikationssprache BPMN 2.0 die Anforderungen entlang der CBM Prozesse „Arbeiten mit Dokumenten und Dateien“ und das „Intranet“ aufgenommen und eine Lösung konzipiert. Für CBM bot das den Vorteil, mithilfe des Modells sehr leicht die neuen Prozesse nachvollziehen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen zu können.

Wirtschaftlichkeitsberechnung

Bei der Berechnung des „Return-on-Invest“ (ROI) untersuchte synalis, in welchem Zeitraum sich die Migration ausgewählter bestehender IT-Dienste in die Public Cloud unter Einbeziehung der einmaligen Investitionen amortisiert. Berücksichtigt haben wir dabei auch die durch den Wechsel entstehenden Überschneidungskosten. Bei den laufenden Kosten würde CBM 87,9% sparen. Diese enorme Ersparnis liegt daran, dass Microsoft das Produkt Office 365 gemeinnützigen Organisationen vergünstigt zur Verfügung stellt. Doch auch ohne dieses Entgegenkommen würde CBM 53% einsparen. Die Analyse ergab, dass sich die Cloud Transformation bereits nach 2,35 Jahren für CBM amortisiert – ausgeschlossen sind hierbei die aufwändigen Intranetprozesse, die historisch gewachsen sind.

Nutzenpotenziale und Risiken

Neben dem wirtschaftlichen Nutzen ergeben sich durch die Cloud Transformation Potenziale für die unternehmerische Entwicklung. Im Bereich der Technik sind das etwa die einfache Skalierbarkeit bei Schwankungen und der direkte Zugriff auf die IT-Services von überall, jederzeit und mit jedem Gerät. Durch standardmäßig vorgegebene Sicherheitsfunktionen in Office 365 wird der Zugriff von mobilen Geräten auf E-Mails und Dateien sicherer. Die Risikoanalyse erfolgte anhand von organisatorischen, rechtlichen, technischen, finanziellen und sicherheitsrelevanten Kriterien. Rechtliche Risiken prüfte ein Datenschutzbeauftragter von CBM.

Empfehlung

Während der bewertungsfreien Analyse kristallisierte sich eine Tendenz heraus, die in der hohen Kostenersparnis und schnellen Amortisation begründet ist. Daher lautet die Empfehlung von synalis, die Migration der definierten Prozesse in die Microsoft Cloud aus kaufmännischer Sicht durchzuführen. Die Cloud Transformation der individuellen Intranet-Anwendungen, die durch organisches Wachstum entstanden sind, ist sehr aufwändig. synalis empfiehlt CBM stattdessen den Einsatz anderer Technologien und Standardlösungen zu prüfen.

Kundennutzen: Wie profitiert CBM von der Lösung?

Martin Cremerius
Leiter der IT und Organisation bei CBM erklärt, wie sich die Business Case Analyse und die Folgen auf die Organisation auswirken.

Was war an der Vorgehensweise „Machbarkeitsstudie – Wirtschaftlichkeitsberechnung – Nutzenpotenzial und Risikoanalyse – Empfehlung“ für Sie besonders wertvoll?
„Dank der strukturierten und übersichtlichen Methodik, die wir übrigens bei einem anderen angefragten Microsoft-Partner vermisst haben, bekamen wir einen individuellen Abgleich zwischen unseren Anforderungen und dem was möglich ist. synalis hat uns transparent und leicht nachvollziehbar dargestellt, in welcher Weise sich für uns die Cloud Transformation rechnet. Wir konnten gegenüber unserem IT-Lenkungsauschuss mit einer klaren Aussage aufwarten. Eine Entscheidung zu treffen wurde uns dadurch leicht gemacht. Aus der Risikoanalyse haben wir Aufgaben für uns abgeleitet. Als Beispiel sei hier die Konformität zwischen der Datenschutzrichtlinie von Microsoft und der des evangelischen Kirchenrechts genannt, der die CBM unterliegt.“

Welchen Nutzen haben Sie vom Ergebnis der Business Case Analyse?
„Mit dem von synalis erstellten Lösungsdesign liegt uns ein nachvollziehbares Umsetzungsmodell vor. Im Prinzip können wir dieses nun eins zu eins anwenden. Zudem haben wir einen guten Leitfaden für die weitere Vorgehensweise in unserem Projekt erhalten. Und natürlich bietet sich die Option, das Projekt mit synalis durchzuführen, denn wir wissen nun, was wir von der Zusammenarbeit erwarten können.“

Was hat Ihnen in der Zusammenarbeit mit synalis am besten gefallen?
„Am besten hat uns die pragmatische und professionelle Vorgehensweise gefallen. Wir wussten jederzeit woran wir sind und hatten bereits im Vorfeld ein Bild vom Ergebnis, ohne zu wissen wie es ausfällt. Unsere Anliegen oder Rückfragen konnten wir jederzeit direkt mit unserem Ansprechpartner klären. Als sehr hilfreich empfanden wir die synalis Erfahrung mit dem Einsatz von Office 365 bei der NGO „Welthungerhilfe“. Das ermöglichte uns auch eine Referenz bei dem dortigen IT-Verantwortlichen einzuholen. Wir schätzen an der Zusammenarbeit mit den synalis Experten, dass sie nur das versprechen, was sie als „Umsetzer“ auch halten können.“

Ihr Ansprechpartner

Tobias Felten SharePoint Berater synalis

Tobias Felten
Bereichsleiter Collaboration

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: tobias.felten@synalis.de