Ein modernes ERP-System – Überblick, Zeit- und Kostenersparnis

Kunde:
Schröder Produktionstechnik GmbH

Projekt:
ERP – Ein modernes ERP-System schafft Überblick, Zeit- und Kostenersparnis

Schröder Produktionstechnik mit Sitz in Verl bei Gütersloh ist ein Vertriebsunternehmen für die metallverarbeitende Industrie. Der Schwerpunkt der Unternehmenstätigkeit liegt in den Bereichen CNC-Werkzeugmaschinen und Zerspanungswerkzeugen. Aktuell beschäftigt Schröder Produktionstechnik 26 Mitarbeiter.

Die Produktpalette des Unternehmens umfasst neben standardisierten Werkzeugen auch vielschichtige Lösungen für die individuellen Ansprüche seiner Kunden.

Explizit nach Kundenwunsch und Anforderung bietet das Unternehmen das passende Werkzeug für die unterschiedlichsten Aufgabenstellungen. Jede Bestellung wird im Rahmen eines Kundenvorgangs zusammengefasst und bearbeitet.

Viele Aufträge werden als sogenanntes Streckengeschäft abgewickelt, d.h. der Hersteller liefert die Ware direkt an den Endkunden. So kann Lagerkapazität eingespart werden.

In den vergangenen Jahren ist Schröder Produktionstechnik kontinuierlich gewachsen. Daraus entstand die Notwendigkeit, interne Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. „Zunächst einmal wollten wir eine elektronische Finanzbuchhaltung einführen, die uns vom Papier befreit und uns erlaubt – ohne den Umweg über den Steuerberater – direkt selbst zu buchen und tagesaktuell betriebswirtschaftliche Daten auszuwerten“, erklärt Daniela Fiebach, Buchhalterin bei Schröder.

Außerdem sollte auch die gesamte Auftragsabwicklung über ein modernes ERP-System gesteuert werden. Eine besondere Herausforderung dabei war, dass jede Kundenbestellung in einem umfassenden Kundenvorgang abgebildet werden sollte. Dieser Vorgang sollte alle Belege – von der Anfrage des Kunden bei Schröder bis hin zur Auslieferung der bestellten Ware durch den Streckenlieferanten – umfassen. Durch diese Struktur sollten die Abläufe des Einkaufs und Verkaufs eng miteinander verwoben werden und eine stringente Darstellung jedes einzelnen Vorgangs gewährleistet sein. Daniela Fiebach: „Wir wollten für den Verkauf eine klare Auswertbarkeit von Zahlen, z.B. zu unseren Umsätzen: Mit welchen Kunden, mit welchen Lieferanten machen wir wieviel Umsatz?“

Schnell waren sich alle Beteiligten einig, dass als Grundlage für die Erfüllung des individuellen Bedarfs von Schröder Produktionstechnik eine aktuelle ERP-Software implementiert werden muss. Die Wahl fiel auf Microsoft Dynamics NAV. Das ERP System erfüllt alle Anforderungen an eine moderne Software für Handelsunternehmen. Da die Firma Schröder kein eigenes Lager unterhält, wurde auf die Implementierung des Lagermoduls von NAV verzichtet.

Da Schröder Produktionstechnik sich auch gegen den Einsatz von Kostenstellen und Kostenträgern entschieden hat, haben die synalis-Experten zur Verknüpfung der Bereiche Einkauf und Verkauf den „Kundenvorgang“ programmiert. Dieser umfasst alle Belege vom Einkauf über den Verkauf bis hin zum Versand.

Funktion für Kundenanfragen

NAV hat bei Schröder Produktionstechnik das bisherige Warenwirtschaftssystem ersetzt. Kundenanfragen werden jetzt direkt in NAV erfasst. Schon zum Zeitpunkt der Anfrage durch den Kunden wird der „Kundenvorgang“ aufgerufen. Der Mitarbeiter gibt in die Startmaske die Kundennummer ein und alle wichtigen Daten zum Kunden werden automatisch ergänzt. Genauso leicht hat er es mit den gewünschten Artikeln. Sie werden aus einer Liste ausgewählt und dann ebenfalls mit allen relevanten Informationen wie z. B. Einkaufs- und Verkaufspreis, Gewinnspanne, Rabatten und anderen betriebswirtschaftlichen Kennzahlen in den Kundenvorgang eingefügt. Ist der Kunde am Ende des Telefonats kaufinteressiert, kann der Mitarbeiter durch einen einzigen Klick auf in der Kopfleiste der Maske sofort ein vollständiges Angebot erzeugen und verschicken. Genauso leicht kann der Mitarbeiter später – immer aus dem Modul „Kundenvorgang“ heraus – die Auftragsbestätigung verschicken und Lieferungen sowie Rechnungstellung veranlassen.

Sonderanfertigungen auf Kundenwunsch können über Stücklistenartikel abgebildet werden. Der Schröder-Artikel besteht in NAV aus mehreren Komponenten. Erst wenn alle Komponenten bestellt und zugebucht worden sind, kann der Sonderartikel ausgeliefert werden. Zeichnungen für entsprechende Sonderwerkzeuge können direkt an den Artikel „angeheftet“ werden und sind somit jederzeit einzusehen. Bei der automatischen Generierung der Bestellungen können die Zeichnungen der Sonderwerkzeuge auch direkt an den Lieferanten verschickt werden.

Weitere individuelle Extras

Bei vielen Lieferanten tätigt Schröder Produktionstechnik seine Bestellungen mit dem Verfahren „Electronic Data Interchange“ (EDI). Dabei werden Datensätze von einem ERP in ein anderes übertragen. NAV bietet auch diese Funktionalität, allerdings in einer Standardversion. Die einzelnen Lieferanten von Schröder Produktionstechnik haben jedoch unterschiedliche Anforderungen an die Aufbereitung der Daten. synalis hat dafür gesorgt, dass sie jeweils passend konfiguriert werden.

Im Artikelstamm von Schröder Produktionstechnik ist ein differenziertes Rabattsystem sowohl für den Einkauf, als auch den Verkauf hinterlegt. Die Rabatte richten sich nach Abnahmemenge und Kunden- bzw. Lieferantenkategorie. Die vollständigen Informationen zu jedem einzelnen Produkt sind in NAV hinterlegt. Natürlich gibt es dabei immer wieder Änderungen: Produkte werden verbessert, erhalten neue Funktionen oder Eigenschaften, Preise steigen. Damit diese Änderungen nicht mühsam von Hand eingegeben werden müssen, bietet NAV eine integrierte Lösung, die von synalis nach den Vorgaben von Schröder Produktionstechnik optimiert wurde.

Umgekehrt ist es auch möglich, gezielt Informationen aus NAV zu extrahieren und in einer Excel- Datei aufzubereiten. So können z.B. Kundenumsätze, Lieferantenumsätze etc. ermittelt werden.

Der Nutzen für Schröder

Fazit von Daniela Fiebach: „Mit NAV haben wir einen Riesenschritt nach vorn in die Moderne getan! Die Finanzbuchhaltung funktioniert reibungslos und auch mit dem ‚Kundenvorgang‘ leben wir sehr gut.“ Die Finanzbuchhaltung spart Steuerberatungskosten und durch die Vereinfachung der Bestellvorgänge haben die Mitarbeiter mehr Zeit für ihre Kernaufgabe, die Kundenberatung. Für die Kunden schließlich ist der Weg von ihrer Anfrage zur Lösung kürzer und transparenter geworden.