Schnelle Identifizierung und Bearbeitung im DMS

Kunde:
Servona GmbH

Projekt:

DMS – Schnelle Identifizierung und Bearbeitung von Belegen im Dokumentenmanagement-System

Qualitativ hochwertige Patientenversorgung ist nicht nur unter dem heutigen Wirtschaftlichkeitsanspruch eine zu bewältigende Aufgabe. Entscheidend ist die zielgerichtete Koordination aller am Versorgungsprozess Beteiligten. Diese ermöglicht wirtschaftliche Abläufe und sichert gleichzeitig eine effiziente Versorgungsqualität für den betroffenen Patienten.

Neben verschiedenen Fachbereichen hat sich das Unternehmen auf das Überleitungsmanagement von Patienten aus der stationären Therapie in die ambulante und/oder häusliche Nachbetreuung spezialisiert.

Servona Home-Care-Dienstleistungen und Versorgungslösungen sind gekennzeichnet durch qualifizierte und dokumentierte Abstimmungsprozesse, d.h. Kliniken, Pflegeeinrichtungen, Pflegedienste und Krankenkassen müssen Hand in Hand zum Wohle des betroffenen Patienten, seiner Familie und Angehörigen arbeiten. Im Rahmen dieser Dienstleistungen werden im Haus täglich ca. 1.000 bis 1.500 Dokumente – insbesondere Rezepte und Verordnungen – verarbeitet.

2009 trat die Geschäftsführung der Servona GmbH mit dem Anliegen einer automatisierten Archivierung von unterschiedlichen Belegen des Bereichs Heil- und Hilfsmittel an synalis heran. „Wir wollen unsere administrativen Prozesse optimieren und stellen uns deshalb eine automatische Erkennung von Beleginhalten in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) vor. Zur schnellen Identifizierung und Bearbeitung der im DMS gespeicherten Belege soll eine Schnittstelle zum bestehenden ERP-System eingerichtet werden“, erläuterte Armin Freitag, CIO bei Servona, die Anforderung des Unternehmens.

Zum Zeitpunkt der Anforderung wurden die Rezepte, die per Briefpost im Haus eintrafen, durch Barcodeaufkleber, die über das ERP-System Microsoft Dynamics NAV erzeugt und gedruckt werden, zum Scannen vorbereitet. Nachdem der Barcode auf der Rezeptrückseite aufgebracht war, wurden die Rezepte beidseitig im Stapel gescannt. Eine Sortierung und Unterscheidung zwischen Kassen- und Privatrezepten fanden hierbei nicht statt. Obwohl beide Rezeptarten gescannt waren, wurden nur die Kassenrezepte zur weiteren Bearbeitung ausgelesen. Ein weiterer Nachteil dieses Prozesses war vor allem der komplexe Übernahmeschritt ins ERP-System, sodass einige Dokumente nur sehr verzögert bearbeitet wurden. Außerdem konnten die gescannten Dokumente nur unzureichend strukturiert in Dateiordnern verwaltet werden.

Die Vorgehensweise

synalis führte für Servona eine umfangreiche Prozessanalyse durch und erstellte daraufhin eine Entscheidungsvorlage, die in der Empfehlung von ELOprofessional mit dem DocXtractor mündete. Speziell für den Einsatz in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen konzipiert, bietet ELOprofessional passgenaue Funktionalitäten für den effizienten Umgang mit Dokumenten und Informationen. Das Modul ELO DocXtractor ist eine Anwendung zur intelligenten automatischen Klassifizierung und Verarbeitung eingehender Dokumente. Das System trainiert und lernt dabei selbstständig sowohl Struktur als auch Erkennungsmerkmale anhand einer kleinen Auswahl an Musterdokumenten als Lernmenge. Anschließend ist die Anwendung in der Lage, auch neue Dokumente inhaltlich zu analysieren, zu bewerten und mit sehr hoher Genauigkeit klassenbezogen dem richtigen Geschäftsprozess zuzuordnen.

Die Anbindung des DMS an das ERP-System Microsoft Dynamics NAV war schnell gelöst, da die Projektmitarbeiter von synalis in dieser Verknüpfung sehr erfahren sind.

Die Lösung

In einer Art Pilotprojekt wurden im März 2010 zunächst nur die Verordnungen des Typs 16 archiviert. Eine Verordnung dieses Typs besteht aus zwei Seiten (Vorder- und Rückseite) und enthält in der Regel Informationen zur Krankenkasse, zum Patienten, zur Betriebsstättennummer, zur Verordnernummer und zum Verordnungsdatum. Die Vorgehensweise, diese zunächst mit einem Barcode-Label, welches in NAV erzeugt wird, zu versehen und zu scannen, wurde übernommen. Neu sind nun die temporäre Ablage in ELO und das Auslesen der Daten durch den DocXtractor. Im Output landen sowohl verifizierte Daten als auch eine Liste der nicht eindeutig zuzuordnenden Daten für die manuelle Kontrolle und Korrektur. Mittels einer Export.xml Datei erfolgt eine automatische Ablage und Verschlagwortung der Verordnungen in ELO. Dort werden die Verordnungen sowohl in einen Patienten- als auch in einem chronologisch sortierten Belegordner abgelegt. Die Mitarbeiter können jederzeit aus dem ERP-System mittels unterschiedlicher Suchbegriffe Einsicht in den gewünschten Beleg bekommen.

Nach den guten Erfahrungen wurde Ende 2010 eine von Servona entwickelte Lösung in NAV, in der andere Dokumente, wie beispielsweise Genehmigungen von Kostenvoranschlägen oder Anamnesebögen, abgelegt wurden, ebenfalls durch den DocXtractor abgelöst. 2011 führte Servona die automatisierte Archivierung auch in der Finanzbuchhaltung ein. Neben der Verarbeitung von Eingangsrechnungen (siehe Abb. 2), Ausgangsrechnungen und Gutschriften werden diese Dokumente mittels eines formularbasierten Workflows auch einem Rechnungsprüfprozess unterzogen.

Eingangsrechnungen werden mit einem Barcode gelabelt, gescannt und anschließend im DMS ELOprofessional abgelegt. Durch die Verknüpfung mit dem ERP-System NAV erfolgt die automatische Zuordnung. Der Freigabe-Workflow sorgt für eine schnelle und beleglose Verarbeitung.

Der Nutzen für Serona

Durch die Einführung der Dokumentenerkennung und Archivierung konnte der Arbeitsprozess deutlich verbessert werden. Vor allem die Fehlerrate in der Erkennung von Dokumenteninhalten wurde drastisch gesenkt, was zur Folge hat, dass deutlich weniger manuell nachbearbeitet werden muss. Durch die Einbindung in das bestehende ERP-System stehen die Belege dort schnell und auf der gewohnten Benutzeroberfläche für die Bearbeitung zur Verfügung. Die Verantwortlichen bei Servona prüfen nun, ob sie dieses Verfahren auch in anderen Unternehmensbereichen einsetzen können.