xRM – Ein Schlüsselkonzept für relationale Unternehmensanwendungen

Kunde:
Solarparc AG

Projekt:

xRM – ein xRM-Schlüsselkonzept für relationale Unternehmensanwendungen

Dimensionen ermöglichen – Dialoge führen: So lautet die Philosophie der Solarparc Aktiengesellschaft. Die Solarparc AG ist ein wachsendes Unternehmen der regenerativen Energiebranche mit einer rund zehnjährigen Projekt- und Betriebserfahrung. Solarparc plant, baut, betreibt und verkauft regenerative Wind- und Solarkraftwerke und positioniert sich als Dienstleister entlang der gesamten Wertschöpfungskette regenerativer Kraftwerkswirtschaft (Projektierung, Betriebsführung, Konzeption und Vermarktung bis hin zur Stromerzeugung).

Die Nachhaltigkeit des Geschäftsmodells wird durch den Betrieb eigener Kraftwerke belegt, die auf einem umweltfreundlichen Weg kontinuierlich saubere Energie erzeugen und in das öffentliche Stromnetz einspeisen. Zu den Kernkompetenzen der Solarparc AG gehört eine präzise technische Betriebsführung regenerativer Kraftwerke. Dies bildet die Grundlage für ein stabiles, konstantes Basisgeschäft und wird als Dienstleistung auch Dritten angeboten.

Alle Kompetenzen münden in das strategische Geschäftsfeld der Entwicklung schlüsselfertiger, renditestarker Energieparks für Großinvestoren. Flankiert wird dieses Geschäft durch das Knowhow in Kapitalmarktprodukten. Damit bedient die Solarparc AG das zunehmende Investoreninteresse für nachhaltige Anlagen. Sie sucht die geeigneten Flächen, realisiert die effizienteste Technik und sorgt für den erfolgreichen Betrieb.

Für die Unterstützung und Optimierung der Prozessabläufe suchte die Solarparc AG eine Softwarelösung, die sehr viele Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche so weit wie möglich abgedeckt.

Von den Abteilungen und Mitarbeitern der Solarparc AG wird ein hoher Grad an Flexibilität gefordert. Die professionelle Projektarbeit im strategischen Geschäftsfeld verbunden mit den Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche sollte sich ebenfalls in einem zu implementierenden IT-System widerspiegeln.

Die Ziele der Einführung einer ganzheitlichen Unternehmenssoftware waren die Optimierung der Zusammenarbeit und der Arbeitsabläufe zwischen den Abteilungen und Mitarbeitern, der Verzicht auf Doppelarbeiten sowie ein strukturiertes Arbeiten über Abteilungen hinaus. So erfordern beispielsweise zahlreiche abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse Workflows in Form von Fristen und Terminen. Die Handlungsfelder, die mit Hilfe der Softwarelösung unterstützt und optimiert werden sollten, betrafen die Geschäftsbereiche Firmen- und Kontakt-, Fonds-, Vertrags- und Anlagenverwaltung sowie Projektierung und Personalwesen. Dabei bestand die klare Anforderung, dass die Lösung bedienerfreundlich sein soll und eine tatsächliche Vereinfachung der täglichen Arbeit darstellt. Was die technischen Aspekte betraf, musste das System in andere Systeme integrierbar und flexibel an neue Anforderungen anpassbar und erweiterbar sein.

Das klassische Customer Relationship Management (CRM) existiert bei solarparc zwar nicht, jedoch zeichnen sich vertriebsähnliche Strukturen im Geschäftsfeld der Interessenten- und Kommanditistengewinnung für Fonds und in der Veräußerung von Kraftwerken ab. Auch diese eher unüblichen Vertriebsstrukturen sollten im System abgebildet werden.

Ein weiterer Anspruch an die Softwarelösung bestand im Management des gesamten Personalverwaltungsprozesses, von Stellenausschreibungen und Bewerbungen bis hin zur Einstellung und Verwaltung von Mitarbeiterdaten. Hierbei spielt natürlich die Vertraulichkeit und Sicherheit eine große Rolle, weshalb dieser Bereich auf einem separaten CRM-Mandanten eingerichtet werden sollte.

Auf der Suche nach einem IT-Systemanbieter, der mit seiner Lösung die Anforderungen erfüllt, Erfahrungen aus ähnlichen Integrationsprojekten mitbringt und mit dem man auch auf der Beziehungsebene gut zurechtkommt, stießen die Verantwortlichen auf das ebenfalls in der Region ansässige Unternehmen synalis GmbH & Co. KG.

Die Vorgehensweise

Nach den ersten Treffen zwischen den Verantwortlichen beider Unternehmen, wurde die Vereinbarung über eine Zusammenarbeit konkreter. Demzufolge traf man sich zu einem weiteren Termin, bei dem die Key-User der Solarparc AG die Anforderungen und Ziele genauer erläuterten, um von der synalis eine Investitionsabschätzung über die Einführung von Microsoft Dynamics CRM zu erhalten. Nachdem das Investitionsbudget freigegeben war, erhielt synalis zunächst den Auftrag, mehrere CRM Anwendungs- und Datenworkshops durchzuführen. Diese dienten dazu, eine Analyse der bestehenden Geschäftsprozesse zu erhalten, eine Feinkonzeption zu erstellen und eine Grundlage für ein konkretes Angebot zu schaffen. Inhalt und Zweck des Feinkonzepts besteht darin, die aus den Workshops gewonnenen Erkenntnisse verständlich aufzubereiten und zu dokumentieren, so dass die beteiligten Parteien diese nachvollziehen können.

Auch das konkrete Angebot von synalis erhielt die Zustimmung durch die Geschäftsführung der Solarparc AG und so konnten sich die Projektleiter beider Unternehmen nun um die weitere Ausarbeitung der Prozesse und des Datenmodells kümmern. Die Mitarbeiter der synalis arbeiten in den Projekten mit einer Vorgehensweise, die auf dem Sure-Step-Methodenset basiert und für die Kunden die Arbeitsschritte sehr transparent und nachvollziehbar macht.

Das Besondere in der Einrichtung der Lösung bestand darin, dass sich diese aufgrund der individuellen Anforderungen der einzelnen Geschäftsbereiche zu einer xRM-Lösung (Anything Relationship Management) entwickelte. Die Lösung wurde basierend auf zwei voneinander unabhängigen CRM-Mandanten implementiert – einer für das Tagesgeschäft und einer für die Personalverwaltung.

Die Lösung

Das Besondere in der Einrichtung der Lösung bestand darin, dass synalis das Dynamics CRM-System so verfremdet hat, dass eine anforderungsspezifische xRM-Lösung daraus wurde. Diese hat zwei Mandanten – einer für das Tagesgeschäft und einer für die Personalverwaltung –, die unabhängig voneinander arbeiten, wobei die Stammdaten über das Integrationswerkzeug syncster synchronisiert werden. Zwei weitere Schnittstellen zu den externen Datenbanken von Meteocontrol und Rotorsoft wurden ebenfalls mit syncster eingerichtet. Sie liefern tägliche und monatliche Betriebsdaten, die im CRM-System ausgewertet werden.

Aktivitätenmanagement mit Firmen- und Kontaktverwaltung

Das xRM-System verwaltet die gesamten Kunden und Interessenten der Solarparc AG. Die vollständige Kundenhistorie ist auf einen Blick erkennbar. Alle Aktivitäten wie zum Beispiel Telefonate, Aufgaben, Termine sowie Schriftverkehr können im System dokumentiert werden. Durch die Word- Integration können Geschäfts- und Serienbriefe auf Knopfdruck erstellt werden.

Fondsverwaltung

Die Softwarelösung unterstützt die Verwaltung der Interessenten und Kommanditisten auf bestehende und geplante Fonds, die mit gezielten Marketing- und Vertriebsmaßnahmen adressiert werden können. Aufgrund der sensiblen Daten haben nur die zuständigen Mitarbeiter Zugriffsrecht.

Projektierung und Anlagenverwaltung

Die Projektierung wird dank der xRM-Lösung durch eine geeignete Aufgabenplanung mit Hilfe von Aktivitäten und Fristen unterstützt. Die Solaranlagen und Windkraftanlagen mit ihren zuständigen Ansprechpartnern und Dienstleistern sowie allen notwendigen Informationen für die technische Betriebsführung werden im System verwaltet.

Vertragsverwaltung

Die Lösung in der Vertragskontrolle besteht darin, alle unterschiedlichen Vertragsarten der Solarparc AG sowie deren Leistungen und Vergütungen im System zu verwalten.

Servicemanagement

E-Mail Störungsmeldungen von Anlagen werden über den integrierten E-Mail Router in einer CRM-Warteschlange gesammelt, wo diese dann von den Servicemitarbeitern bearbeitet werden können.

Personalverwaltung

Sowohl die Verwaltung der Mitarbeiter und Bewerber als auch die Bearbeitung und Koordination der Urlaubsanträge erfolgt in der Softwarelösung. Über die Reporting Services wurde ein ausführlicher Bericht über sämtliche Krankheits-, Urlaubs sowie Fehltage der Mitarbeiter entwickelt, um das Genehmigungsverfahren der Urlaubsanträge zu unterstützen. Aufgrund der sensiblen Daten wurde die Personalverwaltung in einem zweiten separaten CRM-Mandanten realisiert.

Schnittstellen

Über das Synchronisations-Framework „syncster“ werden Daten aus Drittsystemen sowie zwischen den CRM-Mandanten zur Verfügung gestellt. Auf diese Weise lassen sich für die Solaranlagen Ertrags- und Einstrahlungsdaten aus der Anlagenüberwachung historisch im CRM-System dokumentieren und auswerten sowie die Urlaubsanträge zwischen den Mandanten mittels geeigneter Workflows synchronisieren.

Die Vorteile für die Solarparc AG

Mit der Berücksichtigung und Umsetzung der Anforderungen aus den einzelnen Unternehmensbereichen ist ein mehrdimensionales xRM-System entstanden, das einheitliche Daten, historisch geordnet dokumentiert und das Tagesgeschäft der Solarparc AG abbildet. Jedem Unternehmensbereich der Solarparc AG stehen jetzt unterschiedliche Funktionen in einer eigenen Entität zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. So können nun beispielsweise bereichsspezifische Auswertungen einfach erstellt und Marketing- und Vertriebsaktivitäten zielgruppenrelevant ausgerichtet werden. Abteilungsübergreifende Abläufe werden gesteuert und durch automatische Workflows unterstützt, was eine offene und transparente Zusammenarbeit enorm erleichtert. Außendienstmitarbeiter haben zudem die Möglichkeit mit dem CRM Desktop Client auch mit Offline-Synchronisation mobil zu arbeiten. Dimensionen ermöglichen – Dialoge führen: die Philosophie der Solarparc AG findet in diesem IT-System ihre Anwendung.