Referenzen: Stepin CRM + NAV

Integration von Microsoft CRM & NAV: Effektives Kundenmanagement, weniger Verwaltung, mehr Automatisierung

Stepin heißt die international agierende Austauschorganisation, die Matthias Ohm 1997 gründete und die als »Student Travel and Education Programmes International« Auslandsaufenthalte vermittelt. Mit Hauptsitz in Bonn Bad Godesberg organisiert Stepin unterschiedliche Programme für entdeckungsfreudige junge Menschen, die die Welt bereisen wollen – Work and Travel, Au-pair, Freiwilligenarbeit oder Sprachreisen.

Um die die wachsende Zahl an Kundendaten effektiv und mit so wenig manuellem Aufwand wie möglich verwalten zu können, entschlossen wir uns gemeinsam mit StepIn, die Lösungen CRM & ERP sowie die bestehende Webseite in einer einheitlichen Microsoft-Systemlandschaft zu vereinen. Im jüngsten Projekt begleitet synalis StepIn bei der Migration von Office und Dynamics 365 in die Microsoft Cloud .

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Der Kunde

  • Stepin GmbH
  • Gründungsjahr 1997
  • Über 50 Mitarbeiter
  • Vermittlung von internationalen Austauschprogrammen in 35 Länder und auf 5 Kontinenten
  • Standorte in Deutschland und Österreich
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Die Anforderungen

  • Reduzierung von Doppeltarbeiten durch Automatisierung von Geschäftsprozessen
  • Bearbeitung sämtlicher kundennaher Arbeitsprozesse aus der CRM-Anwendung
  • Migration in die Microsoft Dynamics 365 & Office 365 Cloud
Mehr
  • Effizientere Planbarkeit und Unternehmenssteuerung auf Grundlage valider Daten
  • Übernahme eines laufenden Projekts mit erheblichen Inkonsistenzen in der Integration sowie in den bestehenden Funktionalitäten als neuer Microsoft Partner (Stabilisierungsphase)
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Die Lösung

  • Webseite-Integration in die CRM-Lösung für Selfservice-Prozesse (Rechnungen, Bestellungen etc.)
  • Integration von Microsoft Dynamics CRM & NAV für Auftragsabwicklung & Artikelverwaltung
  • Migration der Stepin-Plattform in die MS Dynamics 365 Cloud
Mehr
  • Durchgängiger CRM-Vertriebsprozess
  • Integration der Marketing Automatisierung für Massenmailings
  • Integration von MS SharePoint für Ablage automatisiert erstellter Dokumente

Der Kundenwunsch: Erst Stabilisierung, dann weitere Digitalisierung

StepIn trat mit einem größeren Problem auf synalis als Microsoft Partner zu: Nach einem gescheiterten ERP- und CRM-Projekt war das Unternehmen durch auftretende Daten-Inkonsistenzen bei der misslungenen Integration gezwungen, nahezu alle Arbeitsprozesse manuell vorzunehmen – andernfalls wären nicht einmal mehr grundlegende unternehmensplanerische Entscheidungen möglich gewesen. Daher bedarf es dringend einer System-Stabilisierung. Zudem soll die Kundenakquise strategisch digitalisiert werden. Da StepIn offen gegenüber neuen Technologien ist und auch zukünftig auf eine sichere wie schnelle Bereitstellung setzt, ist langfristig die Migration der bestehenden IT-Lösungen in die Cloud angedacht.

1. Stabilisierung der Systeme

Zunächst sollen die Systeme wieder stabilisiert werden, damit die umständlichen händischen Prozesse reduziert und der Arbeitsalltag normalisiert werden kann.

2. Digitalisierung von Kundenprozessen

Weiterhin sollen Vertriebsprozesse und Auftragsentwicklung ausgebaut und die neue StepIn-Website integriert werden, um die Leadgenerierung zu optimieren.

Sascha Güttes Porträt

„Mit Microsoft Dynamics 365 sowie Office 365, nutzen wir Microsoft Technologien der neusten Generation zur Digitalisierung unserer Geschäftsprozesse. Der Einsatz dieser Cloud Lösungen entlastet die operative Arbeit unserer IT-Abteilungen und schafft uns Freiraum für die fachliche Weiterentwicklung unserer Unternehmensanwendungen. Mit synalis als erfahrenen Microsoft Partner werden wir regelmäßig über aktuelle Trends sowie neue Lösungen informiert und gestalten die daraus resultierenden IT Projekte gemeinsam, professionell und vor allem auf Augenhöhe.“

Sascha Güttes  (IT-Leiter)

Die Lösung: Einheitliche Plattform für Marketing und Vertrieb

Als Lösung bietet sich eine einheitliche Microsoft-Plattform mit den Anwendungen Microsoft Dynamics CRM & Microsoft Dynamics NAV an, die über das Schnittstellenframework syncster by synalis sowohl unidirektional als auch bidirektional integriert sind. Mit der anschließenden Integration der StepIn-Website Marketingautomatisierungslösung mailworx und der gelingt auch der Schritt ins professionelle Onlinemarketing. Die Microsoft CRM-Lösung soll alle Marketing- und Vertriebsprozesse koordinieren und ergänzend dazu Informationen aus der ERP-Lösung für eine 360 Grad Sicht auf Kunden, Interessenten und Aufträge bereitstellen.

Ist-Zustand vorher:

Insellösungen erzeugen Mehrarbeit

Der Einsatz von Insellösungen verursacht einen erheblichen Aufwand an manuellen Doppeltarbeiten: So erforderte die fehlende Schnittstelle zwischen der bisherigen Webseite und dem CRM System beispielsweise einen erheblichen Aufwand in der Datenpflege für die Mitarbeiter der Kundenbetreuung.

Hohe Aufwendungen der IT

Die verschiedenen Anwendungen fordern in Wartung, Betrieb und Stabilisierung nicht nur hohe Kapazitäten der eigenen IT-Abteilung, sondern auch die Unterstützung externer Dienstleister. Das kostet sowohl Geld auch Zeit.

Keine einheitliche Datengrundlage

Da alle betriebsrelevanten Zahlen statisch in Excel verwaltet werden, fehlt eine Datengrundlage für aktuelle und zuverlässige betriebswirtschaftliche Auswertungen, die als Basis unternehmerischer Planung, Steuerung und Kontrolle dient.

Ergebnis nach der Umstellung:

Durchgängige End-to-End Lösung (E2ES)

Von der Webseite über das CRM System bis hin zur ERP-Lösung laufen alle Systeme gebündelt über synalis. Das schafft Übersicht und Struktur, da es fortan nur noch einen festen Ansprechpartner gibt, der den Überblick über die gesamte Infrastruktur hat.

Lückenlose Verwaltung von Kundendaten über CRM

Für eine vollständige Datenverwaltung sämtlicher betriebsrelevanter Informationen sorgt unser Kundenmanagementsystem, das folgende Bereiche abdeckt: Produktpflege, Pricing, Vertrieb, Auftragsabwicklung, Rechnung, Dokumentendruck, Versicherungsschnittstelle etc.).

Entlastung der IT

Viele Prozesse von Marketing und Vertrieb erfolgen automatisiert und entlasten dadurch die IT. Genauso verhält es sich mit der Migration in die Microsoft Dynamics 365 & Office 365 Cloud.

Alle Daten auf einen Blick

Die Umstellung ermöglicht ein konsolidiertes Controlling über alle Geschäftsdaten der Microsoft-Applikationen und verschafft Überblick und gute Entscheidungsgrundlagen.

Ziel erreicht: Digitalisierte Kunden- und Vertriebsprozesse & Migration in die Cloud

Stepin verhilft seinen Kunden zu einer Reise aus Abenteuer, Arbeit und Spaß – ähnlich verhält es sich auch mit der Zusammenarbeit zwischen Stepin und synalis, welche sich über die Jahre hinweg inzwischen zu einem freundschaftlichen Arbeitsverhältnis entwickelt hat: Die beste Voraussetzung für ein gelungenes Projekt, das sich inzwischen als professionelle Plattform präsentiert, die alle Kundenprozesse zielführend unterstützt und sich stetig weiterentwickelt.

Der Einsatz von IT-Lösungen der Microsoft Cloud liefert Stepin Geschäftsanwendungen der neuesten Generation mit großen Potenzialen im Wachstum, neuen Funktionen sowie in der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.  Die Integration der Marketingautomatisierung über mailworx bildet die Grundlage für professionelles Online Marketing und kundenspezifische Massenmailings: Das schafft steigende Interessentenzahlen.

Weiterhin erfolgt der gesamte Vertriebsprozess jetz nahtlos über das CRM-System: Von der Identifizierung und Bewertung von Leads bis hin zur Vorgangsakte, welche zu einem Auftrag mit einem Zahlplanregelwerk führt, laufen alle Vorgänge komfortabel über das Kundenmanagementsystem. Die Website-Integration in dieselbige Lösung ermöglicht Stepin zudem einen modernen und kundenorientierten Selfservice hinsichtlich Bestellungen, Rechnungen und Dokumenten: Dieser gründet auf den unterschiedlichen hinterlegten Kontaktformularen und der bequemen Kundenkontoverwaltung. Die Ablage aller automatisiert erstellter Dokumente geschieht jetzt zentral über Microsoft SharePoint. Nach der Integration von Microsoft Dynamics CRM & NAV über das Schnittstellenframework syncster by synalis können die gesamten Aufträge und Artikel effektiv und einheitlich abgewickelt und verwaltet werden.

Aktuell läuft die Migration der gesamten IT-Lösungen von Stepin in die Microsoft Dynamics 365 und Office 365 Cloud:  So wird die IT-Abteilung schrittweise von lästigen Regelaufgaben in Wartung & Betrieb entlastet und kann sich somit der Weiterentwicklung der Stepin Cloud-Plattform sowie deren Potentialen für zukünftige und neue Geschäftsmodelle widmen.

Das könnte die Zukunft bringen

Durch die Migration der IT-Lösungen in die Microsoft Dynamics 365 und Office 365 Cloud in Form als Software as s Service (SaaS) stellt Stepin die eigene IT-Lösungen wie CRM, ERP, Integration sowie Kommunikation auf ein Level von Geschäftsanwendungen der neuesten Generation. Das bedeutet, dass sie permanent mit neuen Features versorgt werden und dank

Technologien wie Künstlicher Intelligenz sowie Maschine Learning Arbeitsprozesse schon heute so unterstützen, indem Sie Leads automatisch bewerten oder über intelligente Suchen die richtigen Daten miteinander verknüpfen.

Neue Technologien können unmittelbar eingesetzt und im Zuge der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle direkt in bestehende Arbeitsprozesse etabliert werden. Durch die ständige Weiterentwicklung und Optimierung der Arbeitsprozesse von Stepin stellt Microsoft seine Partner und Kunden gleichermaßen jeden Tag vor neue spannende Herausforderungen.

Ihr Ansprechpartner

Jens Klasen - Experte Microsoft CRM - synalis IT Systemhaus Köln Bonn

Jens P. Klasen
CRM-Experte

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: jens.klasen@synalis.de