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synalis IT-Blog

Power Apps versus Excel

Digitalisierung und Excel: Geht das?

Digitales Deutschland – das ist das Ziel, das wir alle gemeinsam erreichen wollen. Doch viele sowohl öffentliche als auch private Unternehmen sind davon noch meilenweit entfernt. Die Krücke aller scheint dabei immer eins zu sein: nämlich Excel.

Excel ist ein tolles Tool für viele Anwendungsfälle und hält augenscheinlich ein Monopol bei deutschen Unternehmen. Das ist wenig überraschend, da vermutlich alle die Microsoft-Umgebung und damit auch Office-Pakete, wenn nicht sogar bereits Microsoft 365, nutzen. Schauen wir uns zum Beispiel diese Excel-Tabelle an:

Beispiel für Excel-Projekte

Viele Infos, wenig Transparenz

Diese kommt beim internen Projektmanagement zum Einsatz und wir dokumentieren dort alle relevanten Ansprechpartner und Daten. An Kunden versenden wir wiederum folgende Excel:

Beispiel für Excel-Fragebogen

Hier kann der Kunde einen kurzen Fragebogen mit Wünschen an das Tool beantworten. Jeder Kunde erhält die leere Vorlage als Excel, die zurückgeschickte befüllte Version wird dann als weiteres Blatt an die Projektmanagement-Excel angefügt.

Für die Anzahl an Beispielkunden und diesem kleinem Fragebogen funktioniert dieses Vorhaben so wie es soll. Aber wie lange noch? Sehr wahrscheinlich wird es dazu kommen, dass sowohl der Fragebogen als auch die Kundenzahl konstant wachsen.

Eventuell wollen Sie überdies hinaus ein Aufgabenmanagement für die Projekte in Excel etablieren, was wiederum weitere Excel-Blätter für jeden Kunden und eventuell für jeden Mitarbeiter bedeutet. Somit wächst die Excel mehr und mehr, wird unübersichtlich und stößt irgendwann an seine Grenzen.

Mittlerweile gibt es in der Microsoft-Welt aber eine Alternative zu Excel, nämlich Power Apps. Power Apps bietet Ihnen eine No-/Low-Code Möglichkeit, schnell und einfach eine mobile oder web-basierte Anwendung für Ihre Anforderungen zu entwickeln. Viele Funktionen, die Excel mit sich bringt, finden Sie in Power sich Apps wieder. Unter anderem daran zu erkennen, dass eine Anwendung auf Basis Ihrer Excel aufgebaut werden kann.

Spätestens nachdem Sie diese Komplexität erreicht haben, bietet Ihnen Power Apps die optimale Lösung für diesen Anwendungsfall.

Power Apps verbindet alte Gewohnheiten mit neuen Features

Wie würde jetzt unsere Beispieltabelle in Power Apps aussehen? Das Anlegen eines Datensatzes läuft in Power Apps immer über Formulare. Für das Projektmanagement und den Fragebogen könnte dies so aussehen:

Formular: Projekte
Formular: Fragebogen

Hierbei können auf den Formularen z.B. Komponenten wie die Zeitachse genutzt werden: Diese ermöglicht es Ihnen, direkt im Datensatz Aufgaben, E-Mail, Telefonanrufe, Termine und vieles mehr anzulegen; die Verknüpfung mit dem Datensatz erfolgt automatisch. Auch können wir andere bereits angelegte Datensätze hier direkt miteinander verknüpfen, etwa den ausgefüllten Fragebogen.

Dieser hingegen ist ein weiteres Formular, welches wir dem Kunden zuordnen. Sie können Ihrem Kunden Zugriff auf Ihr System ermöglichen oder weiterhin die Excel zukommen lassen und diese einfach in die Datenbank importieren. Ihre Ansichten wie in der Excel haben Sie in Power Apps auch weiterhin:

Ansicht: Aktive Projekte
Ansicht: Aktive Fragebögen

Für jede Tabelle können Sie so viele Ansicht konfigurieren, wie Sie benötigen; diese lassen sich wie in einer Excel durchsuchen und filtern. Die Formulare und Ansichten sind dabei nur einige der Standardfunktionen, die Power Apps mit sich bringt. 

Um Ihre Entscheidung des Wechsels von Excel auf Power Apps zu erleichtern hier eine Gegenüberstellung der Funktionen beider Produkte:

ExcelPower Apps
Aktivitäts-Dashboardx
Anpassbare UIx
Automatisierung von Geschäftsprozessenx
APIx
Berechnete Inhalte
Cloudbasiert
Datenbank-Basisx
Datenimport / -export
Datenvisualisierung
Dokumentenablagex
Drag-and-Drop
Drittanbieter-Integrationx
Dublettenprüfungx
Dynamics 365-Integration
Echtzeit-Updatesx
Grafische Bearbeitung von Workflowsx
KI-unterstützte Entwicklungx
Kommentare / Notizenx
Konfigurierbare Workflowsx
Low-/No-Code-Ansatzx
Mobiler Zugriffx
Regelbasiertes Ein-/Ausblenden
Reporterstattung und Statistikenx
Sicherheitsrollenx
Skalierbarx
Suchen / Filtern
Verknüpfung von Datensätzenx
Vorlagenmanagementx
Workflowmanagementx
Überwachungsprotokollex

Sind Sie nun überzeugt oder haben wir Ihr Interesse geweckt, dann melden Sie sich gerne bei uns und Fragen nach Power Apps. Gerne beraten wir Sie bei Ihrem Vorhaben zum digitalen Deutschland!

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