Pressemitteilung von Microsoft zur Portallösung für Welthungerhilfe

Pressemitteilung von Microsoft zur Portallösung für Welthungerhilfe

Veröffentlicht am 14. Oktober 2015

Am heutigen Montag hat Microsoft eine Pressemitteilung zur neuen Portallösung bei der Welthungerhilfe veröffentlicht. Die umfangreiche Lösung wurde von synalis auf Basis von Office 365 entwickelt und realisiert.

Welthungerhilfe setzt auf interdisziplinären Wissensaustausch und Kollaboration mit Office 365

Neue Portallösung löst Lotus Notes ab und macht aus der Hilfsorganisation ein Social Enterprise

Für das globale Wissensmanagement setzt die Welthungerhilfe auf ein weltweit verfügbares Wissensportal. Dabei achtet die Hilfsorganisation besonders auf die kollaborativen Funktionen des Portals, das darauf ausgelegt ist, das Wissen der Organisation und ihrer Mitarbeiter schnell und unkompliziert zur Verfügung zu stellen. So werden Arbeitsabläufe effizienter und der Wissensaustausch optimiert. Realisiert hat die Lösung der Microsoft-Partner synalis aus Bonn, der mit SharePoint Online, Exchange Online, Skype for Business und OneDrive for Business eine umfangreiche Portallösung auf Basis von Office 365 geschaffen hat.

„Eine Welt, in der alle Menschen die Chance haben, das Recht auf ein selbstbestimmtes Leben in Würde und Gerechtigkeit, frei von Hunger und Armut wahrzunehmen.“ Getreu dieser Vision setzt sich die Welthungerhilfe seit ihrer Gründung 1962 für den Kampf gegen Hunger und eine nachhaltige Ernährungssicherheit weltweit ein.

„Die Welthungerhilfe zeigt beispielhaft, wie sich die für uns alle so wichtige Arbeit von Hilfsorganisationen mit moderner Technologie verbessern lässt“, sagt Klaus von Rottkay, Leiter Marketing und Operations (M&O) bei Microsoft Deutschland. „Dabei setzt die Organisation mit der Konzentration auf Kollaboration und Kommunikation die richtigen Schwerpunkte und ist so in der Lage, die grenzüberschreitende Zusammenarbeit ihrer Projektteams zu gewährleisten.“

Wissensmanagement ist für NGOs ein erfolgskritischer Faktor

Die weltweite Zusammenarbeit mit den an den Projekten beteiligten Partnerorganisationen sowie globales Wissensmanagement sind für den Erfolg dieser Projektteams absolut erfolgskritisch. „Das Wissensmanagement trägt zur Kompetenzsteigerung und Entwicklung unserer und der Partnerorganisationen bei“, erklärt Klaus Ritsche, kaufmännischer Leiter der Welthungerhilfe. „Die zeitnahe und zielgerichtete Verfügbarkeit von Wissen sowie abnehmende Reibungsverluste durch verstärkt aktives statt reaktives Handeln tragen auch zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.“

Office 365 löst Lotus Notes ab

Um den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg zu organisieren, entwickelte der Microsoft-Partner synalis aus Bonn ein Portal auf der Basis von Office 365. Das neue System löst Lotus Notes und diverse Anwendungen wie Ticketing-System, Ressourcenverwaltung sowie eine Wissensdatenbank mit mehreren tausend Notes-Dokumenten ab.

Zentrales Office-Portal für Kommunikation und Kooperation

Die Einstiegsseite in das Office 365-Portal dient als zentraler Punkt für organisationsweite Ankündigungen und Termine. In weiteren Bereichen werden die Inhalte aus den unterschiedlichen Organisationseinheiten, Themenkomplexen und persönlichen Arbeitsbereichen der Mitarbeiter aggregiert. In so genannten Member Areas können sich die Mitarbeiter austauschen und die Zusammenarbeit organisieren. Dafür kann jeder berechtigte Mitarbeiter über Templates Arbeitsgruppen für den interdisziplinären und themenübergreifenden Austausch erstellen, an denen auch Partnerorganisationen teilnehmen können.

Auch die komplette Wissensdatenbank der Welthungerhilfe ist nach der Migration aus Lotus Notes über das Portal zu erreichen. Es besteht aus einer umfangreichen Sammlung aus mehr als 12.000 Dokumenten und fast 14.000 Bildern. Die implementierte Suchfunktion hilft nicht nur beim schnellen Auffinden der passenden Dokumente, sondern verknüpft diese mit den Mitarbeitern und sorgt so auch für eine bessere Vernetzung innerhalb der Projektteams und Organisationseinheiten.

Kommunikation orientiert sich an Prinzipien der sozialen Netzwerke

Die Kommunikation innerhalb des Portals folgt den Prinzipien der sozialen Netzwerke: Die Mitarbeiter können sich gegenseitig folgen und Dokumente über Hashtags kennzeichnen und aufspüren. Neuigkeiten und Ergänzungen im Portal werden den Mitarbeitern per Newsfeed mitgeteilt.

Derzeit wird die Lösung nach einem erfolgreichen Evaluierungsprojekt weltweit ausgerollt. Dazu werden die rund 2.000 Mitarbeiter in internen Workshops, Webcasts und Videokonferenzen geschult. Der nächste Schritt ist der Roll-Out von Skype for Business, um Videotelefonie und Instant Messaging im Rahmen des gemeinsamen Arbeitens der Teams zu ermöglichen.

Digitales Ehrenamt: Technologien als Erste Hilfe für das Ehrenamt

Microsoft engagiert sich intensiv für ehrenamtliche Organisationen. Mit der so genannten „NGO-Helpline“ etwa bietet Microsoft regierungsunabhängigen Organisationen seit 2015 einen besonderen Service an: Mitarbeiter des Microsoft Helpdesks stellen sich auch für die Beratung von Non-Profit-Organisationen zur Verfügung – ehrenamtlich, versteht sich. Mit Cancom und der SoCura GmbH hat Microsoft im September 2014 zudem einen offenen Rahmenvertrag abgeschlossen, der den stark vergünstigten Bezug von Cloud-Diensten wie Office 365, Yammer oder Skype für Business für kirchliche Organisationen umfasst. Außerdem unterstützt Microsoft ehrenamtliche Arbeit auch direkt mit Spenden: Allein 2014 hat Microsoft Software im Gegenwert von 32 Millionen Euro gespendet, 2015 wird sich dieser Betrag auf 52 Millionen Euro erhöhen.