Interview: proLEA – Transparenz in der Leistungserfassung und der Projektabrechnung
proloea_interview_hendrik_brauweiler

Interview: proLEA – Transparenz in der Leistungserfassung und der Projektabrechnung

Veröffentlicht am 25. April 2018 um 08:31 Uhr von synalis

Interview mit Hendrik Brauweiler von synalis: Projektname „proLEA“

Hendrik Brauweiler spricht in diesem Interview erstmals über die neue NAV-Lösung von synalis mit dem Projektnamen proLEA und gibt als Produktmanager einen Einblick in Entwicklungsimpulse, Fokusgruppen und Alleinstellungsmerkmale. Online Marketing Manager Tobias Vierneisel hat einige Fragen vorbereitet, um Ihnen die neue Software vorzustellen.

Hallo Hendrik. Demnächst soll ein neues Produkt von synalis mit dem Projektnamen proLEA veröffentlicht werden. Was genau steckt dahinter?

proLEA ist ein Produkt zur Leistungserfassung und Abrechnung. Die Lösung bildet also im Kern genau diese beiden Bereiche ab sowie alle Prozesse, die damit verbunden sind: etwa Projektverwaltung, Auftragssteuerung, Prüfung von Leistungseinträgen, Rechnungsstellung und Projektcontrolling. Diese Kernkomponenten sind natürlich vollständig miteinander verknüpft und integriert in Microsoft Dynamics NAV.

Wir haben also nicht auf der grünen Wiese begonnen, sondern eine Standard-ERP-Lösung als Basis genutzt. Wir ergänzen dabei klassische ERP-Komponenten wie Finanzbuchhaltung, internes und externes Rechnungswesen, Kostenrechnung und natürlich auch die ganze Fakturierung, sprich die Debitorenbuchhaltung.

Das sind Standardkomponenten, die NAV out-of-the-box schon abdeckt und die wir eigentlich mit unserer Lösung nur erweitern. Bei der Rechnungsstellung beispielsweise befüllen wir die Standardrechnungsbelege mit unserer Logik, sodass der Weg ab der Buchung vollständig im Standard von NAV abläuft.

Ist proLEA so konzipiert, dass man es direkt einsetzen kann oder muss die Lösung erst noch individuell angepasst werden?

Mit relativ geringem Aufwand in relativ kurzer Zeit die Lösung in Betrieb nehmen zu können – das war immer eine Grundidee von proLEA.
Als wir mit dem Konzept angefangen haben, war die schnelle Einführung im Fokus, sodass der Kunde rasch starten kann. Ausgehend von einer klassischen ERP-Einführung ist das natürlich nicht immer einfach vorstellbar. Wir haben aber das Ziel, mit dem Produkt auch bereits ein gewisses Standardsetting liefern zu können. Der Kunde muss seine Lieferanten, Kunden etc. natürlich einpflegen oder importieren, und seine Projekte und Aufträge anlegen – aber er muss eben nicht seine komplette Buchhaltung von Grund auf einrichten. Hier greift das Standardsetting, das direkt nutzbar ist.  

Gibt es eine bestimmte Zielgruppe an Unternehmen, für die proLEA besonders interessant ist?

Wir haben zwei Hauptzielgruppen im Fokus. Zum einen sind das Beratungsunternehmen und zum anderen Dienstleister beziehungsweise Projektdienstleister. Das können zum einen klassische Beratungsunternehmen oder auch große Rechtsanwaltskanzleien sein, aber natürlich auch Dienstleister wie synalis, also IT-Beratungen oder Software Hersteller.

Es gibt sicherlich andere Lösungen in dieser Richtung auf dem Markt – worin unterscheidet sich proLEA?

Es gibt natürlich einige Lösungen am Markt. Wir haben aber einen Schwerpunkt gesetzt, um uns von anderen Lösungen abzugrenzen: Das ist das Thema Bewertung von unfertigen Arbeiten beziehungsweise insgesamt die Bewertung im Projektkontext. Dieses Thema ist auf dem Papier schon recht anspruchsvoll; das Ganze jedoch automatisiert im System abzubilden ist natürlich noch eine Stufe komplexer.  

Wenn man einen ganz normalen aufwandsbezogenen Auftrag betrachtet, ist das sicherlich noch recht überschaubar. Komplizierter wird die Sache bei Festpreisprojekten. Hier erfolgen monatlich Leistungen und in unregelmäßigen Abständen Teil-Abrechnungen. Allerdings möchte ich in meinen Abrechnungsperioden eine exakte Bewertung dieser Leistung vornehmen – und das ist deutlich komplexer.

Der Impuls war mitunter die eigene Unzufriedenheit – aber auch andere hatten dieselben Probleme wie wir.

Faktoren wie Auftragswert oder Fertigstellungsgrade spielen eine entscheidende Rolle. Noch diffiziler wird es, wenn ich die Bewertung für den kompletten Projektzeitraum haben möchte: Diese Werte können sich ändern – und zwar mit jeder Abrechnungsperiode. Und genau das ist ein Schwerpunkt von proLEA. Unser Ziel war es, genau diesen Bewertungsprozess zu automatisieren, sodass man immer exakt den Wert einer Stunde zum Stichtag ermitteln kann. Und wir gehen noch einen Schritt weiter. Neben der Bewertung der Leistungen, wird proLEA die halbfertigen Leistungen innerhalb des Abrechnungsprozesses auch automatisch buchen bzw. an das Hauptbuch innerhalb von NAV übergeben können. Eine Lösung, die das automatisch bewerkstelligt, ist uns aktuell zumindest nicht bekannt. 

Wie seid ihr denn auf die Idee gekommen, eine Lösung in dieser Art zu entwickeln?

Als Beratungshaus und Dienstleister setzen auch wir schon von Beginn an verschiedene Systeme ein, mit denen wir aber nie richtig zufrieden waren, weil diese ab einem gewissen Punkt immer an ihre Grenzen gestoßen sind – spätestens, wenn es um das Thema Bewertung ging. 

Man könnte sagen, dass der Impuls für diese Idee unsere eigene Unzufriedenheit war; uns wurde allerdings schnell klar, dass andere dieselben Probleme haben und so haben wir mit Blick auf die vorhin erwähnten Fokusgruppen diese Lösung entwickelt. Hier wurden dann auch externe Personen aus verschiedenen Branchen hinzugezogen, um möglichst viel flächendeckenden Input zu erhalten. Auf Basis all dieser Informationen und Aspekte haben wir schließlich das Konzept für proLEA entwickelt. Wir haben dadurch die bisher bestehenden Lücken geschlossen und somit eventuell ein Alleinstellungsmerkmal erschaffen.   

Wichtige Informationen können dem Kunden gegenüber transparent und nachvollziehbar abgebildet werden.

Heute sprechen ja alle von der Verbesserung von Kundenbeziehungen. Kann proLEA hier auch einen Beitrag leisten?

Natürlich ist die Lösung kein klassisches Produkt, um Kundenbeziehungen zu verbessern. Weil die Prozesse allerdings allesamt integriert sind und teilweise vollautomatisiert stattfinden, kann eine sehr zeitnahe Projektabrechnung erfolgen und nach hinten raus auch das Projektcontrolling. Das macht sich auch bei den Kundenbeziehungen bemerkbar. Sind Leistungen erfolgt, kann jederzeit die Abrechnung durchgeführt werden.

Das ist heutzutage nicht immer selbstverständlich. Dadurch hat der Kunde auch intern eine transparente Projektübersicht für sein Controlling. Dadurch, dass alles voll digitalisiert ist und auch die Leistungsnachweise automatisch verarbeitet werden, können diese Informationen dem Kunden transparent und nachvollziehbar abgebildet werden. Das heißt, der Kunde kann exakt nachvollziehen, welche Leistungen für welches Projekt angefallen sind, zu welchem Wert und mit welcher Stundenzahl. Die Leistungsnachweise können zusätzlich bei Bedarf strukturiert werden, je nach Anforderung des Kunden. So können etwa Leistungsnachweise gruppiert werden, um noch mehr Transparenz pro Auftrag oder pro Abrechnung zu schaffen. Auch das Projektreporting kann relativ zeitnah erfolgen. Das sind natürlich alles wesentliche Aspekte für verbesserte Kundenbeziehungen.

Wie geht es jetzt weiter? Habt ihr schon einen Termin, wann proLEA zur Verfügung stehen wird?

Aktuell gibt es noch keinen festen Release-Termin. Wir sind jedoch auf den letzten Metern, was den Aspekt der Bewertung angeht – und das ist der Teil mit der höchsten Komplexität. Hier sind wir aber wie gesagt in den letzten Zügen; alle anderen Bereiche sind schon komplett nutzbar und werden fortlaufend getestet. Wir sind also schon fast bei einer Beta-Version, bei der schon Verbesserungsvorschläge eingebunden wurden. Der nächste Schritt ist eine Release-fähige Version.

Hinzu kommt noch ein weiterer Fokus: Seit dem zweiten April gibt es Dynamics 365 Business Central, also Dynamics NAV aus der Cloud. Genau das war einer der Kernaspekte bei der Entwicklung des Produkts. Der Kunde soll die Option haben, proLEA aus der Cloud zu beziehen. Darauf legen wir unseren Fokus: die Bereitstellung über Business Central. Natürlich wird es beide Formen der Bereitstellung geben, Cloud und On-Premise.

Vielen Dank, Hendrik, wir sind gespannt und fragen nach, sobald es Neuigkeiten zu proLEA gibt!

Hendrik Brauweiler ERP Consultant Bonn Köln

Hendrik Brauweiler, Bereichsleiter ERP, synalis
Tel. +49 228 9268 0
E-Mail: hendrik.brauweiler@synalis.de