So erstrahlt Ihr Intranet im Licht Ihres Corporate Designs
SharePoint Online ist aus dem Microsoft 365-Umfeld nicht weg zu denken. Oft wird SharePoint Online zum Aufbau von Intranetportalen genutzt: Dabei können verschiedene Seiten für unterschiedliche Themen angelegt werden. Meistens gibt es eine zentral gepflegte Hauptseite, auf der Unternehmensnews und -events aggregiert und allgemeine Informationen bereitgestellt werden. In einem SharePoint-Intranetportal erhalten zudem einzelne Unternehmensbereiche die Möglichkeit, ihre Abteilungsstrukturen vorzustellen oder wichtige Dokumente abzulegen.
Eine Herausforderung dabei: Intranetportale und deren Unterseiten sollten möglichst dem Unternehmensdesign entsprechen, um einen Wiedererkennungswert zu gewährleisten und die eigene Marke darüber hinaus intern zu stärken. Bisher war es so, dass Designs in SharePoint Online nur per PowerShell durch einen SharePoint-Administrator erstellt werden konnten. Außerdem gab es nur die von Microsoft vorgegebene Schriftart Segoe UI, die wohl in den seltensten Fällen die vom Unternehmen vorgegebene Schriftart ist. Mit dem SharePoint Online-Markencenter soll sich das nun ändern.
Das neue SharePoint Online Markencenter
Mitte September 2024 wurde das SharePoint Online Markencenter weltweit ausgerollt. Es wird im Microsoft 365 Admin Center unter den Organisationseinstellungen aktiviert und kann dann in einer Websitesammlung (z.B. dem Intranetportal) installiert werden. Auf das Markencenter haben anschließend alle Siteadministratoren und Websitebesitzer der entsprechenden Websitesammlung Zugriff. Im SharePoint Online Markencenter können nun Schriftarten und Farben des Unternehmens hinterlegt werden.
Nach dem Einspielen beider Elemente können Sie festlegen, in welchen Kombinationen diese in SharePoint Online und Viva Connections genutzt werden können.
Praktisch: Aus den Schriftarten werden Schriftartpakete erstellt. Bei diesen können Sie verschiedene Schriftarten und -stile für Titel, Überschriften, Texte und interaktive Texte (z.B. URLs) wählen.
Im Bereich „Design“ haben Sie die Option, verschiedene Farben und Markenfarben zu einem Unternehmensdesign zu kombinieren. Dabei müssen Primär-, Text-, Hintergrund- und Akzentfarbe angegeben werden. Der Designer enthält auf der rechten Seite eine Vorschau der aktuellen Farbauswahl und weist beispielsweise auf zu geringe Kontraste hin.
Die Auswirkungen des SharePoint Online Markencenters
Sobald ein Schriftartpaket oder ein Design über das SharePoint Online Markencenter angelegt wurde, können die Schriftpakete und Designs in allen Websitesammlungen innerhalb der Microsoft 365-Umgebung genutzt werden. Demnach steht auch auf Bereichsseiten das Design des Intranetportals zur Verfügung. Das konnte man bisher nur über Microsoft PowerShell-Befehle erreichen. Über den Button „Aussehen ändern“ und Design bzw. Schriftart findet man nun im Bereich „Von Ihrer Organisation“ die neuen Designs und Schriftarten.
Bei Auswahl eines neuen Designs oder einer neuen Schriftart wird diese zunächst als Vorschau auf der aktuellen Seite angezeigt und kann dann gespeichert werden.
Fazit: Neue Features für Ihr Corporate Design
Das neue SharePoint Online Markencenter hilft Unternehmen dabei, das eigene CD stringent umzusetzen, hat aber aus meiner Sicht noch Verbesserungspotenzial. Es kann beispielsweise nicht garantiert werden, dass alle Siteadministratoren oder Websitebesitzer auch wirklich die neuen Gestaltungsmöglichkeiten nutzen. Außerdem werden bisher nicht alle Webparts supportet. Das bedeutet, dass bei manchen die Schriftart nicht angepasst wird. Wenn man nun also die Schriftart der Websitesammlung anpasst, jedoch z.B. das Viva Engage-Webpart verwendet, kann es unsauber aussehen, da verschiedene Schriftarten auf einer Seite gemischt werden. Hier würde ich mir wünschen, dass die entsprechenden Webparts zeitnah angepasst werden.
Dennoch erleichtert das Markencenter besonders den globalen bzw. SharePoint Online Administratoren die Arbeit bezüglich Designs und ermöglicht es den Benutzenden, die sich ohnehin um CD-Themen kümmern, eigenständig Anpassungen vorzunehmen.
Ich persönlich bin sehr gespannt darauf, wie die Reise des SharePoint Online Markencenters weitergeht und hoffe, dass dadurch noch weitere Erleichterungen auf uns zu kommen.
