Upgrade-Projekte mit Microsoft Dynamics CRM
Microsoft Dynamics CRM Upgrade IT Dienstleister

Upgrade-Projekte mit Microsoft Dynamics CRM

Veröffentlicht am 13. September 2016 um 09:40 Uhr von Jens Klasen

Das synalis CRM-Team versteht sich als ein CRM-Partner der ersten Stunde und verfügt nach über 10 Jahren Projekt- sowie Produkterfahrung über eine umfangreiche Expertise. Der folgende Artikel soll sowohl CRM-Kunden als auch Interessenten einen Überblick geben, was im Rahmen eines CRM Upgrade-Projektes für Herausforderungen bestehen und wie man sich idealerweise darauf vorbereiten kann.

CRM Produktlebenszyklus

Betrachtet man den Werdegang des Produkts über die letzten 13 Jahre, so stellt man relativ schnell fest, dass die Zyklen zwischen den Hauptversionen deutlich kürzer geworden und die Anzahl der Updates zwischen den Major Releases deutlich gesunken sind. Dies ist nicht umsonst dem rasanten Entwicklungstempo als auch der Cloud Strategie von Microsoft zu verdanken, was zu interessanten Lösungsansätzen für Upgrade-Projekte führen kann. Demnach stellt sich im Rahmen dessen immer wieder die strategische Entscheidung, ob die gesamte CRM-Infrastruktur oder Teile davon in die Microsoft Cloud ausgelagert werden sollen. Das Microsoft CRM erhielt in der letzten Monaten viele funktionale Erweiterungen, die ausschließlich der CRM-Online-Version vorbehalten sind. Umso mehr gilt es, diese Vorteile herauszustellen sowie die Vorbehalte fachlich und sachlich abzubauen.

Upgrade als Weg in die Cloud

Auf dem Weg in die Cloud unterscheiden wir in der Microsoft Online Bereitstellung von CRM zum einen die Nutzung des Microsoft CRM als Dienst über den Webbrowser (Software as a Service), zum anderen das verbrauchsabhängige Mieten der CRM-erforderlichen Hard- und Software, welche in einem Microsoft Rechenzentrum über den Microsoft Azure Dienst laufen. Der Vorteil des SaaS-Modells hinsichtlich neuer CRM Versionen besteht darin, dass Wartung und Betrieb nicht mehr der Verantwortung des Kunde obliegen. Microsoft bietet für die Planung von anstehenden Upgrades eine beeinflussbare Terminplanung sowie eine Testumgebung für den Release Wechsel an. Bei der Auslagerung der Hardware- und Software-Ressourcen in ein Rechenzentrum über Azure spart man sicher langfristig Hardware-Kosten und kann diese beliebig skalieren, muss sich jedoch nach wie vor um den Betrieb der Lösung kümmern. Wichtig zu betonen ist, dass die SaaS-Lösung aufgrund der starken Verzahnung mit anderen Cloud Produkten von Microsoft einen deutlich größeren Funktionsumfang anbietet. Die Daten von einer Lösung in die eigene Infrastruktur kann nur mit einem klassischen Datenimport übernommen werden.

Projekt- & Ressourcenplanung

Wie in jedem herkömmlichen CRM-Projekt stellt eine sorgfältige Planung das A und O für dessen Erfolg dar. Nachdem System- und Hardware-Anforderungen abgeglichen sind, wird sich folglich heraus kristallisieren, ob die jetzige IT-Infrastruktur der neuen Version gewachsen ist oder nicht. Somit stellt sich neben der Bereitstellung auch relativ schnell die Frage nach der Lizenzierung neuer Software-Versionen für Server- und Client-Anwendungen, ebenso muss die Verfügbarkeit von Mitarbeitern überprüft werden. Je ausführlicher und routinierter man diese Schritte plant und testet, desto weniger Arbeiten fallen im Nachgang des Upgrades für die IT-Betreuung an. Aus diesem Grund empfiehlt man neben dem Produktivsystem eine dezidierte Umgebung bereitzustellen, wo die eigenen Mitarbeiter etwaige Probleme im Vorfeld auf der eigenen Infrastruktur mit relevanten Daten direkt testen und erkennen können. Wichtig zu beachten ist, dass dezidierte Entwicklungs- und Testumgebungen ebenso lizenzierungspflichtig sind wie ein eingesetztes Produktivsystem.

Herausforderungen

Große Herausforderungen beinhalten CRM-Projekte, die über eine lange Zeit keine Updates erfahren haben. Meist werden Upgrades rein technisch betrachtet und die Investitionen dafür zurückgestellt, wenn auf den ersten Blick trotz Anspruch auf die neue Software-Version kein direkter Nutzen aus der Anwendung entsteht. Jedoch bedeutet eine Aufschiebung von Updates eine funktionale Einschränkungen der bestehenden Anwendungen, die weiterhin durchgängig gepatcht worden sind und auf der kaufmännischen Seite einen immer größeren Investitionsaufwand erfordern. Der Hintergrund ist, dass ein CRM mit dem Versionsstand 2011 nicht direkt auf die neuste Version aktualisiert werden kann, sondern durch alle Zwischen-Releases wie z.B. CRM 2013, 2015 bis 2016 inklusive der dafür erforderlichen Systemumgebungen durchlaufen muss.

Gemäß des Falles, dass ein Upgrade zu lange aufgeschoben wurde, kann man sogar in Erwägung ziehen, sich das Upgrade durch alle Versionen zu sparen und das System noch einmal vollständig zu überdenken. Die Daten aus dem Altsystem können via Datenübernahme-Tool übernommen werden, ggf. kann man sogar auf CRM Online einen Neustart beginnen.

Fazit

Generell versteht man ein Upgrade-Projekt immer als eine Chance für einen Neuanfang, da sich genau in den unterstützten Bereichen Marketing, Vertrieb und Service regelmäßig die Prozesse ändern. Man sollte diese somit nicht aus einem rein technischen Aspekt betrachten, sondern auch bei jedem neuen Release noch einmal hinterfragen, ob die Prozesse, in denen man seine tägliche Arbeit durchführt, alle noch in der Form unterstützt werden wie man es erwartet. Neue Versionen bieten oft durch neuen Funktionen die Möglichkeit, das System optimiert an die tägliche Arbeitsweise anzupassen. Diese Chance sollte man nutzen und das Feedback der Anwender im Rahmen eines Reviews noch einmal mit einfließen lassen.

Letztlich kann ein CRM nur so gut sein wie die Datenqualität der Mitarbeiter, die täglich damit arbeiten. Also, nehmen Sie sich die Zeit und machen Sie ihre Kollegen glücklich.

 

Gerne zeigen wir Ihnen die CRM-Lösungen auch im persönlichen Gespräch in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns, unsere Profis im Bereich CRM helfen Ihnen bei der Umsetzung des gesamten Upgrade-Prozesses!

Ausführliche Informationen zu Microsoft Dynamics CRM können Sie hier nachlesen!