ELO Invoice IT-Lösung für digitales Rechnungsmanagement

ELO Invoice – IT-Lösung für Eingangsrechnungen und Rechnungsmanagement

Laut einer Studie der IFH Köln GmbH in Zusammenarbeit mit ibi research an der Universität Regensburg bevorzugten 2015 nur 35 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen elektronische Rechnungen. Während große Unternehmen schon damals zur digitalen Rechnung tendierten, verließen sich zur Zeit der Befragung kleine Unternehmen noch auf die Rechnung in Papierform – mit der Begründung, dass die Einsparpotentiale zu gering und die Anpassung der Systeme und Prozesse zu aufwändig seien.
Heute sieht es anders aus: Schon 2017 hat sich die Zahl der Unternehmen, die E-Rechnungen bevorzugen auf 46 Prozent erhöht und die Tendenz ist weiter steigend. 60 Prozent planen die Steigerung des Anteils an elektronischen Rechnungen. Die Gründe: Kosteneinsparung, durchgängige IT-Prozesse sowie eine schnellere und fehlerreduzierte Verarbeitung. Fakt ist: Ganz gleich, ob Rechnung in Papierform oder elektronisch – vom Posteingang über die Zuordnung und Prüfung bis hin zur Bearbeitung und Archivierung erfolgen viele Einzelschritte. Bei durchschnittlich 698 monatlichen Rechnungen in mittelständischen Unternehmen entstehen hohe Zeitaufwände und potentielle Fehlerquellen.

ELO Invoice ist eine fertige Lösung für die elektronische Rechnungsbearbeitung und den automatisierten Umgang mit Eingangsrechnungen. Eingehende Rechnungen und Belege werden automatisch erfasst und per Workflow an Unternehmensbereiche und die richtigen Mitarbeiter zur Rechnungsprüfung und Weiterverarbeitung übermittelt. Der Grad der Automatisierung sowie der Workflow können dabei individualisiert werden. ELO Invoice kann direkt in ERP-Systeme wie Microsoft Dynamics NAV integriert werden.

ELO Invoice - DMS - Dokumentenmanagementsystem Köln Bonn - synalis
Daniel Schulte DMS Berater synalis

ELO Invoice deckt alle Anforderungen ab, die ein mittelständisches Unternehmen an ein digitales Rechnungsmanagement stellt, ist individualisierbar und sorgt zusätzlich für die Einhaltung rechtlicher Standards.“
Daniel Schulte, DMS Spezialist, synalis

Eingangsrechnung erfassen und Daten abgleichen

Ganz gleich, ob Eingangsrechnungen elektronisch eingehen, als E-Mail-Anhang, in Papierform oder im ZUGFeRD-Format – individuell auf Ihre Bedürfnisse angepasst und formatunabhängig werden diese für die automatisierte Weiterverarbeitung in der ELO-Postbox abgelegt. Zur Vervollständigung und zum Abgleich greift ELO auf Daten und Informationen des ERP-Systems zu (z.B. Microsoft NAV bzw. Navision) und sichert so eine hohe Qualität der extrahierten Daten. Ergänzt wird der Workflow durch eine automatische Ablage im ELO-Archiv.

ELO Invoice
ELO Business Solution Invoice

Zeitersparnis durch digitale Prozesse

Jede eingehende Rechnung und jeder Beleg werden hinsichtlich geltenden, gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsinformationen geprüft (§ 14 Prüfung). Dann erfolgt automatisiert die Weiterleitung an die jeweilige Fachabteilung. Unnötige Fehlerquellen und aufwändige Prüfvorgänge werden vermieden und Sie sparen Zeit. Mit Hilfe von Eskalationen und guter Vertretungsregelung lassen sich kürzere Durchlaufzeit erreichen.

Sichere Zahlungsfreigabe

Sie bestimmen selber, wer unter welchen Bedingungen Rechnungsbeträge freigeben darf, sei es nach dem Vier-Augen-Prinzip oder in Staffelungen nach vordefinierten Beträgen. Ergänzt durch ein übersichtliches Rechnungseingangs-Cockpit behalten Sie die Kontrolle und den Überblick über den gesamten internen Zahlungsverkehr, sodass die Einhaltung von Zahlungsfristen gesichert ist.

ELO Business Solution Invoice Cockpit

ELO Invoice kennenlernen

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Norbert Schmidt synalis IT Köln IT Bonn

Norbert Schmidt
Tel. +49 228 9268 122
E-Mail: norbert.schmidt@synalis.de

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