FAQ – W-Fragen zu Software, Systemen und IT

FAQ – Häufig gestellte IT-Fragen rund um Software, Systeme und Programme

Auf dieser Seite möchten wir Ihnen ein paar grundlegende Fragen rund um IT-Lösungen und IT-Systeme beantworten. Auch verwandte Suchanfragen werden beantwortet. Dabei benennen wir zunächst häufig gestellte Fragen und geben anschließend kurze Erklärungen, beispielsweise auf die Fragen: Was ist ein ERP-System? Wofür brauche ich ein CRM? Was versteht man darunter? Wozu dient ein DMS? Was bedeuten die entsprechenden Abkürzungen?

Warum Cloud Computing?

Cloudlösungen erfreuen sich bei Unternehmen zunehmender Beliebtheit: Ein Grund dafür ist beispielsweise der schier grenzenlose Speicherplatz. Da viele Daten und Dienste in der Cloud gespeichert bzw. ausgeführt werden, benötigen sie keinen Speicherplatz auf lokalen Geräten und Servern. Braucht man mehr Speicherplatz, so kann dieser einfach hinzugebucht werden. Selbst die erforderliche Rechen-Power kann auf die jeweiligen Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden. Cloud Services eignen sich daher sehr gut für Großprojekte, die entweder einen enormen Speicherplatzbedarf haben oder eine hohe Rechenleistung fordern: Das ist beispielsweise bei Abstimmungsdiensten wie beim Eurovision Song Contest oder Berechnungsdiensten bei Wahlen der Fall. Ein weiterer Grund, der Cloudlösungen für Unternehmen interessant macht, ist die Ausfallsicherheit: Ohne eine Cloud muss ein Unternehmen doppelte Anschaffungen (etwa zwei Server) tätigen, um die Weiterarbeit beispielsweise durch Stromausfälle zu sichern. Doppelte Anschaffungen sind ein Kostenaufwand, der mit Clouddiensten umgangen werden kann.

Flexibilität bringt der Webspeicher ebenso mit. Mitarbeiter haben jederzeit und standortunabhängig Zugriff auf die Clouddaten – mit dem Computer, Tablet oder Smartphone. Cloudlösungen wie etwa Microsoft OneDrive oder MS Sharepoint und MS Teams sind daher praktische Tools, um auch im Home Office oder von unterwegs effizient arbeiten zu können. Auch die Bereitstellung der Dienste ist aufgrund ihres individuell anpassbaren Buchungsmodells äußerst flexibel. Dienste können jederzeit an die Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl angepasst, also ja nach Bedarf und ohne Vorlaufzeit erweitert und gekündigt werden, die Abrechnung erfolgt monatlich. Ein letzter wichtiger Aspekt ist schließlich die Sicherheit: Eine Cloudlösung bedeutet, dass alle Daten im Unternehmenskontext zentral abgespeichert werden, sodass sie gut von der IT zu schützen sind.

Was ist Mobile Application Management?

Was bedeutet Collaboration?

Collaboration bezeichnet den englischen Begriff für die „Zusammenarbeit“ im alltäglichen Arbeitsumfeld – egal ob im kurzlebigen Projektgeschäft oder langjährig innerhalb der Abteilungen. Der Fokus liegt hier weniger auf dem persönlichen Kontakt zwischen Kollegen als vielmehr auf der ausgereiften Vernetzung und Kommunikation über unterschiedlichste Kanäle und Tools.

Was sind Collaboration Tools? Was ist Groupware oder Social Software?

Neueste Technologien erlauben es Kollegen wie Partnern, zeit- und ortsunabhängig zusammenzuarbeiten. Die sogenannte Groupware bzw. Social Software überbrückt nicht nur zeitliche und räumliche Distanzen, sondern erhöht zudem die Effizienz der Teamwork, indem sie Wissen verdichtet, bereitstellt (etwa via Office Delve, Teams und Microsoft SharePoint) und die Kommunikationswege enorm verkürzt (wie Outlook oder Skype for Business).

CRM – was ist das?

CRM (auf Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement) ist die Abkürzung von Customer-Relationship-Management und steht für eine Geschäftsstrategie zur unternehmensweiten Kundenverwaltung, also dem Gesamt-Management aller Beziehungen zu Neu-, Bestands- und potenziellen Kunden und daran gekoppelter Prozesse.

Was sind CRM-Systeme?

Ein CRM-System ist eine IT-Lösung / Software, welche die CRM-Strategie, die durch das Unternehmen festgelegt wurde, auf Basis einer zentralen Datenbank elektronisch unterstützt. Ziel ist es, die bestmögliche Kundenorientierung in allen Prozessen und Bereichen zu bieten, um die Kundenbindung dadurch zu stärken. Das geschieht auf Basis automatischer Erfassung und Strukturierung von Kundendaten, was wiederum die individuelle Kundenpflege ermöglicht wie etwa zielgerichtete Marketing-Kampagnen.

Zusätzlich ist heute auch die Leadgewinnung (Interessentengewinnung) aus Sicht von Marketing und Vertrieb eingebunden. Neben der Verwaltung von Interessenten und Verkaufschancen zielen CRM-Systeme auch auf die Übermittlung von Content (E-Mail-Kampagnen) ab.

Welche CRM-Systeme gibt es?

An Klein- bis Großunternehmen angepasst gibt es verschiedenste CRM-Systeme und Anbieter, die unterschiedlich viele Features und Schnittstellen zu Web-Diensten bereitstellen und sich preislich daher auch voneinander unterscheiden.

synalis arbeitet erfolgreich mit dem bewährten CRM-System Microsoft Dynamics 365, das insbesondere für mittelständische Unternehmen die ideale Lösung darstellt, weil es komplett auf die spezifischen Kundenbedürfnisse zugeschnitten werden und sowohl in Eigenverwaltung (On-Premise), in der Cloud oder hybrid genutzt werden kann.

4square365 ist eine Beispiellösung von synalis, die zeigt, wie zielführendes Kundenmanagement mit einer branchenspezifischen CRM-Software gelingt. Diese Lösung wurde speziell für Immobilienmakler mit Schwerpunkt ‚Großobjekte‘ entwickelt und bündelt die Verwaltung aller Bereiche, die für Vertrieb und Vermarktung von Häuseranlagen und Gebäudekomplexen relevant sind. Darunter fallen entsprechende Features zur Unterstützung der Stammdatenverwaltung (Kunden und Objekte), des Marketing (etwa Immobilien-Portalanbindungen und Exposés) oder der Kundenbetreuung (Kundenhistorie, Sonderwünsche, Kommunikation).

Was ist DMS?

DMS ist die Abkürzung von Dokumentenmanagement-System und bezeichnet im Allgemeinen eine IT-Lösung zur elektronischen Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten, Akten, eMails und Rechnungen.

Warum DMS?

Ein digitales Dokumentenmanagement-System wie beispielsweise der elektronische Leitzordner (ELO) ermöglicht einen schnellen und zudem unternehmensweiten Informationszugriff auf abgelegte Daten. Anders als bei papierbasierenden Akten können Mitarbeiter standortunabhängig auf ein DMS zugreifen, dank Textrecherche die Suchzeiten zusätzlich verkürzen sowie durch automatische Protokolle transparent und nachvollziehbar Dokumente bearbeiten. Klassische Archivräume können dank DMS anderweitig genutzt werden und anders als bei falsch abgehefteten Papierbelegen lassen sich digital falsch abgelegte Akten jederzeit wiederfinden, ebenfalls versehentlich überschriebene Vorgängerversionen.

Auch mit Blick auf die GoBD (Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erweist sich ein Dokumentenmanagement-System als hilfreich bis hin zu unerlässlich, da sich mit diesem aufgrund struktureller Kontrollmechanismen und Protokolle beispielsweise die von der Finanzverwaltung geforderte Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit leichter gewährleisten lässt als mit Papierdokumenten oder auf einem bloßen Netzlaufwerk, etwa beim Ablagesystem.

Was ist ERP?

ERP ist die Abkürzung für den englischen Fachbegriff Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System ist eine IT-Lösung bzw. Software, die sämtliche Unternehmensdaten, die die Ressourcenplanung anbelangen, in einem einzigen zentralen Datensystem abbildet, dokumentiert und den Informationsfluss dadurch optimiert.

Warum ein ERP-System einführen?

Möchte man einen aktuellen und ganzheitlichen Überblick über alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens gewinnen und Ressourcen wie Mitarbeiter, Kapital und Betriebsmittel effizient verwalten, so geschieht das über ein ERP-System.  Die Software wird allgemein für folgende Bereiche und Abteilungen angewandt: Rechnungswesen / Einkauf / Verkauf / Produktion / Logistik / Personal

Was ist ein SOC?

Mit einem Security Operations Center (alternativ: Security Operation Center), abgekürzt SOC, meint man eine Echtzeit-Überwachung für Server, um diese bestmöglich vor Cybercrime zu schützen. Ein automatisches Erkennungssystem sorgt in Kombination mit dem aktiven Monitoring von Experten für eine sehr schnelle Detection (Aufspüren) von Cyberattacken. Wird eine Bedrohung erkannt, so löst das SOC selbstständig eine Kette an Maßnahmen aus, die zuvor zwischen dem auftraggebenden Unternehmen und dem beauftragten SOC-Team vereinbart wurden. Damit reicht die IT-Sicherheit durch ein Security Operation Center weit über den üblichen Grundschutz durch eine bloße Firewall und einen Virenschutz hinaus.