DMS-Einführung

Mit einer DMS Einführung Ordnung schaffen

Immer mehr mittelständische Unternehmen erkennen den Wert eines Dokumenten-Management-Systems (DMS), scheuen sich jedoch vor der Einführung. Denn das bedeutet zunächst Ordnungsstrukturen festzulegen, nach denen die zukünftige Ablage erfolgen soll. Die erfahrenen DMS Spezialisten von synalis – ELO Business Partner des Jahres 2014/2015 – unterstützen Sie gerade in dieser Anfangsphase einer DMS Einführung mit ihrem Know How und liefern Ihnen wertvolle Tipps zur Strukturierung und Organisation Ihrer Geschäftsprozesse.

Management

Klare Ziele erhöhen den Erfolg einer DMS Einführung

Die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems ist eine strategische Entscheidung mit positiven Auswirkungen auf die Abläufe in Ihrem Unternehmen. Damit der Systemeinsatz den gewünschten Erfolg bringt, sollten Sie bereits im Vorfeld der DMS Einführung eine umfassende Planung durchführen. Zu Beginn des Projektes und der Zusammenarbeit ist es wichtig, dass Sie uns Ihre klaren Ziele für die Einführung eines Dokumenten-Managements in Ihrem Unternehmen benennen. Nur so können wir garantieren, dass sich das gewünschte Ergebnis einstellt und Ihre Erwartungen erfüllt werden.

Typische Ziele für Dokumenten-Management-Projekte sind:

  • Verkürzung der Bearbeitungszeiten
  • Reduzierung der manuellen Vorgangsbearbeitung
  • Verbesserung der Auskunftsfähigkeit
  • Erfüllung von Compliance Richtlinien

„In der Organisation unserer Prozesse sind wir mit der Unterstützung von synalis ein großes Stück weiter gekommen. Jetzt kann ich in Spanien eine Rechnung an die polnische Niederlassung prüfen. Die Bearbeitung läuft außerdem fehlerlos und wir versäumen keine Skontofrist mehr. Aber noch wichtiger ist die konzernweite Transparenz, die wir erreicht haben. Die hat nämlich zu einer deutlichen Reduktion der Sachkosten geführt.“
Dr. Tomasz Bednarczyk, Chief Commercial & Financial Officer, Hal Allergy

synalis ist seit 1999 ELO Partner und hat sich besonders auf die Digitalisierung dokumenten-zentrierter Geschäftsabläufe konzentriert. Dazu bieten wir mittlerweile auch eigene Module an. Im Rahmen eines ersten gemeinsamen Workshops analysieren wir mittels bewährter BPMN (Business Process Model and Notation) Methoden Ihre Anforderungen und Sie haben die Möglichkeit uns und unsere Arbeitsweise näher kennenzulernen. Die Integration in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ist uns ein weiteres Anliegen, damit Ihre Abläufe auch wirklich durchgängig und rund laufen.

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Projektleitung

Eine gut geplante DMS Einführung zahlt sich aus

Die Einführung eines DMS bringt für Ihr Unternehmen einen wirtschaftlichen Nutzen. Dieser kommt jedoch nur dann vollständig zum Tragen, wenn Ihre Mitarbeiter sich auf die digitale Arbeitsweise einlassen. Auch wenn bereits viele digitalisierte Abläufe an die herkömmliche analoge Arbeitsweise angepasst sind, haben Ihre Mitarbeiter mit der Umstellung auf ein Dokumenten-Management-System teilweise große Berührungsängste, die es zu nehmen gilt. Wir sind mit den Vorbehalten vertraut und haben in unseren DMS Projekten drei hauptsächliche Herausforderungen ermittelt, die wir gemeinsam mit Ihnen meistern.

Projektmanagement

Die Einführung eines DMS ist weitaus mehr als nur ein IT-Projekt. Es handelt sich dabei vielmehr um ein unternehmensweites Organisationsprojekt, welches von allen Beteiligten getragen und gefördert werden muss. Wir empfehlen Ihnen ein gutes Projektmanagement mit Einbindung aller beteiligten Bereiche.

Key-User identifizieren

Suchen Sie frühzeitig die wichtigsten Anwender und Meinungsbilder aus den Fachabteilungen und binden Sie diese als Key-User in Ihr Projekt mit ein. Das schafft eine breite Akzeptanz und reduziert Prozessanpassungen.

Verbindung schaffen

Beziehen Sie Ihre Key-User mit guten Kenntnissen der eigenen Arbeitsabläufe oder eine Abteilung für die interne Arbeitsorganisation als Bindeglied zwischen IT und der jeweiligen Fachabteilung in Ihr Projekt mit ein.

Prozessmethodik nutzen

Bei unseren DMS Projekten setzen wir immer eine prozessorientierte Methodik ein, die Ihnen anhand von Modellen eine Vorstellung von der zukünftigen Lösung vermittelt und für eine einheitliche Definition von Begrifflichkeiten sorgt.

Vertrauen

Die Umstellung auf ein Dokumenten-Management-System ist eine große Umgewöhnung für Ihre Mitarbeiter. Zweifeln, wie „Bringt uns diese Lösung wirklich Entlastung?“ oder „Ist das eine neumodische Idee, die bald wieder von einer anderen abgelöst wird?“, können Sie nur durch vertrauensbildende Maßnahmen begegnen. Hier ein paar Beispiele:

Einfach zuerst

Beginnen Sie zunächst mit der Digitalisierung eines eher einfach aufgebauten Geschäftsprozesses, z.B. der Archivierung und Freigabe von Eingangsrechnungen.

Step-by-Step

Nach den ersten positiv verlaufenen Erfahrungen mit stabilen Abläufen und sicherer Langzeitarchivierung können Sie die Digitalisierung auf weitere Bereiche ausweiten.

Rückverfolgung

In ELO wird ein Report für fast alle Aktionen der Anwender rund um die Dokumente erstellt. So können Sie stets die Historie eines Dokuments nachvollziehen.

Durch den vollständigen oder teilweisen digitalen Ersatz von Papierdokumenten und Aktenordnern ergeben sich erhebliche Veränderungen in der Arbeitsweise, Informationsnutzung und Organisation der Anwender. Eine gute Planung, bei der Sie die Experten von synalis gerne unterstützen, und das Einbinden der betroffenen Abteilungen zahlen sich deshalb am Ende für Ihr Unternehmen und für Sie persönlich aus.

Daniel Schulte DMS Berater synalis

Daniel Schulte

Edmund Lehnhof

Alam-Deep Nahl synalis

Alam-Deep Nahl

Mike Neumann

synalis ist seit 1999 ELO Partner und hat sich besonders auf die Digitalisierung dokumenten-zentrierter Geschäftsabläufe konzentriert. Dazu bieten wir mittlerweile auch eigene Module an. Im Rahmen eines ersten gemeinsamen Workshops analysieren wir mittels bewährter BPMN (Business Process Model and Notation) Methoden Ihre Anforderungen und Sie haben die Möglichkeit uns und unsere Arbeitsweise näher kennenzulernen. Die Integration in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ist uns ein weiteres Anliegen, damit Ihre Abläufe auch wirklich durchgängig und rund laufen. Testen Sie uns im Rahmen eines Analyse-Workshops, der die Weichen für Ihre DMS Einführung stellt!

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Fachbereich

Erfolgsfaktor Mitarbeiterakzeptanz bei der DMS Einführung

Die Akzeptanz der neuen Software durch die Mitarbeiter gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der Einführung eines DMS. Was können Sie tun, um diese Akzeptanz zu fördern? Wichtig ist, dass das Management selbst eine positive Haltung gegenüber diesem Projekt deutlich macht. Beziehen Sie zudem alle beteiligten Bereiche in die Entwicklung mit ein und planen Sie die Datenmigration sorgfältig, damit das System bei der Aufnahme der Arbeit einen ausreichenden Bestand an Dokumenten enthält. Auch hierbei stehen wir Ihnen mit unserer branchenübergreifenden Projekt- und Umsetzungserfahrung zur Seite.

Daniel Schulte DMS Berater synalis

„Unseren Kunden raten wir, Ihre Mitarbeiter aus allen beteiligten Bereichen einzubinden, um sie für das neue System zu begeistern und Ängste zu nehmen.“
Daniel Schulte, Bereichsleiter DMS Lösungen, synalis

Akzeptanz

Papierakten sind besonders für wissensintensive Dienstleistungen ein elementarer Bestandteil ihrer Arbeit, an die sich Mitarbeiter über Jahrzehnte gewöhnt haben. Mit digitalen Dokumenten zu arbeiten, ist für viele Anwender Neuland und schafft somit Bedenken und Unsicherheit. Den Akzeptanzproblemen begegnen wir wie folgt:

Analogie

Bei der Einführung der Lösung bilden wir immer wieder die Analogie vom digitalen zum analogen Prozess. Ihren Mitarbeitern fällt die Umstellung leichter, wenn sie ihren bisherigen Arbeitsprozess in der digitalen Welt wiedererkennen, z.B. durch Ordner und Register, Haftnotizen, Textmarker, Stempel u.v.m.

Schulung

Bei den Schulungen Ihrer Anwender aus den Fachbereichen achten wir darauf, dass neben Darstellung der neuen oder angepassten Prozesse auch praxisnahe und konkrete Fragestellungen zur Handhabung digitaler Dokumente beantwortet werden.

Grenzen

Die meisten Arbeitsschritte in Verbindung mit Dokumenten lassen sich in der digitalen Welt einfacher, schneller und sicherer abbilden. Für die wenigen Arbeitsschritte bei denen das nicht der Fall ist, empfehlen wir, dass diese weiterhin analog ausgeführt werden.

Anwendung

Ein Tipp für Sie: Statten Sie die Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter, die mit dem DMS arbeiten, mit einem zweiten Bildschirm aus. So können sie an einem Bildschirm das digitale Dokument bearbeiten und auf dem anderen die Fachapplikation nutzen.

Im Rahmen gemeinsamer Workshops bearbeiten wir mit Ihnen unter anderem folgende Fragestellungen:

synalis ist seit 1999 ELO Partner und hat sich besonders auf die Digitalisierung dokumenten-zentrierter Geschäftsabläufe konzentriert. Dazu bieten wir mittlerweile auch eigene Module an. Im Rahmen eines ersten gemeinsamen Workshops analysieren wir mittels bewährter BPMN (Business Process Model and Notation) Methoden Ihre Anforderungen und Sie haben die Möglichkeit uns und unsere Arbeitsweise näher kennenzulernen. Die Integration in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ist uns ein weiteres Anliegen, damit Ihre Abläufe auch wirklich durchgängig und rund laufen. Testen Sie uns im Rahmen eines Analyse-Workshops, der die Weichen für Ihre DMS Einführung stellt! Überzeugen Sie sich selbst und nehmen mit uns Kontakt auf!

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