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Mit Sicherheit alles unter Kontrolle mit einem Dokumentenmanagement-System

Angebote, E-Mails, Rechnungen, Notizen, Fotos, Gutachten, Verträge, Schriftverkehr, Vorgangsakten, Zeichnungen – viele strukturierte und unstrukturierte Daten häufen sich an, wenn Sie einen Kunden über mehrere Jahre betreuen. Klassisch papierbasierte Kunden- und Lieferantenakten gehören jedoch der Vergangenheit an. Denn spätestens bei der Archivierung digital erstellter Dokumente stößt der altbewährte Aktenordner endgültig an seine Grenzen. In vielen Organisationen ist die Flut der Dokumente über mehrere Formate und Systeme verteilt. Das große Suchen beginnt, wenn Ihre Mitarbeiter recherchieren und kostet Ihr Unternehmen viel Geld. Mit einem einheitlichen Dokumentenmanagement-System finden sie zeit- und standortunabhängig das gewünschte Dokument, revisionssicher aufbewahrt.

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Sie leiten Ihr Unternehmen und suchen optimale IT-Lösungen.

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Sie steuern Projekte, um Geschäftsprozesse im Unternehmen zu verbessern.

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Die Investition in ein Dokumentenmanagement System zahlt sich aus

Die Ablage, Verwaltung und Archivierung digitalisierter und ursprünglich papiergebundener Schriftstücke auf einer einheitlichen Plattform – in einem Dokumentenmanagement System (DMS) – sorgt in erster Linie für Einheitlichkeit und eine unternehmensweite Ordnung. Damit stellen Sie sicher, dass alle an einem Arbeitsablauf involvierten Mitarbeiter über dasselbe Know How verfügen und unabhängig von ihrem Standort auf das komplette Archivwissen zugreifen können. Eingebaute Workflows, wie z.B. eine Rechnungseingangsprüfung, die Prüfung eines Bescheids oder Dokumentenverteilung, vereinfachen Ihre dokumenten-zentrierten Arbeitsabläufe und erhöhen zudem die Qualität der Arbeit.

„Der Verantwortungsvolle Umgang mit hochsensiblen Unterlagen ist ebenso entscheidend wie das Management zeitkritischer Prozesse für die vertrauenvolle Zusammenarbeit mit den Mandanten. All das muss bei der Prozessmodellierung und Umsetzung in einem ECM-System berücksichtigt werden.“
Prof. Dr. Andreas Blum – Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner – DHPG

Mit Software unterstützte Aufgabenbereich des ECM im Mittelstand

Dokumentenmanagement0%

Archivierung0%

Inputmanagement0%

Rechnungsbearbeitung0%

E-Mail Management0%

Business Process Management0%

Outputmanagement0%

Wissensmanagement0%

Collaboration Management0%

(Web) Content Management0%

Studie Bitcom ECM im Mittelstand 2015

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Sichere Ablage

Sie halten mit Sicherheit die selbst gesetzten oder zertifizierten Standards (z.B. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen „GDPdU“) ein.

Zeitersparnis

Sie sparen wertvolle Arbeitszeit, denn dank der einheitlichen Ablagestruktur weiß jeder im Unternehmen, wo sich welche Dokumente in welchem Bearbeitungsstatus befinden.

Standortunabhängig

Sie können Aufgaben dezentralisieren, da jeder unabhängig vom Standort auf Dokumente zugreifen und damit arbeiten kann.

Effizienzsteigerung

Sie arbeiten neue Mitarbeiter schneller ein und minimieren Fehlerquellen, weil Ihre Arbeitsabläufe durch ein Workflowmanagement unterstützt werden.

ECM im Mittelstand
Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise-Content-Management

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Enterprise-Content-Management
Archiv, DMS, ECM & Co. – Überblick und Begriffserläuterungen

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GoBD
Eine Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme

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Die Ziele zur Einführung einer Software zum Dokumentenmanagement können je nach Geschäftsmodell Ihres Unternehmens variieren. In der Regel entscheidet sich die Verwaltung für ein DMS, weil jede Information nur einmal im Unternehmen existieren soll. Ihre Zielsetzung könnte auch lauten, den Zugriff auf geschäftskritische Daten einheitlich regeln, die Basis für Wachstum schaffen oder Ihr unternehmerisches Risiko minimieren, indem Sie Compliance Richtlinien verfolgen. Nennen Sie uns Ihre Zielsetzung. Wir erläutern Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch, welche Lösungen sich dafür anbieten.

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Behalten Sie mit einem Dokumenten Management System den Durchblick

„Was hat der Kollege vom Vertrieb mit Herrn Meier besprochen?“ „Wo sind die Rechnungen, die wir vor zwei Jahren an den Kunden Müller geschickt haben?“ „Was stand im letzten Angebot an den Kunden Kühn?“ „Wo haben die Kollegen die Zeichnungen zum Produkt A abgelegt?“ Diese und ähnliche Suchanfragen oder die aktive Verteilung von Informationen binden viele Arbeitsstunden Ihrer Mitarbeiter, denn häufig bitten sie weitere Kollegen um Hilfe. Digitalisierte Dokumente befinden sich zwar in digitalen Ordnern, doch meist an verschiedenen Ablageorten in unterschiedlichen Software-Systemen (ERP, CRM, Datenbanken, Excel o.ä.) und es kann immer nur einer darauf zugreifen und sie bearbeiten. Das führt in manchen Unternehmen dazu, dass sich Mitarbeiter alternative Wege, wie beispielsweise ungesicherte Cloud-Plattformen, suchen, um Dokumente zu teilen.

„Dokumentenmanagement beinhaltet dabei den kompletten Lebenszyklus aller Dokumente Ihres Unternehmens – von der Erstellung über die Verwaltung bis hin zur Archivierung.“
Daniel Schulte, Bereichsleiter DMS Lösungen, synalis

Sichere Datenablage

Sie können einfach und günstig Ihre Daten und Dokumente konsistent auf einer Plattform speichern und über lange Zeiträume revisionssicher digital archivieren.

Zentrales Wissensmanagement

Sie können das bestehende Wissen Ihrer Organisation nach unterschiedlichen Zugriffsrechten zugänglich und nutzbar machen. Ihre eigene interne Wissensdatenbank.

Qualitätsoptimierung

Sie können durchgängige Arbeitsabläufe festlegen und damit die Qualität Ihrer Prozesse verbessern. Diese einheitlichen Workflows erhöhen die Ergebnisqualität.

95%

unserer DMS Kunden bilden mindestens einen dokumenten-zentrierten Prozess im DMS ab

100%

unserer DMS Kunden nutzen ihre DMS-Lösung von synalis dauerhaft und bauen diese aus

85%

unserer DMS Kunden lassen ihre DMS-Lösung mit anderen Lösungen integrieren (z.B. CRM)

Mit der „vollständigen Akte“, sprich der gesammelten Prozessdokumentation haben Sie die Garantie für eine hohe Qualität Ihrer Prozesse. Sie folgen Ihren selbstgesetzten Regeln und minimieren gerade bei streng regulatorischen Arbeitsvorgängen die Fehlerquote und verhindern eventuellen Missbrauch. Zur Umsetzung nutzen wir die Standardlösungen von ELO, die wir nach Ihren individuellen Bedürfnissen anpassen. Wie können wir Sie dabei unterstützen eine höhere Qualität Ihrer Prozesse zu erzielen? Gerne lassen wir unsere Erfahrung in Ihr Projekt einfließen.