synFile – die digitale Akte

Digitale Aktenverwaltung – Mit Dokumenten ortsunabhängig und übersichtlich arbeiten

In vielen Unternehmen und Organisationen nimmt die Notwendigkeit zu, dass die Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie unterwegs sind oder sich im Homeoffice befinden, ihre Tätigkeiten ausführen können. Wie kann der Zugriff auf die für die jeweiligen Arbeitsprozesse notwendigen Informationen und Dokumente organisiert werden, wenn ein relevanter Teil der Dokumente in Papierform vorliegen oder sich die Informationen in unterschiedlichen „Datentöpfen“ (Akten, Mails, Office, Dateilaufwerke, etc.) befinden? Wie kann sichergestellt werden, dass dezentrale und heterogene Informationsspeicher nicht durch zwar zentrale, aber unübersichtliche „Datenwüsten“ abgelöst werden? Ein in der Praxis erprobter Lösungsansatz für die genannten Herausforderungen bietet die Lösung synFile auf Basis der etablierten DMS-Lösung ELO ECM Suite:

synFile - die Lösung für digitale Aktenverwaltung
Daniel Schulte synalis

synFile schafft Struktur an den Stellen, wo es gewünscht und nötig ist. Automatisiert werden Daten und Akten immer gleichartig strukturiert, während Informationen trotzdem übersichtlich bleiben. Auf diese Weise werden Fehler vermieden und Arbeitsschritte erleichtert.“
Daniel Schulte, Bereichsleiter DMS-Lösungen, synalis

synFile digitale Aktenverwaltung basiert auf den folgenden drei Konzeptionssäulen

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Schnelle Dokumentenablage

Das Ablageziel für Dokumente kann schnell und sicher durch die Nutzung von Search-as-you-Type-Technologien und der Anwendung von konfigurierbaren dynamischen Aktenplänen bestimmt werden.

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Übersichtlichkeit

Beim Zugriff auf Dokumente in Akten werden nur genau die Strukturen gezeigt, in denen auch Dokumente abgelegt sind. Durch eine konfigurierbare automatische Referenzerstellung werden Dokumente gleichzeitig in verschiedenen Akten gezeigt, obwohl sie physisch nur einmal abgelegt sind.

Automatisieren synalis

Integration

synFile kann auf einfache Weise mit anderen marktgängigen IT-Anwendungen wie Microsoft Dynamics NAV, DATEV Eigenorganisation, RA-Micro und anderen datenbankbasierten Lösungen integriert werden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Effizienter Dokumentenzugriff

synFile erzeugt eine einheitliche Ablage mit einer von Ihnen vordefinierten Ordnerstruktur und Namensvergabe für alle Ihre unternehmensinternen Dokumente, ganz gleich welcher Art oder Form. Das Suchen und Finden von Dokumenten, der Zugriff auf relevante Informationen, aber auch die Ablage auf Basis Ihrer Vorgaben wird erleichtert.

Standortunabhängiger Zugriff

Mitarbeitern im Home-Office und im Außendienst stehen alle Dokumente des Unternehmens jederzeit zur Verfügung, ermöglichen und befördern standortübergreifende Zusammenarbeit, auf Behelfslösungen wie Handakten, Duplikate, etc. kann verzichtet werden.

Vollständige und aktuelle Informationen

Durch die Zusammenführung der unterschiedlichen Informationsträger in eine einheitliche digitale Akte stehen diese Informationen vollständig und stets aktuell an einem Ort zur Verfügung.

Umfassende Recherchemöglichkeiten

Die Inhalte der in den digitalen Akten zentral abgelegten Dokumente können durch die integrierten Indizierungsfunktionen umfassend recherchiert werden, sodass das darin enthaltene Wissen erschlossen werden kann.

Weitere Produkteditionen von synFile digitale Aktenverwaltung

synFile für Microsoft Dynamics NAV

in Verbindung mit Microsoft Dynamics NAV bietet synFile Funktionen, die weit über die Möglichkeit zur einfachen, schnellen und strukturierten Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagement hinausgehen:

  • Belege (z.B. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Mahnungen, etc.), die in Microsoft Dynamics NAV erzeugt werden, können vollautomatisch nach ELO übergeben und archiviert werden.
  • Eingehende Dokumente (z.B. Eingangsrechnungen) initiieren aus ELO heraus Arbeitsprozesse in Microsoft Dynamics NAV und werden integriert verarbeitet (Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe).
  • In Microsoft Dynamics NAV begonnene Prozesse können automatisiert in ELO zu Ende geführt werden (z.B. Archivierung von externen Lieferdokumenten und Warenbegleitunterlagen).

synFile für DATEV Eigenorganisation

Die Lösungen der DATEV für die Eigenorganisation von Kanzleien EO-Classic und EO-Comfort werden in vielen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für die Verwaltung von Mandantenstammdaten genutzt. synFile kann direkt auf diese Anwendungen zugreifen, dem Anwender eine schnelle Auswahl des Mandanten ermöglichen und die Mandantenakten automatisch anlegen und verschlagworten.

synFile für RA-Micro

Das primäre Ordnungskriterium bei vielen Rechtsanwaltgesellschaften sind Verfahren. synFile greift direkt auf die Verfahrensdatenbank von RA-Micro zu und nutzt die dort enthaltenen Funktionen für die Anlage und Strukturierung der Akten sowie der Ablage von Dokumenten in diese Akten.

Referenzbericht ELO für die digitale Aktenverwaltung bei der DHPG

Mithilfe der ELO ECM Suite werden bei der DHPG an jedem Standort an zentraler Stelle alle Posteingangsdokumente gescannt und digital sowohl an die Partner als auch an die Sachbearbeiter verteilt. Die zuvor in drei „Datentöpfen“ – Papier, Dateilaufwerke, E-Mails – verteilten Inhalte zu einer Mandanten-Akte sind nun in einer Plattform zentral nach einer über alle Standorte standardisierten Struktur gespeichert. Die Mandanten-Daten werden über die Anbindung an DATEV sowie aus den Verfahrensakten von RA Micro an das Ablagesystem in ELO geliefert. Der Postausgang und einzelne Geschäftsprozesse mit Dokumenten sind ebenfalls digitalisiert. Die DHPG hat somit die strategische Basis für mögliche weitere Schritte zur Optimierung und Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen geschaffen.

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synalis Referenz DHPG

synFile digitale Akte Onlinevorführung

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Fabian Felten synalis

Fabian Felten
Tel. +49 228 9268 129
E-Mail: fabian.felten@synalis.de

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