Wie Mensch und Maschine optimal zusammenarbeiten

Wie Mensch und Maschine optimal zusammenarbeiten

„Den Computer gibt es nicht, damit Leute weniger zu tun haben, sondern weil Leute Besseres zu tun haben.“ – Redensart

Mensch und Maschine werden einander oft gegenübergestellt: Das hat zur Folge, dass sich einigen Mitarbeitern die Nackenhaare kräuseln, wenn sie das Buzzword „Digitalisierung“ hören. Digitalisierung = Arbeitslosigkeit, lautet eine verbreitete Gleichung, weil Maschinen in vielen Bereichen schneller, präziser, – kurz: effizienter -, arbeiten können. (Auf unserer Seite „Keine Angst vor Digitalisierung“ finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an neue Techniken heranführen.)

Digitalisierung = Gezielte Unterstützung ist genauso häufig zu lesen. Fakt ist: Technik muss den Menschen nicht zwangsweise ersetzen – der Mensch soll die Technik zu seinen Gunsten einsetzen. Wir geben Ihnen Beispiele für die praktische Unterstützung und laufende Zusammenarbeit von Mitarbeitern durch den Computer.

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der Aufgaben könnten der Studie zufolge durch Technologien ausgeführt werden

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der Aufgaben würden von der technischen Unterstützung (etwa der Automatisierung) profitieren

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der Aufgaben können nach der Einschätzung der Befragten allein von Menschen getätigt werden

Beispiel 1: May the „Power BI“ with you: Umfassendes Reporting und mehr Datentransparenz!

Rechnen, Auswerten, visuell Aufbereiten: Was einen Menschen mitunter Stunden kostet (verschiedene Tabellen prüfen, Daten zusammenführen, Ergebnisse ableiten, Präsentation basteln), meistert ein PC in wenigen Minuten. Als Speichermedium aller relevanter Geschäftsdaten bündelt er Informationen und gibt sich auf Anfrage heraus. Mit ihm hat man alles im Blick. Und das rentiert sich: Seien es die Betriebssysteme und Updates der Mitarbeitergeräte, Analysen der Marktsituation oder Kampagnenauswertungen. Mit Microsoft Power BI finden Sie alle Informationen auf einen Blick: Die Lösung für Business Intelligence führt Daten unterschiedlichster Quellen zusammen und veranschaulicht alle benötigten Informationen eingängig auf themen- oder personenspezifischen Dashboards. Ideal, um anschaulich vielschichte und aussagekräftige Berichte zu erstellen, ohne zehn verschiedene Datenquellen aufrufen und vergleichen zu müssen.

>> Testzugang Microsoft Power BI <<

Beispiel 2: Wie ein Dokumentenmanagementsystem Ihren Arbeitsalltag verbessert

Wer einen Bürojob hat kennt es: Das Prüfen des E-Mail-Posteinganges zählt neben dem Kaffeeholen zu den ersten morgendlichen Routinetätigkeiten. Für viele folgt anschließend das Erfassen der eingehenden Papierpost (ganz ohne Brief geht es schließlich noch immer nicht) und die Aktenablage. In einigen Betrieben ist es noch Usus, relevante E-Mails auszudrucken und abzuheften. Dass dieses Prozedere nicht mehr zeitgemäß, sondern rückschrittig ist, dürfte den meisten klar sein: Warum die Ergebnisse einer elektronischen Korrespondenz, die extra auf Schnelligkeit und Einfachheit ausgelegt ist, wieder in Papierform bringen? Sie abheften und in einer Papierakte verstauen, die – einmal falsch abgelegt – den Stempel „Verschollen“ trägt? Hier also ein paar Alltagsbeispiele, welche die neue Flexibilität durch ein DMS veranschaulicht:

Volle Flexibilität, keine Wartezeit, keine Einschränkungen

Ein Dokumentenmanagement spart Zeit. Es gibt nach wie vor eine Akte – aber diese können alle Mitarbeiter mit entsprechendem Zugriffsrecht einsehen. Die klassische Papierakte hingegen erlaubt nur einer Person den Zugriff: Steht sie nicht im Schrank, steht sie nicht zur Verfügung.

Das bedeutet: Wenn Kollegen verschiedener Abteilungen während eines Arbeitsprozesses Akteneinsicht benötigen, gibt es keine Warteschlangen und Zwangsabsprachen mehr. Niemand ist auf die Lesegeschwindigkeit des „Vordermannes“ angewiesen, weil alle Betroffenen die Informationen gleichzeitig von ihrem Gerät aus abrufen können. Faktoren wie Ort, Zeit oder auch Speicherplatz spielen keine Rolle mehr. Der vor ein paar Jahren noch obligatorische Lauf ins Kellerarchiv gehört der Vergangenheit an. Ein DMS unterstützt so nicht nur die flexible Arbeit im Büro und beschleunigt Vorgänge wegen wegfallender Wartezeiten – auch der Außendienst profitiert von dem so geregelten Aktenzugang; Flexible Arbeitszeitmodelle wie Home-Office werden dadurch gar erst ermöglicht.

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ELO DMS Schlagwortsuche Suchfilter

Suche: „Nadel im Heuhaufen“ – Gefunden in: 2 Sekunden

Die Schlagwortsuche machts möglich: Sie geben den Aktennamen, Dokumententitel oder inhaltsbezogene Schlagorte, vielleicht eine Fußnote in die Suchmaske, wenn Sie Informationen benötigen – und werden fündig.

Das bedeutet: Aktenwälzen gibt es für Sie nur noch in TV-Krimis. Sie verschwenden keinerlei Zeit mehr damit, eine spezielle Akte zu suchen oder – noch anspruchsvoller – Papierdokumente nach Inhalten zu durchforsten. Diese mitunter bei „Strafarbeiten“ anzusiedelnden Tätigkeiten – man denke an zeitintensive Suchaktionen ohne Ergebnis – sind heute Sache weniger Sekunden und lassen sich ganz beiläufig erledigen. Digitale Werkzeuge wie Suchfilter sind schnell – und genau das sollte sich der Mensch zu Nutzen machen.  Aus unzähligen Dokumenten die eine gesuchte Information in Sekunden zu finden ist eine der großen Stärken des Computers, von der Anwender in der digitalisierten Welt profitieren.

Computer und Zahlen: Ein unschlagbares Team im Rechnungsmanagement

Gerade die Bearbeitung von Rechnungen ist an viele Besonderheiten und Faktoren geknüpft: Einzelbeträge, Gesamtbeträge, Fristen, Mahnungen, Fälligkeiten. Fehler schleichen sich da schnell ein. Muss ein Mitarbeiter aus einem ganzen Stapel von Rechnungen ermitteln, wie hoch der Gesamtbetrag ist und zu welchem Zeitpunkt welche Beträge anfallen, ist das ein mühsamer Prozess, bei dem jede kleine Unterbrechung schon zu Abweichungen oder Fehlern führen kann. Um das zu vermeiden holt man sich den Partner zu Hilfe, der selbst nur aus Zahlen besteht und garantiert fehlerfrei rechnet, etwa mit ELO Invoice.

ELO DMS Rechnungsmanagement
ELO Invoice Rechnungsmanagement Broschüre

Das bedeutet: Liegen Ihnen die Daten einmal in digitalisierter Form vor, können diese bequem durch Ihr „digitales Werkzeug“ errechnet und ausgewertet werden. Anwender gewinnen durch die Kalkulationen neue Einsichten. Welche Rechnungen befinden sich im Unternehmen zur Prüfung? Wie hoch ist die Summe der Rechnungsbeträge? Welcher Betrag wird in der nächsten / übernächsten Woche fällig? Welcher Mitarbeiter hat gerade besonders viele Rechnungen zur Prüfung vorliegen? Wie lange benötigen wir im Unternehmen durchschnittlich für die Rechnungsprüfung? In wie vielen Fällen verpassen wir Skontofristen? Bestenfalls lassen Sie die Daten gleich visuell für Ihre Zwecke aufbereiten, um alle relevanten Zahlen und Entwicklungen auf einen Blick ablesen zu können.

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