Microsoft Teams: Persönliche Kundenbetreuung mit MS Teams

Microsoft Teams: Wie Sie mit MS Teams persönliche Kundenbeziehungen schaffen

Wissensmanagement für Ihre Kunden: MS Teams

Microsoft Teams wurde als praktische Kommunikationsplattform für Projekte aller Art konzipiert. Mit der Erstellung von Teams und Kanälen, die zu internen Absprachen wie auch unternehmensübergreifend mit Kunden genutzt werden können, teilen Teammitglieder an einem zentralen Ablageort Wissen, Dokumente, Protokolle, Videos etc. miteinander.

MS Teams fixiert Zwischenergebnisse, Chatverläufe oder Übereinkünfte – und hält dadurch, richtig eingesetzt, zahlreiche Benefits für Ihre Kunden bereit! Wir zeigen, wie Sie MS Teams als wertvolles Tool für individuelle Betreuung und starke Kundenbeziehungen in Ihren Arbeitsalltag integrieren.

Persönlich und individuell: Binden Sie die Kunden direkt in MS Teams ein 

Wenn Sie Ihre Kunden zu langfristigen Bestandskunden und bestenfalls Markenbotschaftern machen wollen, so müssen in der Vergangenheit alle wesentlichen Vorbereitungen getroffen worden sein. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein Kunde, der in der Vergangenheit mit Serviceleistungen unzufrieden war und wiederholt negative Erfahrungswerte gesammelt hat, auch zukünftig an das entsprechende Unternehmen bindet, ist eher gering.
Ein gutes CRM-System ist ein toller Anfang, um Sie bei erfolgreichem Kundenmanagement zu unterstützen. Es trägt alle kundenspezifischen Daten automatisch zusammen und sorgt dafür, dass Sie bei jedem Anruf sofort im Geschehen und auf dem neuesten Stand der Dinge sind: Stichwort „Überblick”. Denn genau der macht den Unterschied: 

Dass Sie den Überblick über Ihren Klienten und die gesamte Kommunikation behalten, ist Voraussetzung für Servicekonzept und Kundenbindung. Wenn zusätzlich dem Kunden eine Übersicht über Chathistorie, Bearbeitungsstand und Anliegen geschenkt wird, dann ist das eine Servicezusatzleistung, die Ihr Unternehmen im Zweifel von anderen unterscheidet und sich als Unique Selling Point (USP) herauskristallisiert.

Luisa_Moeller_IT Experte_Collaboration_IT Systemhaus Köln Bonn

„TIPP: Der Gruppenchat bildet die Essenz der Gesprächsinhalte ab und kreiert ein virtuelles Unter-vier-Augen-Gespräch mit Ihren Kunden!“
Expertin für Collaboration mit Schwerpunkt auf SharePoint / MS Teams, synalis

MS Teams bringt’s auf den Punkt. E-Mail-Chaos war gestern 

Neben Customer-Selfservice-Portalen, die den Kunden bei zahlreichen Standardanliegen schnell weiterhelfen, steht die individuelle Kundenbetreuung hoch im Kurs. Microsoft Teams unterstützt Sie genau hier, indem Sie Ihre Kunden Teil Ihres jeweiligen Teams werden lassen und aktiv in Diskussionen und Bearbeitungsprozesse miteinbeziehen. Projektspezifische Fragen müssen nicht länger über Telefon oder Ticketsysteme geklärt werden, die anschließend nur schwer in einem übersichtlichen Gesprächsverlauf einzuordnen sind. Stattdessen können Sie im Team einen Chat mit Kollegen sowie Ihrem Kunden beginnen und die komplette Historie einsehen. Damit gehört der herkömmliche Mailverkehr, wie wir ihn kennen, der Vergangenheit an. Das bedeutet für Sie: 

Diese Zeitfresser und Stolpersteine sind für Sie passé:

  • Keine mühsame Schlagwortsuche im Postfach mehr, um Mailinhalte zu filtern 
  • Keine unüberschaubare E-Mail-Flut durch Reaktionen aller Beteiligten 
  • Keine „Ein-Wort”- und Kurz-E-Mails wie „Ja” oder „Wir stimmen den Änderungen zu.” 
  • Kein Risiko, Projektbeteiligte (direkt oder in CC) zu vergessen 
  • Kein Zeitverlust durch doppelte Auskünfte bei Informationslücken

Flexible Zugriffsmöglichkeiten

Eine lückenlose Informationsquelle, auf die jederzeit orts- und geräteunabhängig zugegriffen werden kann.

Einfache Nachvollziehbarkeit

Einen zentralen Ablageort, der übersichtlich die Gesprächshistorie aufzeigt und eine chronologisch nachvollziehbares Protokoll aller Absprachen.

Arbeitserleichterung

Für alle Beteiligten jederzeit zugängliche Informationen (Dokumente, Chatverläufe, Links), sodass aufwendige Suchvorgänge entfallen.

Teilen macht glücklich – auch Ihre Kunden: Dokumente, Verträge, Updates, Chats 

Die Einführung von Microsoft Teams mit der damit einhergehenden Bündelung an Informationen bringt aber nicht nur Vorteile für Sie: Wenn Sie Ihren Kunden mit der Aufnahme in das jeweilige Projektteam unmittelbar in Prozess, Fortschritt und Gespräche mit einbeziehen, so signalisieren Sie zum einen völlige Transparenz und vermitteln zum anderen die Ernsthaftigkeit, mit der Sie das Projekt verfolgen. Aufgrund der Teilhaftigkeit im speziell für ihn angelegten Team ist er sich der individuellen Betreuung bewusst. Er wird sich schnell der Tatsache gewahr, dass der flächendeckende Einsatz herkömmlicher Ticketsysteme und Anfrageformulare zwar effizient, aber weniger persönlich ist als die Interaktion mit MS Teams, durch das Sie über die Beantwortung von Fragen auch kurz Updates teilen können etc.

Haben Sie Bedenken, dass die Einbindung eines Kunden in MS Teams zu viele Interna offenlegt?

Sprechen Sie vorher intern darüber, welche Informationen Sie mit Ihren Kunden teilen können und wollen. Legen Sie nur Registerkarten oder Kanäle im Team an, die Sie auch mit Inhalten befüllen können. Wenn Sie keine Excel-Listen mit Ihrem Klienten zu teilen haben brauchen Sie den Reiter auch nicht anzulegen; Dokumente und PDFs hingegen vielleicht schon eher, wenn es im Verträge und Abspracheergebnisse geht. 

Selbst wenn Sie einige Themen vorzugsweise firmenintern diskutieren möchten, so können Sie beispielsweise „FAQ” anlegen, die sich – verschlankt oder erweitert – von der öffentlich zugänglichen FAQ-Seite unterscheiden und dadurch automatisch individualisiert wirken. Sie bestimmen darüber, was Sie teilen. Aber schon eine einigermaßen projektbezogene FAQ-Seite erweckt den Eindruck einer persönlichen Betreuung und fördert individuelle Kundenbeziehungen.

Ihr Ansprechpartner

Luisa_Moeller_IT Experte_Collaboration_IT Systemhaus Köln Bonn

Luisa Möller
Expertin für Collaboration mit Schwerpunkt auf SharePoint / MS Teams, synalis

Telefon: +49 228 9268 0
E-Mail: luisa.moeller@synalis.de