DocuSign: Die digitale Unterschrift

Der einfachste Weg zum rechtsgültigen Signieren von Dokumenten

Dokumente elektronisch zu signieren erfüllt die anspruchsvollsten Kundenanforderungen, erhöht den Komfort von Mitarbeitern und Kunden und bietet darüber hinaus höchste Sicherheit!

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Beschreibung

Signaturprozesse digital abwickeln und Dokumente elektronisch unterschreiben

Mithilfe der hochsicheren Cloudlösung DocuSign ist es ein Kinderspiel, Dokumente im Handumdrehen rechtswirksam zu unterzeichnen, zu verschicken und elektronisch zu bearbeiten. Die Lösung ersetzt das Unterschreiben, Scannen und Versenden von papierbasierten Dokumenten durch einen sicheren und vollständig digitalisierten Prozess. Nutzen Sie das Potenzial nahtlos digitaler Abwicklungen von jedem Endgerät aus und schließen Sie Verträge oder Geschäftsprozesse dank der elektronischen Signatur in wenigen Minuten ab.
Sie sind neugierig geworden? Unsere Experten verraten Ihnen bei unserem kostenfreien DocuSign Webcast welche Argumente für die digitale Unterschrift sprechen.

>> Kostenfreier Webcast: DocuSign

DocuSign Infografik Vorteile elektronische Signatur
Quelle: DocuSign

Einheitlich digitalisierte Arbeitsprozesse


DocuSign ermöglicht es Ihnen, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Durchgängig digitalisierte Arbeitsschritte optimieren Ihre Effizienz, verkürzen Durchlaufzeiten und schaffen volle Transparenz über Ihre Unterschriftenprozesse. Vom Mitarbeiter im Homeoffice bis zum Kunden im Café – Sie signieren ortsunabhängig auf dem Smartphone, dem Tablet oder am Computer.

Tobias Felten synalis SharePoint Köln Bonn
„Mit DocuSign helfen wir unseren Kunden dabei, Genehmigungen und Unterschriften als Teil bestehender Arbeitsprozesse vollständig zu digitalisieren. Hierdurch werden nicht nur Medienbrüche vermieden, sondern auch Bearbeitungszeiten beschleunigt und die Transparenz erhöht. Die Rechtssicherheit stellt der Branchenführer dabei durch die Konformität zur EU-Richtlinie eIDAS sicher. Für uns und unsere Kunden bieten insbesondere die Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft 365 / Office 365 und der Learningmanagement Solution LMS365 großartige Optionen, Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren.”
Tobias Felten, Head of Collaboration

Ihre Vorteile durch DocuSign

  • Erfüllung der Rechtssicherheit / aller Aspekte der eIDAS-Verordnung ✓
  • Höhere Effizienz durch schnelle und transparente Bearbeitungszeiten ✓
  • Nahtlose Kompatibilität mit Microsoft ✓
  • Einfache Anbindung an LMS365, Office 365 oder MS Teams ✓
  • Ersparnis von Zwischenschritten, Papierkosten & Medienbrüchen ✓
  • Mobile First-Erlebnis ✓

Die 3 Arten der digitalen Signatur, die DocuSign restlos erfüllt

Die einfache elektronische Signatur

Abkürzung SES für „simple electronic signature“

  • ist eine Ein-Faktor-Authentifizierung,
  • reicht für den Großteil aller Verträge aus,
  • ist als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zugelassen,
  • eignet sich optimal für Transaktionen, die mit geringen rechtlichen Risiken verbunden sind.

Beispiele: Kaufverträge, Policies und einseitige Erklärungen

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Abkürzung AES für „advanced electronic signature“

  • ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung,
  • ist ebenfalls als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zugelassen,
  • erhöhte Sicherheit, dass Signatur tatsächlich von Absender stammt,
  • eignet sich gut für Transaktionen, die mit mittleren rechtlichen Risiken einhergehen.

Beispiel: In der Regel bei Finanztransaktionen oder Dokumenten, bei denen erhöhte rechtliche Risiken bestehen könnten.

Die Qualifizierte Elektronische Signatur

Abkürzung QES für „qualified electronic signature“

  • ID-Überprüfung durch einen Trusted Service Provider (z.B. IDnow),
  • ist z.B. durch das VideoIdent-Verfahren gleichbedeutend mit der eigenhändigen Unterschrift,
  • wird in bestimmten Anwendungsfällen (Verbraucherkredite, Zeitarbeit) gesetzlich vorgeschrieben,
  • setzt voraus, dass die Identität des Unterzeichners mit einem Ausweisdokument verifiziert wird.

Beispiele: ein Verbraucherdarlehensvertrag oder ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag

Eine rechtsgültige Unterschrift

Mithilfe von DocuSign können Sie Dokumente ab sofort rechtssicher unterschreiben, denn die in Europa geltende eIDAS-Verordnung stellt sicher, dass digitalisierte Unterschriften rechtsgültig nutzbar sind – auch in streng regulierten Branchen und Firmen. Die elektronische Signatur mit DocuSign erfüllt alle Vorgaben der Rechtssicherheit und ist in Deutschland rechtswirksam.

Das kann DocuSign

Anbindung an vorhandene Systeme? Kein Problem!

DocuSign lässt sich perfekt in Ihre Systemlandschaft integrieren, weil DocuSign mit fast jeder Technologie oder Plattform kommunizieren kann, sodass komplette Prozesse digital und effizient von Ende zu Ende wertschöpfend aufgesetzt werden können.

Integrieren Sie DocuSign bequem in bestehende Lösungen wie etwa Microsoft 365, Dynamics 365 oder LMS365, denn: Durch vollständig integrierte Lösungen reduzieren Sie die manuellen Zwischenschritte und Medienbrüche nochmals deutlich, vermeiden übliche Fehlerquellen und beschleunigen Routinetätigkeiten.

Die Integration mit SharePoint Online ermöglicht Ihnen beispielsweise mit einem Klick die Übertragung ausgewählter Dokumente nach DocuSign, wo sie unterschrieben und im Anschluss vollkommen automatisch wieder nach SharePoint Online transportiert werden.

Bei der Nutzung stark standardisierter Dokumente, wie beispielsweise NDAs oder Verträge, profitieren Sie durch die Nutzung von Signaturvorlagen davon, dass die Platzhalter für Unterschriften und ergänzende Informationen ohne weiteren manuellen Eingriff immer an der richtigen Stelle hinterlegt werden.

DocuSign Infografik digitale Signatur Customer Experience_
Quelle: DocuSign

Zeit und Kostenersparnis

Verzichten Sie komplett auf eine papierbasierte Dokumentenabwicklung und sparen Sie sich den Versand von Dokumenten per Post. Mit der elektronischen Signatur profitieren Sie von einem reduzierten Kosten und Zeitaufwand. Die Cloudlösung DocuSign ersetzt die handschriftliche Unterschrift und optimiert Ihren Workflow. Sie beschleunigen Ihre internen und externen Unterschriftenprozesse und arbeiten gleichzeitig effizienter und nachhaltiger, indem Sie der Umwelt zuliebe Ihren Papierverbrauch minimieren.

Mobile First-Erlebnis

Lassen Sie Ihre Dokumente noch schneller signieren als zuvor! Profitieren Sie von der Möglichkeit, SMS-Benachrichtigungen zu versenden, um das Engagement zu erhöhen, Dokumente schneller signieren zu lassen und Ihre Antwortraten zu steigern. SMS-Benachrichtigungen helfen Ihnen dabei, Kunden schneller zu erreichen und Ihnen eine unschlagbare Erfahrung zu bieten, die Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet.

Next Steps mit DocuSign: Wir unterstützen Sie bei

  • der Grundeinrichtung (z.B. Organisation, Spracheinstellungen)
  • der Integration der Benutzerverwaltung (z.B. Realisierung des Single Sign-On mit Azure AD)
  • Ihrem Branding (Farben, Logo, Standard-Texte, -links & Mailtexte)
  • der Erstellung von Signaturvorlagen (z.B. Identifikation von Use Cases für Vorlagen, Konfiguration von Vorlagen etc.)
  • Prozessabwicklungen (z.B. der Integration in bestehende Prozesse & Lösungen, Vertretungsregelungen etc.)
  • der Nutzung der Mobile App
  • der Erstellung eines Adressbuches (z.B. Initiale Befüllung, Teilen des Adressbuches)
  • der Erstellung von Anleitungen und Schulungsvideos
  • sämtlichen Anliegen im Service und Support
Mitarbeitergespräche und regelmäßiges Feedback motivieren
Dokumente elektronisch unterschreiben zu können erleichtert Ihren Alltag immens.
Ihr Ansprechpartner
Tobias Felten synalis SharePoint Köln Bonn
Tobias Felten
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    Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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