DocuSign: Die digitale Unterschrift

Signaturprozesse digital abwickeln und Dokumente elektronisch unterschreiben

Dokumente elektronisch zu signieren erfüllt die anspruchsvollsten Kundenanforderungen, erhöht den Komfort von Mitarbeitern und Kunden und bietet darüber hinaus höchste Sicherheit! Mit DocuSign beschreiten Sie den einfachsten Weg zum rechtsgültigen Signieren von Dokumenten.

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Beschreibung

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ersetzt das Unterschreiben, Scannen und Versenden von papierbasierten Dokumenten durch einen sicheren und vollständig digitalisierten Prozess. Mithilfe der hochsicheren Cloudlösung DocuSign ist es ein Kinderspiel, Dokumente im Handumdrehen rechtswirksam zu unterzeichnen, zu verschicken und elektronisch zu bearbeiten. Nutzen Sie das Potenzial nahtlos digitaler Abwicklungen von jedem Endgerät aus und schließen Sie Verträge oder Geschäftsprozesse dank der elektronischen Signatur in wenigen Minuten ab. Eine digitale Unterschrift können Sie sich wie einen elektronischen Fingerabdruck vorstellen. In Form einer verschlüsselten Nachricht verbindet die digitale Signatur einen Unterzeichner im Rahmen einer gespeicherten Transaktion rechtssicher mit einem Dokument.
Digitale Signatur mit DocuSign
Dokumente digital signieren mit DocuSign

Einheitlich digitalisierte Arbeitsprozesse dank der digitalen Unterschrift


DocuSign ermöglicht es Ihnen, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Durchgängig digitalisierte Arbeitsschritte optimieren Ihre Effizienz und verkürzen Durchlaufzeiten. Zudem gewinnen Sie volle Transparenz über Ihre Unterschriftenprozesse. Vom Mitarbeiter im Homeoffice bis zum Kunden im Café – Sie signieren ortsunabhängig auf dem Smartphone, dem Tablet oder am Computer.

Tobias Felten synalis SharePoint Köln Bonn
„Mit DocuSign helfen wir unseren Kunden dabei, Genehmigungen und Unterschriften als Teil bestehender Arbeitsprozesse vollständig zu digitalisieren. Hierdurch werden nicht nur Medienbrüche vermieden, sondern auch Bearbeitungszeiten beschleunigt und die Transparenz erhöht. Die Rechtssicherheit stellt der Branchenführer dabei durch die Konformität zur EU-Richtlinie eIDAS sicher. Für uns und unsere Kunden bieten insbesondere die Integrationsmöglichkeiten mit Microsoft 365 / Office 365 und der Learningmanagement Solution LMS365 großartige Optionen, Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren.”
Tobias Felten, Head of Digital Workplace

Was sind Vorteile der digitalen Unterschrift mit DocuSign?

  • Erfüllung der Rechtssicherheit / aller Aspekte der eIDAS-Verordnung
  • Höhere Effizienz durch schnelle und transparente Bearbeitungszeiten
  • Nahtlose Kompatibilität mit Microsoft
  • Einfache Anbindung an LMS365, Office 365 oder MS Teams
  • Ersparnis von Zwischenschritten, Papierkosten & Medienbrüchen
  • Mobile First-Erlebnis

Was spricht sonst noch für die elektronische Unterschrift?

Zeit und Kostenersparnis

Verzichten Sie komplett auf eine papierbasierte Dokumentenabwicklung und sparen Sie sich den Versand von Dokumenten per Post. Mit der elektronischen Signatur profitieren Sie von einem reduzierten Kosten und Zeitaufwand. Die Cloudlösung DocuSign ersetzt die handschriftliche Unterschrift und optimiert Ihren Workflow. Sie beschleunigen Ihre internen und externen Unterschriftenprozesse und arbeiten gleichzeitig effizienter und nachhaltiger, indem Sie der Umwelt zuliebe Ihren Papierverbrauch minimieren.

Mobile First – Erlebnis

Lassen Sie Ihre Dokumente noch schneller signieren als zuvor! Profitieren Sie von der Möglichkeit, SMS-Benachrichtigungen zu versenden. Dies steigert nicht nur das Engagement, Dokumente schneller signieren zu lassen sondern erhöht gleichzeitig Ihre Antwortraten. SMS-Benachrichtigungen helfen Ihnen dabei, Kunden schneller zu erreichen. Bieten Sie Ihnen eine unschlagbare Erfahrung , die Ihr Unternehmen von anderen unterscheidet.

Ihr zertifizierter DocuSign Implementierungspartner

Der Erwerb der Qualifikation als DocuSign eSignature-Implementierungsberater 2021 unterstreicht die relevante Erfahrung, die wir Ihnen seitens synalis bei der Implementierung von DocuSign eSignature mit auf den Weg geben.

Diese Auszeichnung steht nur autorisierten und zertifizierten DocuSign-Partnern und -Mitarbeitern zur Verfügung – Wir sind einer davon!

DocuSign eSignature Implementation Consultant 2021
DocuSign eSignature Implementation Consultant

Welche elektronischen Unterschriften gibt es?

Die einfache elektronische Signatur

Abkürzung SES für „simple electronic signature“

  • ist eine Ein-Faktor-Authentifizierung,
  • reicht für den Großteil aller Verträge aus,
  • ist als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zugelassen,
  • eignet sich optimal für Transaktionen, die mit geringen rechtlichen Risiken verbunden sind.

Beispiele: Kaufverträge, Policies und einseitige Erklärungen

Die fortgeschrittene elektronische Signatur

Abkürzung AES für „advanced electronic signature“

  • ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung,
  • ist ebenfalls als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zugelassen,
  • erhöhte Sicherheit, dass Signatur tatsächlich von Absender stammt,
  • eignet sich gut für Transaktionen, die mit mittleren rechtlichen Risiken einhergehen.

Beispiel: In der Regel bei Finanztransaktionen oder Dokumenten, bei denen erhöhte rechtliche Risiken bestehen könnten.

Die qualifizierte elektronische Signatur

Abkürzung QES für „qualified electronic signature“

  • ID-Überprüfung durch einen Trusted Service Provider (z.B. IDnow),
  • ist z.B. durch das VideoIdent-Verfahren gleichbedeutend mit der eigenhändigen Unterschrift,
  • wird in bestimmten Anwendungsfällen (Verbraucherkredite, Zeitarbeit) gesetzlich vorgeschrieben,
  • setzt voraus, dass die Identität des Unterzeichners mit einem Ausweisdokument verifiziert wird.

Beispiele: Verbraucherdarlehens- oder ein Arbeitnehmerüberlassungsvertrag

Eine rechtsgültige Unterschrift

Mithilfe von DocuSign können Sie Dokumente ab sofort rechtssicher unterschreiben, denn die in Europa geltende eIDAS-Verordnung stellt sicher, dass digitalisierte Unterschriften rechtsgültig nutzbar sind – auch in streng regulierten Branchen und Firmen. Die elektronische Signatur mit DocuSign erfüllt alle Vorgaben der Rechtssicherheit und ist in Deutschland rechtswirksam!

Anbindung an vorhandene Systeme? Kein Problem!

DocuSign lässt sich perfekt in Ihre Systemlandschaft integrieren, weil DocuSign mit fast jeder Technologie oder Plattform kommunizieren kann. Folglich können komplette Prozesse digital und effizient von Ende zu Ende wertschöpfend aufgesetzt werden.

Zwischenschritte & extra Aufwand minimieren

Integrieren Sie DocuSign bequem in bestehende Lösungen wie etwa Microsoft 365, Dynamics 365 oder LMS365, denn: Durch vollständig integrierte Lösungen reduzieren Sie die manuellen Zwischenschritte und Medienbrüche nochmals deutlich, vermeiden übliche Fehlerquellen und beschleunigen Routinetätigkeiten.

Die Integration mit SharePoint Online ermöglicht Ihnen beispielsweise mit einem Klick die Übertragung ausgewählter Dokumente nach DocuSign, wo sie unterschrieben und im Anschluss vollkommen automatisch wieder nach SharePoint Online transportiert werden.

Bei der Nutzung stark standardisierter Dokumente, wie beispielsweise NDAs oder Verträge, profitieren Sie durch die Nutzung von Signaturvorlagen davon, dass die Platzhalter für Unterschriften und ergänzende Informationen ohne weiteren manuellen Eingriff immer an der richtigen Stelle hinterlegt werden.

DocuSign Infografik digitale Signatur Customer Experience_
Quelle: DocuSign

Checkliste Next Steps mit DocuSign

Wir unterstützen Sie bei:

  • der Grundeinrichtung (z.B. Organisation, Spracheinstellungen)
  • der Integration der Benutzerverwaltung (z.B. Realisierung des Single Sign-On mit Azure AD)
  • Ihrem Branding (Farben, Logo, Standard-Texte, -links & Mailtexte)
  • der Erstellung von Signaturvorlagen (z.B. Identifikation von Use Cases für Vorlagen, Konfiguration von Vorlagen etc.)
  • Prozessabwicklungen (z.B. der Integration in bestehende Prozesse & Lösungen, Vertretungsregelungen etc.)
  • der Nutzung der Mobile App
  • der Erstellung eines Adressbuches (z.B. Initiale Befüllung, Teilen des Adressbuches)
  • der Erstellung von Anleitungen und Schulungsvideos
  • sämtlichen Anliegen im Service und Support
Mitarbeitergespräche und regelmäßiges Feedback motivieren
Dokumente elektronisch unterschreiben zu können erleichtert Ihren Alltag immens.
Ihr Ansprechpartner
Tobias Felten synalis SharePoint Köln Bonn
Tobias Felten
Head of Digital Workplace
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    Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn

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