Was ist eine elektronische Akte (eAkte)? Wie kann man eine vollständige digitale Akte bereitstellen und Wissensmonopole vermeiden? Warum lohnt sich die Einführung einer eAkte? Wie schafft man ein strukturiertes Ablagesystem und eine einheitliche Verwaltung von Dokumenten verschiedener Formate und Quellen – also Papierakten, E-Mails, Office-Dokumenten oder Dateilaufwerken? Wie wird die Ordnung digitaler Akten auch nach Jahren noch gewährleistet?
Eine elektronische Akte – auch e-Akte genannt – ist das digitale Gegenstück zu einer Papierakte. In der e-Akte werden Dokumente bzw. verschiedene Dokumenttypen aufbewahrt: Rechnungen, Verträge, Protokolle oder Bewerbungsunterlagen. Unsere DMS-Lösung synFile führt Dokumente unterschiedlicher Informationsträger zentral und geordnet in einer digitalen Akte zusammen: Papierdokumente und digitale Dokumente werden so in einer elektronischen Akte vereint. Gleichzeitig werden vordefinierte Ordnerstrukturen automatisch erstellt und somit Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit erzeugt.
synFile stellt einen in der Praxis erprobten Lösungsansatz für das moderne digitale Dokumentenarchiv dar, der auf der etablierten DMS-Lösung ELO ECM-Suite basiert. Diese DMS-Software ist der Grundstein für die digitale Aktenverwaltung und Langzeitarchivierung und damit auch für das sich zunehmend verbreitende papierlose Büro als Zeichen der erfolgreichen Digitalisierung.
Workfloworientiert | Mit synFile können Ablagestrukturen entwickelt werden, die sowohl workflowbezogen vordefiniert als auch dynamisch sein können (z. B. vordefinierte Personalakte / flexible Projektakte). |
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Übersichtlichkeit | Beim Zugriff auf Dokumente in Akten werden nur genau die Strukturen angezeigt, in denen auch Dokumente abgelegt sind. Vordefinierte Unterordner werden erst dann erzeugt, wenn Dokumente vorhanden bzw. enthalten sind. |
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Integration | synFile kann auf einfache Weise mit anderen IT-Anwendungen wie Microsoft Dynamics NAV, DATEV Eigenorganisation und anderen datenbankbasierten Lösungen integriert werden. |
Unsere DMS-Experten zeigen Ihnen in unserem Webcast die Funktionen von synFile und wie die DMS-Lösung Sie beim Digitalisierungsprozess und der Archivierung unterstützt.
Die DMS-Lösung synFile erzeugt eine einheitliche Ablage mit einer von Ihnen vordefinierten Ordnerstruktur und Namensvergabe für all Ihre unternehmensinternen Dokumente – ganz gleich welcher Art oder Form. Diese Art der elektronischen Dokumentenverwaltung erleichert Ihnen das Aufsuchen und -finden von Dokumenten, den Zugriff auf relevante Informationen sowie die Ablage auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben.
Mitarbeitern im Homeoffice und im Außendienst stehen alle Dokumente des Unternehmens jederzeit zur Verfügung und ermöglichen und fördern zusätzlich die effiziente standortübergreifende Zusammenarbeit; auf Behelfslösungen wie Handakten, Duplikate, etc. kann verzichtet werden.
Durch die Zusammenführung der unterschiedlichen Informationsträger in eine einheitliche elektronische Akte stehen diese Informationen vollständig und stets aktuell an einem Ort zur Verfügung.
Die Inhalte der in den eAkten zentral abgelegten Dokumente können durch die integrierten Indizierungsfunktionen umfassend recherchiert werden, sodass das darin enthaltene Wissen erschlossen werden kann.
Ihre digitale Aktenverwaltung ermöglichen wir durch drei verschiedene Versionen von synFile:
1. Version: synFile Pure als klassische Basisversion
synFile Pure ist die Basis-Edition von synFile, basiert auf der DMS-Lösung ELO ECM Suite und bietet sämtliche hilfreiche Grundfunktionen.
2. Version: synFile für DATEV Eigenorganisation
Die Lösungen der DATEV für die Eigenorganisation von Kanzleien EO-Classic und EO-Comfort werden in vielen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für die Verwaltung von Mandantenstammdaten genutzt. synFile kann direkt auf diese Anwendungen zugreifen, dem Anwender eine schnelle Auswahl des Mandanten ermöglichen und die Mandantenakten automatisch anlegen und verschlagworten.
3. Version: synFile für Microsoft Dynamics NAV
In Verbindung mit Microsoft Dynamics NAV bietet synFile Funktionen, die weit über die Möglichkeit zur einfachen, schnellen und strukturierten Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagement hinausgehen: