Vom Chaos zur Ordnung: synFile – die digitale Akte

Verwaltung elektronischer Akten & Zusammenführung von Dokumenten aus Papier, E-Mail oder Dateien

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Beschreibung

synFile: Digitale Verwaltung elektronischer Akten & Zusammenführung von Dokumenten aus Papier, E-Mail oder Dateien

Wie kann man eine vollständige eAkte bereitstellen und Wissensmonopole vermeiden? Wie schafft man ein strukturiertes Ablagesystem und eine einheitliche Verwaltung von Dokumenten verschiedener Formate und Quellen – also Papierakten, E-Mails, Office-Dokumenten oder Dateilaufwerken? Wie wird die Ordnung digitaler Akten auch nach Jahren noch gewährleistet?

Digitale Aktenführung synFile

synFile: Mehr als nur digitale Akte

Unsere DMS-Lösung synFile führt Dokumente unterschiedlicher Informationsträger zentral und geordnet in einer digitalen Akte zusammen: Papierdokumente und digitale Dokumente werden so in einer elektronischen Akte vereint. Gleichzeitig werden vordefinierte Ordnerstrukturen automatisch erstellt und somit Einheitlichkeit und Nachvollziehbarkeit erzeugt.

synFile stellt einen in der Praxis erprobten Lösungsansatz für das moderne digitale Dokumentenarchiv dar, der auf der etablierten DMS-Lösung ELO ECM-Suite basiert. Diese DMS-Software ist der Grundstein für die digitale Aktenverwaltung und Langzeitarchivierung und damit auch für das sich zunehmend verbreitende papierlose Büro als Zeichen der erfolgreichen Digitalisierung.

Daniel Schulte, DMS Experte synalis Köln Bonn
„synFile schafft Struktur an den Stellen, wo es gewünscht und nötig ist. Automatisiert werden Daten und Akten immer gleichartig strukturiert, während Informationen trotzdem übersichtlich bleiben. Auf diese Weise werden Fehler vermieden und Arbeitsschritte erleichtert.”
Daniel Schulte, Bereichsleiter für DMS-Lösungen, synalis

Digitale Dokumentenverwaltung mit synFile: Die drei Konzeptionssäulen

Workfloworientiert

Mit synFile können Ablagestrukturen entwickelt werden, die sowohl workflowbezogen vordefiniert als auch dynamisch sein können (z. B. vordefinierte Personalakte / flexible Projektakte).

Übersichtlichkeit

Beim Zugriff auf Dokumente in Akten werden nur genau die Strukturen angezeigt, in denen auch Dokumente abgelegt sind. Vordefinierte Unterordner werden erst dann erzeugt, wenn Dokumente vorhanden bzw. enthalten sind.

Integration

synFile kann auf einfache Weise mit anderen IT-Anwendungen wie Microsoft Dynamics NAV, DATEV Eigenorganisation und anderen datenbankbasierten Lösungen integriert werden.

Webinar-Session: Digitale Dokumentenverwaltung mit synFile.

Unsere DMS-Experten zeigen Ihnen in unserer Webinar-Session, wie synFile funktioniert und Ihren Prozess der Digitalisierung und Archivierung unterstützt.


synalis Bonn

Ihre Vorteile von synFile auf einen Blick

Effizienter Dokumentenzugriff

Die DMS-Lösung synFile erzeugt eine einheitliche Ablage mit einer von Ihnen vordefinierten Ordnerstruktur und Namensvergabe für all Ihre unternehmensinternen Dokumente – ganz gleich welcher Art oder Form. Diese Art der elektronischen Dokumentenverwaltung erleichert Ihnen das Aufsuchen und -finden von Dokumenten, den Zugriff auf relevante Informationen sowie die Ablage auf Basis Ihrer individuellen Vorgaben.

Standortunabhängiger Zugriff

Mitarbeitern im Home-Office und im Außendienst stehen alle Dokumente des Unternehmens jederzeit zur Verfügung und ermöglichen und fördern zusätzlich die effiziente standortübergreifende Zusammenarbeit; auf Behelfslösungen wie Handakten, Duplikate, etc. kann verzichtet werden.

Vollständige und aktuelle Informationen

Durch die Zusammenführung der unterschiedlichen Informationsträger in eine einheitliche elektronische Akte stehen diese Informationen vollständig und stets aktuell an einem Ort zur Verfügung.

Umfassende Recherchemöglichkeiten

Die Inhalte der in den eAkten zentral abgelegten Dokumente können durch die integrierten Indizierungsfunktionen umfassend recherchiert werden, sodass das darin enthaltene Wissen erschlossen werden kann.

Zufriedene Kunden

Trenner ELO DMS Variante

Die Produkteditionen der DMS-Lösung synFile

synFile Pure / Die Basisversion
  • Mehrmandantenfähig
  • Aktenplanverwaltung
  • Anlage beliebiger Aktentypen
  • Manuelle Anlage neuer Akten
  • Ablageassistent zur Unterstützung des Anwenders

 

synFile für DATEV Eigenorganisation
  • Mehrmandantenfähig
  • Aktenplanverwaltung
  • Anlage beliebiger Aktentypen
  • Manuelle Anlage neuer Akten
  • Ablageassistent zur Unterstützung des Anwenders
  • Aktenanlage für Mandanten aus Datev EO classic/comfort
synFile für Microsoft Dynamics NAV
  • Mehrmandantenfähig
  • Aktenplanverwaltung
  • Anlage beliebiger Aktentypen
  • Manuelle Anlage neuer Akten
  • Aktenanlage für Kreditoren/Debitoren aus Microsoft Dynamics NAV
  • Automatische Archivierung aller in NAV erzeugten Belegarten
  • Komfortfunktionen

Die digitale Verwaltung Ihrer Akten kann durch drei verschiedene Versionen von synFile ermöglicht werden:

1. Version: synFile Pure – die Basisversion

synFile Pure ist die Basis-Edition von synFile basierend auf der DMS-Lösung ELO ECM Suite und bietet die Grundfunktionen.

2. Version: synFile für DATEV Eigenorganisation

Die Lösungen der DATEV für die Eigenorganisation von Kanzleien EO-Classic und EO-Comfort werden in vielen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften für die Verwaltung von Mandantenstammdaten genutzt. synFile kann direkt auf diese Anwendungen zugreifen, dem Anwender eine schnelle Auswahl des Mandanten ermöglichen und die Mandantenakten automatisch anlegen und verschlagworten.

Aufbauend auf der Version synFile für DATEV Eigenorganisation kann synFile an nahezu jedes führende System angebunden werden.

3. Version: synFile für Microsoft Dynamics NAV

In Verbindung mit Microsoft Dynamics NAV bietet synFile Funktionen, die weit über die Möglichkeit zur einfachen, schnellen und strukturierten Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagement hinausgehen:

  • Belege (z.B. Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Mahnungen, etc.), die in Microsoft Dynamics NAV erzeugt werden, können vollautomatisch nach ELO übergeben und archiviert werden.
  • Eingehende Dokumente (z.B. Eingangsrechnungen) initiieren aus ELO heraus Arbeitsprozesse in Microsoft Dynamics NAV und werden integriert verarbeitet (Rechnungsprüfung, Zahlungsfreigabe).
  • In Microsoft Dynamics NAV begonnene Prozesse können automatisiert in ELO zu Ende geführt werden (z.B. Archivierung von externen Lieferdokumenten und Warenbegleitunterlagen).

Sie wollen die DMS-Lösung synFile genauer kennenlernen? Sprechen Sie uns an.

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Laura Krüger, Consulting synalis Köln Bonn
Laura Krüger
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