Digitale Plattform für Spendenverwaltung und Fundraising mit Microsoft-Technologien
Migration, Integration und Prozessoptimierung für gemeinnützige Organisationen
Referenz zu bizops NPO, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Microsoft Power Platform: Digitale Transformation der Spenden- und Projektbuchhaltung
Die Allianz-Mission e.V. stand vor der Herausforderung, das historisch gewachsene System Optigem vollständig abzulösen und eine zentrale, cloudbasierte Lösung für Spendenbuchhaltung, Projektmanagement und Fundraising einzuführen. Ziel war es, sämtliche relevante Prozesse in einer modernen Systemlandschaft zu bündeln und die digitale Basis für die weitere Entwicklung der Organisation zu schaffen..
- Weltweite Missionsarbeit
- Christliches Missionswerk / Non-Profit
- 243
Die Produkte im Überblick
bizops NPO: Branchenlösung für Spendenbuchhaltung und Projektverwaltung
Die Anforderungen
- Ablösung von Optigem durch eine moderne, cloudbasierte Branchenlösung
- Zusammenführung von Spender-, Spenden-, Projekt- und Finanzdaten auf einer gemeinsamen Datenbasis
- Durchgängige Abbildung von Spenden- und Finanzbuchhaltung einschließlich Zuwendungsbestätigungen
- Verzahnung von Kontakt- und Spendermanagement, Projektverwaltung und Finanzbuchhaltung ohne Medienbrüche
- Übernahme der bestehenden Daten sowie Berücksichtigung kundenspezifischer Prozesse und Anforderungen
Die Lösung
- Einführung von bizops NPO als integrierte Plattform für CRM, Spendenmanagement, Projekte und Finanzen
- Umsetzung der zentralen Prozesse für Spendenbuchhaltung, Kontaktmanagement und Projektverwaltung
- Migration und Integration von mehr als 725.000 Datensätzen aus den bestehenden Systemen
- Aufbau auf Microsoft Dynamics 365 Business Central und der Microsoft Power Platform als gemeinsame technologische Basis
- Erweiterung des bizops-NPO-Standards um kundenspezifische Geschäftsprozesse und Anforderungen
Microsoft Dynamics 365 Business Central: Finanzmanagement und Administration
Die Anforderungen
- Einführung einer zentralen und zukunftsfähigen ERP-Plattform zur Ablösung von Optigem
- Zusammenführung von Spendenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung und Verwaltungsprozessen in einer gemeinsamen Lösung
- Effiziente Abbildung von Buchhaltungs-, Auswertungs- und Steuerungsprozessen
- Erweiterung der Standardfunktionen um digitale Eingangsrechnungs- und Reisekostenprozesse
- Flexible Erweiterbarkeit zur Abbildung individueller Anforderungen und zukünftiger Entwicklungen
Die Lösung
- Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central als zentrales ERP-System
- Migration und Integration von mehr als 725.000 Datensätzen aus elf Datenbereichen
- Integration von Business Central mit der Microsoft Power Platform
- Einführung der Module Continia Document Capture, Continia Expense Management sowie Kostenrechnung
- Aufbau einer zukunftsfähigen Plattform für Finanz-, Verwaltungs- und Controllingprozesse
Microsoft Power Platform / Power Apps: Individuelle Prozesse für Kontakt- und Projektmanagement
Die Anforderungen
- Zentrale Verwaltung von Kontakten, Personen, Projekten und Partnerschaften
- Digitale Unterstützung der Beziehungsarbeit zu Gemeinden und Partnerorganisationen
- Flexible Abbildung individueller Fachprozesse außerhalb des ERP-Standards
- Integration relevanter Informationen aus Spenden-, Kontakt- und Projektprozessen
- Schaffung einer einheitlichen Datenbasis für Fachbereiche und Verwaltung
Die Lösung
- Einführung der Microsoft Power Platform als Grundlage für individuelle Fachanwendungen
- Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen für Kontakt-, Personen- und Projektmanagement
- Integration der Anwendungen mit Microsoft Dynamics 365 Business Central und bizops NPO
- Migration relevanter Datenbestände in die Power Platform
- Konzeption und Umsetzung individueller Fachprozesse, darunter Church Relations, Partnerschaftsmanagement sowie die Planung und Dokumentation von Gemeindebesuchen
Continia Document Capture: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Die Anforderungen
- Digitalisierung des gesamten Eingangsrechnungsprozesses vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung
- Einführung transparenter und nachvollziehbarer Genehmigungsprozesse
- Reduzierung manueller Erfassungsaufwände und Medienbrüche
- Digitale Abbildung der Reisekostenabrechnung inklusive Freigabeprozessen
- Nahtlose Integration der Beleg- und Genehmigungsprozesse in die bestehende ERP-Landschaft
Die Lösung
- Einführung von Continia Document Capture zur automatisierten Erfassung eingehender Rechnungen
- Implementierung digitaler Prüfungs- und Genehmigungsworkflows
- Integration von Belegerkennung und Buchungsvorschlägen in Business Central
- Einführung von Continia Expense Management zur digitalen Reisekosten- und Belegabrechnung
- Einrichtung organisationsspezifischer Genehmigungsstrukturen, Verantwortlichkeiten und Freigabeprozesse
Dynamics 365 Customer Insights – Journeys: DSGVO-konformes Fundraising und Spenderkommunikation
Die Anforderungen
- Aufbau eines DSGVO-konformen Fundraising- und Newsletterprozesses
- Zentrale Verwaltung von Einwilligungen, Kommunikationspräferenzen und Double-Opt-In-Verfahren
- Zielgruppenspezifische Ansprache von Spendern, Interessenten und Partnern
- Professionalisierung und Automatisierung der Spenderkommunikation
- Integration von Marketing-, Fundraising- und Kontaktmanagementprozessen
Die Lösung
- Einführung von Dynamics 365 Customer Insights – Journeys als zentrale Marketing- und Kommunikationsplattform
- Implementierung eines DSGVO-konformen Newsletterprozesses inklusive Double-Opt-In-Verfahren.
- Aufbau und Verwaltung zielgruppenspezifischer Verteiler und Kommunikationssegmente
- Einrichtung automatisierter Kampagnen- und Kommunikationsstrecken für Fundraising und Spenderbindung
- Integration der Marketingprozesse in die Microsoft-Plattform zur Nutzung einer gemeinsamen Kontakt- und Spenderdatenbasis
Für uns war das Projekt weit mehr als eine reine Systemeinführung. Gemeinsam mit synalis haben wir unsere bestehenden Prozesse in zahlreichen Workshops hinterfragt, neu gedacht und Schritt für Schritt in die neue Systemlandschaft überführt. Ein entscheidender Meilenstein war die erfolgreiche Migration unseres vollständigen Datenbestands zum Stichtag. Seitdem arbeiten wir vollständig in der neuen Umgebung und verfügen über eine moderne, zukunftsfähige Basis für unsere weiteren Prozesse.
Christian Bauer
EDV, Allianz-Mission e.V
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Pascal Preuß, Senior Consultant | Project Manager
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