Ganzheitliche Digitalisierung und Integration mit Microsoft-Technologien
Effiziente Geschäftsprozesse und Kundenbetreuung für Naturbestattungsanbieter
Referenz zu Dynamics 365, Azure & Power Platform: Digitalisierung bei FriedWald
Die FriedWald GmbH zählt mit über 100 FriedWald-Standorten, rund 220 Mitarbeitenden an mehreren Standorten sowie einem Netzwerk aus 300 Försterinnen und Förstern zu den Marktführern für Naturbestattungen in Deutschland.
Unter dem Projektnamen „silva“ wurde in den vergangenen 2,5 Jahren eine umfassende Digitalisierungsinitiative umgesetzt. Im Mittelpunkt standen die zentralen Geschäftsfelder Vorsorge und Naturbestattung, die nicht nur digital abgebildet, sondern strukturell neu ausgerichtet und ganzheitlich optimiert wurden.
Die Transformation umfasste zentrale Kernprozesse: die Erschließung und Verwaltung von Bestattungswäldern, die Vermarktung und den Vertrieb von Bäumen und Grabplätzen sowie die durchgängige Organisation von Bestattungen – inklusive Zusammenarbeit mit Dienstleistern für Urnen und Namenstafeln. Alle Schritte von der Kundenanfrage über die Vorsorge bis zur Beisetzung werden heute digital unterstützt und integriert gesteuert.
Um diese Anforderungen technologisch abzubilden, setzte FriedWald im Rahmen eines strukturierten Auswahlverfahrens auf die Microsoft Business Applications. Auf Basis von Microsoft Dynamics 365, Azure und der Power Platform entstand eine moderne, skalierbare Systemlandschaft, die Effizienz und Transparenz erhöht und die Servicequalität nachhaltig stärkt.
Die Systemeinführung wurde durch die dhpg GmbH gemäß IDW PS 850 begleitet und zertifiziert – ein Qualitätsnachweis für professionelles Projektmanagement, Governance und ein strukturiertes Vorgehensmodell.
- Naturbestattungen
- Bestattungen
- 220
Die Produkte im Überblick
Microsoft Power Platform
Eine Plattform, 5 Dienste, 1000 Möglichkeiten für Ihr Business
Dynamics 365 Business Central
All-in-One Business Software Finanzen, Vertrieb und Service
Dynamics 365 CRM
Marketing, Vertrieb, Kundenmanagement und Aktivitätenmanagement
Microsoft Power BI
Einfache und integrierte Analyse und Datenvisualisierung von Geschäftsdaten
Zentrale Anwendungsplattform für operative Prozesse und externe Portale
Die Anforderungen
- Ablösung des bestehenden Altsystems einschließlich der vollständigen Migration aller relevanten Stamm- und Bewegungsdaten der letzten 19 Jahre (ca. 24 Millionen Datensätze)
- Zentrales operatives System zur Verwaltung sämtlicher geschäftsrelevanter Daten und Objekte für interne und externe Mitarbeitende
- 360°-Verwaltung aller internen und externen Termine über einen individuell entwickelten Waldkalender
- Digitaler Bestellprozess in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern
- Digitalisierung des Vertragswesens sowie der Vorsorge- und Trauerfallleistungen als Grundlage für eine strukturierte Abrechnung
- Vollständige Abbildung, Vereinfachung und Weiterentwicklung aller Prozesse
- Schnittstellen zu Drittsystemen (GIS / Arbokat, ELO Digital Office, Genesys (CTI), Deutsche Post)
- Offline-fähige Nutzung für Regionalbetreuer und Förster bei eingeschränkter oder fehlender Internetverbindung im Wald
Die Lösung
- Einführung der Low-Code-Plattform „silva“ auf Basis der Microsoft Power Platform zur zentralen Verwaltung aller Geschäftsprozesse
- Implementierung eines mehrschichtigen Vertragswesens, das komplexe Konstellationen mit mehreren Beteiligten, differenzierten Rollen und abgestuften Zugriffsrechten abbildet
- Ergänzung von silva durch MS Power Platform zur Verwaltung von Urneneingängen über Power Pages
- Bereitstellung personalisierter Self-Service-Portale für Waldpartner zur Einsicht in Rechnungen, Gutschriften und Baumregister über Power Pages
- Entwicklung einer integrierten Waldkalender-Lösung zur Organisation aller Termine
- Aufbau einer integrierten Systemlandschaft mit Anbindung an Microsoft Dynamics 365 Business Central sowie weitere Fach- und Drittsysteme
- Entwicklung der Offline-fähigen Anwendung „silva-go“ für Regionalbetreuer und Förster zur Betreuung von Kundinnen und Kunden sowie zur Unterstützung bei Erschließung, Wartung und Betrieb der FriedWald-Standorte
Zentrales ERP-System für Finanz-, Abrechnungsprozesse
Die Anforderungen
- Ablösung des bestehenden Altsystems inklusive vollständiger Migration aller relevanten Stamm-, Bewegungs- und Historiendaten
- Schnittstellen und Integrationen zu angebundenen Systemen: Power Apps Lösung/Dynamics 365 (silva), Datev, ELO, E-Post
- Zentrales System für sämtliche buchhalterischen und abrechnungsrelevanten Prozesse: Rechnungsstellung, Zahlungseingäng, Rückläufe, Mahnwesen
- Verwaltung von Kostenstellen, Kostenträgern
- Pflege und Steuerung von Debitoren und Kreditoren
Die Lösung
- Einführung, Migration und individuelle Anpassung von silva-BC (Microsoft Dynamics 365 Business Central) als zentrales ERP-System
- Automatisierung aller relevanten Finanz- und Buchhaltungsprozesse, einschließlich stabiler und revisionssicherer Schnittstellen zu DATEV, E-Post, ELO
- Integration und Synchronisierung der Daten zwischen der Power-Apps/Dynamics 365 Lösung silva und Business Central (silva-BC), einschließlich Echtzeit-Übertragungen & Intervall-basierter Übertragung für buchhalterische und abrechnungsrelevante Daten
- Vollständige fachliche und technische Umsetzung des Rechnungsversands sowie des Mahnwesens innerhalb von Business Central
Kundenservice, Kommunikation und Marketing
Die Anforderungen
- Zentrale Plattform für Kundenkommunikation, Veranstaltungen und Serviceprozesse
- Omnichannel-Anmelde- und Eventmanagement für Waldführungen und Veranstaltungen (Website, Telefon, E-Mail) mit Echtzeit-Verfügbarkeit, Dublettenprüfung und automatisierter Rückmeldung
- Aufbau automatisierter Kundenkommunikation entlang definierter Zielgruppen (Interessenten, Kundinnen und Kunden, Bestattungshäuser) inklusive Event-, Newsletter- und Informationskommunikation
- Rechtskonforme Einwilligungs- und Opt-In-Verwaltung
- Implementierung eines strukturierten Anfragemanagements mit klarer Priorisierung und Steuerungsmechanismen
- Automatische Team- und Zuständigkeitszuordnung je nach Geschäftsfall, Standort und Zielgruppe
- Zentrale Steuerung der Website-Interaktion (Formulare, Meldungen, Veranstaltungen) inkl. Echtzeit-Datenübertragung
Die Lösung
- silva nutzt Dynamics 365 Customer Insights – Journeys zur zentralen Steuerung der gesamten kundenbezogenen Kommunikation
- Verwaltung und Segmentierung von Zielgruppen
- Etablierung automatisierter Kommunikationsstrecken entlang des gesamten Lebenszyklus
- Nahtlose Anbindung der Website für Formulare, Anmeldungen und Kampagnen
- Sicherstellung einer konsistenten, personalisierten und nachvollziehbaren Kundenansprache
- Für die Serviceprozesse setzt silva auf Dynamics 365 Customer Service als zentrales Anfragemanagement-System
- Strukturierte Erfassung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Kundenanfragen über alle Kanäle
- Einheitliche Steuerung von Warteschlangen, Zuständigkeiten und Prioritäten
- Transparente Bearbeitung und lückenlose Historie je Kontakt und Geschäftsfall
- Unterstützung von Eskalations- und Serviceprozessen zur Einhaltung definierter Reaktionszeiten
- Einheitliche und transparente Steuerung von Zuständigkeiten und Prioritäten durch übersichtliche Ansichten und Dashboards für den gesamten Kundenservice
Reporting für operative und strategische Kennzahlen
Die Anforderungen
- Vollumfängliches Reporting über alle geschäftsrelevanten Metriken für operative und strategische Kennzahlen.
- Zentrale Auswertung und Visualisierung von Daten aus silva und silva-BC zur ganzheitlichen Unternehmenssteuerung.
- Entwicklung individueller Berichte und Dashboards für unterschiedliche Zielgruppen (Management, Fachbereiche, operative Teams).
- Aktuelle und konsistente Datenbasis als Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Die Lösung
- Zentrale Reporting- und Analyseplattform
- Konsolidierung und Auswertung der Daten aus silva und silva-BC in einer einheitlichen Reporting-Umgebung.
- Bereitstellung individueller Berichte und Dashboards für operative und strategische Zielgruppen.
- Transparente Darstellung von Kennzahlen zur Unternehmenssteuerung, Prozessüberwachung und Entscheidungsunterstützung.
Das Projekt ‚silva‘ war für uns weit mehr als eine Systemeinführung. Gemeinsam haben wir unsere Prozesse neu gedacht, digitalisiert und zukunftsfähig aufgestellt. Heute profitieren wir von einer integrierten Plattform, die unsere Mitarbeitenden unterstützt und unsere Abläufe deutlich effizienter macht.
Thomas Kniselies
Leitung EDV, FriedWald GmbH
Ihr Ansprechpartner
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Pascal Preuß, Senior Consultant | Project Manager
pascal.preuss@synalis.de | +49 228 9268 0