Microsoft Teams trifft KI: Diktieren statt Tippen für mehr Effizienz im Alltag

Prozesse beschleunigen, Qualität steigern, Innovation fördern

Logo Wilhelm Rechtsanwälte, Referenzkunde synalis IT Köln/Bonn

Referenz Microsoft Azure AI Foundry:

Sprache wird Text – mit KI-Diktier-App nahtlos in Microsoft Teams arbeiten

Im Rahmen der internen Digitalisierung suchte der Kunde nach einer Lösung, um zeitaufwändige Schreibarbeiten deutlich zu reduzieren.

Der Kundenwunsch: Eine vollständig automatisierte Diktaterstellung nach dem Aufnahmevorgang – inklusive vorgegebener Formatierung und integrierter Rechtschreibprüfung. Die Integration in Microsoft Teams sollte dabei eine nahtlose Nutzung im bestehenden Arbeitsumfeld ermöglichen.

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Azure AI Foundry

Modulare Plattform für KI-Services, Lösungen und Agents

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Der Kunde

  • Wilhelm Rechtsanwälte
  • Gegründet 2006 in Düsseldorf
  • Seit 2014 zweiter Standort in Berlin; Münchener Büro aktuell im Aufbau
  • Derzeit rund 20 Rechtsanwältinnen und -anwälte; insgesamt rund 40 Personen
  • Rechtsgebiete: Versicherungsrecht, Haftung und Prozessführung, Gesellschaftsrecht, Compliance und Wirtschaftsstrafrecht
  • Mehrfach ausgezeichnet, u.a. 2x von JUVE als „Kanzlei des Jahres für Versicherungsrecht“, regelmäßig gelistet in führenden Rankings wie Handelsblatt, Brand Eins, WirtschaftsWoche, FOCUS u.v.w.

Die Anforderung

  • Bereitstellung einer zentralen Diktier-App zur sprachbasierten Texterfassung im Arbeitsalltag
  • Nahtlose Integration in Microsoft Teams für eine einfache Nutzung im bestehenden Arbeitssystem auf Basis von Microsoft 365
  • Flexible Eingabemöglichkeiten, z. B. über integrierten Audiorekorder oder Upload externer Audiofiles
  • Zuverlässige Unterscheidung zwischen gesprochenem Text und notwendigen Formatierungsanweisungen
  • Automatisierte Transkription möglichst in Echtzeit – maximal wenige Minuten nach dem Upload
  • Automatische Anwendung vorgegebener Formatierungen, z. B. durch CI-konforme Word-Vorlagen
  • Direkte Anbindung an das bestehende Dokumentenmanagementsystem zur Verwaltung der Mandatsakten auf Basis von Microsoft SharePoint und Teams
  • Hohe Benutzerfreundlichkeit für alle Anwendergruppen (Rechtsanwälte und Verwaltungskräfte)
  • Datenschutzkonforme Verarbeitung gemäß geltender Vorschriften (z. B. DSGVO)

Die Lösung

  • Entwicklung und Implementierung einer KI-basierten Diktierlösung auf Basis moderner KI-Technologien, wie Whisper (Speech-to-Text), GPT-4.1 (LLM) und einem KI-Agenten als Microsoft Teams-App

  • Integration eines vollfunktionalen Audiorecorders (inkl. Aufnahme, Abspielen, Schneiden, Überschreiben)

  • Zwischenspeichern von Aufnahmen vor dem finalen Upload möglich

  • Möglichkeit zum Upload und Anpassen bzw. Fortführen bereits gespeicherter Audiofiles über die Teams-App

  • Auswahl aus vordefinierten Vorlagen im Corporate Design (CD) zur automatischen Formatierung

  • Ergänzungsmöglichkeit individueller Zusatzprompts zur Feinsteuerung des Prozesses mit Hilfe des Sprachmodells (z.B. Übersetzung ganzer Diktate in Fremdsprachen)

  • Automatische, strukturierte Ablage der fertigen Dokumente sowie zugehörigen Audiodateien direkt in der Mandatsakte in Microsoft SharePoint Online

  • Automatisierte Diktaterstellung mit Hilfe der KI-Services – in der Regel innerhalb weniger Minuten

  • Automatische Benachrichtigung an den Benutzer nach Fertigstellung der Dokumenterstellung per Microsoft Teams-Aktivität

Fabian Herdter, Rechtsanwalt bei Wilhelm Rechtsanwälte, Referenzkunde synalis IT Köln/Bonn

Wir wollten uns von der klassischen Weise, Diktate mühsam abtippen zu lassen, schon lange lösen, aber die am Markt erhältlichen Diktierprogramme haben uns nie überzeugt. Mit der KI-gestützten Diktier-App von synalis springen wir technisch von der Vergangenheit in die Zukunft und sparen seitdem Zeit und Ressourcen. Darüber hinaus sinkt die Fehlerquote durch die automatische Rechtschreibprüfung und Formatierung deutlich, was die Qualität der Dokumente verbessert und die Notwendigkeit für Korrekturen minimiert. Auch die schnelle Bereitstellung der fertigen Dokumente innerhalb von ein bis zwei Minuten nach Upload erhöht die Produktivität und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Insgesamt steigert die Lösung nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit der Kanzlei.

Dr. FAbian Herdter, LL.M.EUR.

Rechtsanwalt und Partner , WILHELM Rechtsanwälte, Düsseldorf

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    Tobias Felten, Head of Artificial Intelligence