DMS / ERP – Revisionssichere elektronische Ablage von Belegen

Kunde:
FREIHOFF

Projekt:

DMS / ERP – Revisionssichere elektronische Ablage von Belegen

Mit FREIHOFF auf der sicheren Seite. Das verspricht der Anbieter von Sicherheitssystemen und –services aus Langenfeld seinen Kunden. Seit der Gründung im Jahre 2000 konnte FREIHOFF stetig wachsen.

Aufgrund von ausgesprochener Kundenorientierung und hoher technologischer Kompetenz ist das Unternehmen führend in seinem Segment.

Heute zählen über 80 kompetente Mitarbeiter zum Team – von Ingenieuren über Handwerksmeister bis hin zu speziell geschulten Servicetechnikern. Mit einem durchdachten Sicherheitskonzept, verschiedenen Sicherheitssystemen und einer eigenen Wachzentrale zählt FREIHOFF heute große Unternehmen, wie beispielsweise Bayer, Esprit, Sony, Porsche und Hugo Boss zu seinen Kunden.

Mit einem speziell auf die Belange der Branche abgestimmten ERP-System (Enterprise Ressource Planning) werden die Projekte abgerechnet und die buchhalterische Steuerung abgewickelt. Zusätzlich fallen viele Belege und Freigabeprozesse an, die einer Betriebsprüfung standhalten müssen.

2005 entschied sich die Geschäftsführung, eine elektronische Ablage der Ein- und Ausgangsrechnungen einzuführen. „Wir benötigen ein Dokumentenmanagement-System, das sich nahtlos in unser ERP-System ES Office integriert“, war die Aussage von Till Freihoff, Geschäftsführer der Freihoff Sicherheitssysteme GmbH & Co. KG. „Da wir projektauftragsorientiert arbeiten, möchten wir, dass sowohl die Eingangs- als auch Ausgangsbelege automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. Denn dann können unsere Mitarbeiter schnell und einfach bei Bedarf darauf zugreifen.“ Zusätzlich war FREIHOFF wichtig, dass die Integration in das branchenspezifische ERP-System ES Office ohne Eingriff in dessen Programmierung erfolgen sollte, um zusätzlichen Aufwand bei Updates oder Release-Wechseln zu vermeiden. Der Kontakt zu synalis kam aufgrund einer persönlichen Empfehlung zustande.

Die Vorgehensweise

Mit ELOprofessional hatte synalis das passende Programm für die Anforderungen von FREIHOFF zur Hand. Speziell für den Einsatz in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen konzipiert, bietet das Dokumentenmanagement-System (DMS) passgenaue Funktionalitäten für den effizienten Umgang mit Dokumenten und Informationen. Die Modulvielfalt erlaubt spezielle und exakt auf die Unternehmensbedürfnisse ausgerichtete Konfigurationen: Schnell, einfach und flexibel in der Umsetzung. Unternehmenswissen und Belege sind zentral abrufbar und revisionssicher archiviert.

Nachdem der synalis Projektleiter die genauen Anforderungen in Form eines Lastenheftes aufgenommen hatte, wurde ein Datenmodell mit funktionalen Erweiterungen für das Basissystem erstellt. Über mehrere Projektphasen, die in enger und transparenter Abstimmung mit dem Kunden erfolgte, passten die Entwickler von synalis das Standardsystem von ELO an die Bedürfnisse von FREIHOFF an und integrierten es nahtlos in das ERP-System ES Office. Dazu gehörte auch, dass die Mitarbeiter aus ES Office den direkten Zugriff auf die Ein- und Ausgangsbelege bekommen haben.

Die Lösung

Bei der Umsetzung wurden neben den zwei Hauptprozessen der Buchhaltung, der Rechungseingang und der Rechungsausgang, der Vertriebsprozess berücksichtigt, damit die Belege auch den jeweiligen Kunden zuzuordnen sind. Dafür legte man die entsprechenden Strukturen im DMS-System an. Unter dem Kunden sind seine jeweiligen Projekte angelegt und unter den Projekten die Bestandteile eines Vertriebsprozesses: Anfrage, Angebot, Auftrag, Abwicklung, Abrechnung. Unter dem Punkt Abrechnung finden sich die Zweige Ausgangsrechnung und zum Projekt gehörende Lieferantenrechnungen.
Beim Rechnungsausgang wird nach Erstellung der Rechnung durch das ERP-System während des Drucks automatisch eine pdf-Datei erzeugt. Durch die generisch erzeugte Bezeichnung der Datei erkennt das DMS-System wiederum automatisch die Zugehörigkeit zum Kundenprojekt und legt sie dort unter dem Punkt Ausgangsrechnung ab. Eine Referenzdatei wird im Journal für die Ausgangsrechnungen angelegt.

Beim Rechnungseingang wird der Prozess „spätes Scannen“ genannt. Die Eingangsrechnung wird zunächst vom zuständigen Sachbearbeiter im branchenspezifischen ERP-System ES Office erfasst. Nach der Erfassung wird automatisch ein Barcode-Label erzeugt und gedruckt. Dieser wird vom Sachbearbeiter auf die Rechnung geklebt, um sie anschließend einzuscannen. Im Barcode sind die nötigen Informationen für die Zuordnung im DMS-System hinterlegt. Die Rechnung wird beim entsprechenden Kundenprojekt unter Lieferantenrechnungen abgelegt. Eine Referenzdatei liegt sowohl beim Lieferanten als auch im Rechnungseingangsjournal.

Mit der „Klick & View“-Standardkomponente von ELO können sich die Mitarbeiter jederzeit aus ES Office heraus die Belege ansehen.

Die Vorteile für FREIHOFF

Der unmittelbare und schnelle Zugriff auf alle Dokumente zu einem Kundenprojekt erspart den Mitarbeitern Wege und Zeit. Der Prozess ist strukturiert und transparent für alle nachvollziehbar. Dank der aus dem Dateinamen bzw. aus dem Barcode entnommenen Informationen, werden aus der ERP-Datenbank weitergehende Details abgerufen, die für die Verschlagwortung und die korrekte Ablage der Dokumente sorgen. Das DMS-System ermöglicht, dass FREIHOFF auf eine geordnete Ablage der Papierbelege verzichten kann. Und sogar bei der letzten Betriebsprüfung stieß das System auf volle Akzeptanz. „Dank des revisionssicheren Systems von ELO, das uns synalis empfohlen und implementiert hat, sind wir mit unserer Finanzbuchhaltung auf der sicheren Seite. Zudem sparen wir uns viel Zeit, weil wir nun nicht mehr für eine geordnete Ablage sorgen und nach Dokumenten suchen müssen“, fasst Till Freihoff die Vorteile zusammen.

Die nächsten Schritte

Mehrere Versionen des ERP-Systems ES Office sind seit 2005 einwandfrei mit der Integration des DMS-Systems gelaufen. Und auch ELO hat sein System über die Jahre weiterentwickelt, sodass bei FREIHOFF einige Updates durchgeführt wurden. Nun steht das ELO Update auf die Version 2011 an. Zusätzlich denkt FREIHOFF darüber nach, welche Anwendungen und Prozesse sie noch mit dem Dokumentenmanagement-System durchführen können. Denn ausgeschöpft sind die Möglichkeiten des Systems noch lange nicht.