Nahtlose Zusammenarbeit

„Den Computer gibt es nicht, damit Leute weniger zu tun haben, sondern weil Leute Besseres zu tun haben.“ – Redensart

Mensch und Maschine werden einander oft gegenübergestellt: Das hat zur Folge, dass sich einigen Mitarbeitern die Nackenhaare kräuseln, wenn sie das Buzzword „Digitalisierung“ hören. Digitalisierung = Arbeitslosigkeit, lautet eine verbreitete Gleichung, weil Maschinen in vielen Bereichen schneller, präziser, – kurz: effizienter -, arbeiten können. (Auf unserer Seite „Keine Angst vor Digitalisierung“ finden Sie Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter erfolgreich an neue Techniken heranführen.)

 

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Kasimir-Sewerinowitsch-Malewitsch-die-Sporter
Kasimir Sewerinowitsch Malewitsch
Die Sporter
Beschreibung

Wie Mensch und Maschine optimal zusammenarbeiten

Potenzial ist da: So werden die Aufgaben von Mensch und Technologie bewertet (Studie von Microsoft)

der Aufgaben könnten der Studie zufolge durch Technologien ausgeführt werden
der Aufgaben würden von der technischen Unterstützung (etwa der Automatisierung) profitieren
der Aufgaben können nach der Einschätzung der Befragten allein von Menschen getätigt werden
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Beispiel 1: May the „Power BI“ with you

Umfassendes Reporting und mehr Datentransparenz mit MS Power BI

Rechnen, Auswerten, visuell Aufbereiten: Was einen Menschen mitunter Stunden kostet (verschiedene Tabellen prüfen, Daten zusammenführen, Ergebnisse ableiten, Präsentation basteln), meistert ein PC in wenigen Minuten.

Als Speichermedium aller relevanter Geschäftsdaten bündelt er Informationen und gibt sich auf Anfrage heraus. Mit ihm hat man alles im Blick. Und das rentiert sich: Seien es die Betriebssysteme und Updates der Mitarbeitergeräte, Analysen der Marktsituation oder Kampagnenauswertungen.

Die Lösung für Business Intelligence


Moderne Anwendungen & Tools wie Microsoft Power BI gestalten das Arbeitsleben leichter: alle Daten auf einen Blick, visuell aufbereitet und strukturiert.

Mit Microsoft Power BI finden Sie alle Informationen auf einen Blick: Die Lösung für Business Intelligence führt Daten unterschiedlichster Quellen zusammen und veranschaulicht alle benötigten Informationen eingängig auf themen- oder personenspezifischen Dashboards.

Ideal, um anschaulich vielschichtige und aussagekräftige Berichte zu erstellen, ohne zehn verschiedene Datenquellen aufrufen und vergleichen zu müssen.

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Beispiel 2: Wie ein Dokumentenmanagementsystem Ihren Arbeitsalltag verbessert

Wer einen Bürojob hat kennt es: Das Prüfen des E-Mail-Posteinganges zählt neben dem Kaffeeholen zu den ersten morgendlichen Routinetätigkeiten.

Für viele folgt anschließend das Erfassen der eingehenden Papierpost (ganz ohne Brief geht es schließlich noch immer nicht) und die Aktenablage. In einigen Betrieben ist es noch Usus, relevante E-Mails auszudrucken und abzuheften.

Warum die Ergebnisse einer elektronischen Korrespondenz, die extra auf Schnelligkeit und Einfachheit ausgelegt ist, wieder in Papierform bringen?

Volle Flexibilität, keine Wartezeit, keine Einschränkungen

Ein Dokumentenmanagement (DMS) spart Zeit. Es gibt nach wie vor eine Akte – aber diese können alle Mitarbeiter mit entsprechendem Zugriffsrecht einsehen. Die klassische Papierakte hingegen erlaubt nur einer Person den Zugriff: Steht sie nicht im Schrank, steht sie nicht zur Verfügung.

Das bedeutet: Wenn Kollegen verschiedener Abteilungen während eines Arbeitsprozesses Akteneinsicht benötigen, gibt es keine Warteschlangen und Zwangsabsprachen mehr.

Niemand ist auf die Lesegeschwindigkeit des „Vordermannes“ angewiesen, weil alle Betroffenen die Informationen gleichzeitig von ihrem Gerät aus abrufen können. Faktoren wie Ort, Zeit oder auch Speicherplatz spielen keine Rolle mehr.

Der vor ein paar Jahren noch obligatorische Lauf ins Kellerarchiv gehört der Vergangenheit an. Ein DMS unterstützt so nicht nur die flexible Arbeit im Büro und beschleunigt Vorgänge wegen wegfallender Wartezeiten – auch der Außendienst profitiert von dem so geregelten Aktenzugang.

ELO DMS Mobile Devices
Flexible Arbeitszeitmodelle wie Homeoffice sind Gegenwart und Zukunft.

Suche: „Nadel im Heuhaufen“ – Gefunden in: 2 Sekunden

Beispiel ELO DMS System Schlagwortsuche
Digitale Werkzeuge wie Suchfilter sind schnell – und genau das sollte sich der Mensch zu Nutzen machen.

Die Schlagwortsuche machts möglich: Sie geben den Aktennamen, Dokumententitel oder inhaltsbezogene Schlagorte, vielleicht eine Fußnote in die Suchmaske, wenn Sie Informationen benötigen – und werden fündig.

Das bedeutet: Aktenwälzen gibt es für Sie nur noch in TV-Krimis. Sie verschwenden keinerlei Zeit mehr damit, eine spezielle Akte zu suchen oder – noch anspruchsvoller – Papierdokumente nach Inhalten zu durchforsten.

Aus unzähligen Dokumenten die eine gesuchte Information in Sekunden zu finden ist eine der großen Stärken des Computers, von der Anwender in der digitalisierten Welt profitieren.

Computer und Zahlen: Ein unschlagbares Team im Rechnungsmanagement

Gerade die Bearbeitung von Rechnungen ist an viele Besonderheiten und Faktoren geknüpft: Einzelbeträge, Gesamtbeträge, Fristen, Mahnungen, Fälligkeiten.

Fehler schleichen sich da schnell ein. Muss ein Mitarbeiter aus einem ganzen Stapel von Rechnungen ermitteln, wie hoch der Gesamtbetrag ist und zu welchem Zeitpunkt welche Beträge anfallen, ist das ein mühsamer Prozess, bei dem jede kleine Unterbrechung schon zu Abweichungen oder Fehlern führen kann.

Um das zu vermeiden holt man sich den Partner zu Hilfe, der selbst nur aus Zahlen besteht und garantiert fehlerfrei rechnet, etwa mit ELO Invoice.

Übersicht ELO-DMS-Rechnungsmanagement
Rechnungswesen einfach und automatisiert mit ELO Invoice

Das bedeutet: Liegen Ihnen die Daten einmal in digitalisierter Form vor, können diese bequem durch Ihr „digitales Werkzeug“ errechnet und ausgewertet werden.

Anwender gewinnen durch die Kalkulationen neue Einsichten. Welche Rechnungen befinden sich im Unternehmen zur Prüfung? Wie hoch ist die Summe der Rechnungsbeträge? Welcher Betrag wird in der nächsten / übernächsten Woche fällig? Welcher Mitarbeiter hat gerade besonders viele Rechnungen zur Prüfung vorliegen? Wie lange benötigen wir im Unternehmen durchschnittlich für die Rechnungsprüfung? In wie vielen Fällen verpassen wir Skontofristen?

Bestenfalls lassen Sie die Daten gleich visuell für Ihre Zwecke aufbereiten, um alle relevanten Zahlen und Entwicklungen auf einen Blick ablesen zu können.

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Fabian Felten, Marketing Vertrieb synalis Köln Bonn
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